Společnosti se dnes běžně potýkají s problémem zahlcení korporátními daty v podobě strukturovaných dat, která jsou uložena v databázích a generována ERP systémy, jako je např. SAP, a nestrukturovaných dat ve formě tištěných a elektronických dokumentů, e-mailů, obrázků atd. Velké i menší organizace samozřejmě hledají řešení, jak tato data efektivně a úsporně strukturovat a spravovat s minimálními investicemi do nákladných IT prostředků. Podle výzkumů je téměř 80 % korporátních informací nestrukturovaných a spravují se decentralizovaně, což práci s nimi zásadně komplikuje a prodražuje.

Jako zákazník systému SAP budete hledat způsob, jak překlenout mezeru mezi údaji obsaženými ve vašem SAP systému a nestrukturovanými, často zásadními daty, která vznikají mimo SAP, jako jsou např. přijaté tištěné faktury, dodací listy, faxy, e-maily odběratelů, smlouvy, dokumentace lidských zdrojů (HR) apod. Řešení iGuana iDM pro správu dokumentů pro SAP vám pomůže tuto mezeru vyplnit a získat kompletní, jednotný přehled o vašich odběratelích, zaměstnancích, dodavatelích, distributorech a partnerech, a tím zvýšit vaši produktivitu a zlepšit hospodářské výsledky.

Naše řešení

S řešením iGuana iDM pro správu dokumentů pro SAP budete moci snadno a bezpečně snímat a archivovat papírové i elektronické dokumenty ve strukturované podobě, integrovat je do transakcí a pracovních postupů v SAP a následně s nimi přímo pracovat v rámci známého uživatelského rozhraní systému SAP. To znamená, že vaši uživatelé budou využívat celofiremní, bezproblémový přístup ke všem dokumentům, které souvisejí s konkrétní obchodní transakcí v SAP, aniž by při tom museli opouštět známé prostředí systému SAP. Pro vaši organizaci to znamená významné zvýšení produktivity a efektivity provozu a snížení nákladů na IT a dalších výdajů.

Pro podrobný přehled dostupných funkcí navštivte stránku sady iGuana iDM.

Optimalizujte firemní procesy

Z hlediska obchodních procesů vám může řešení iGuana iDM pro správu dokumentů pro SAP pomoci racionalizovat firemní procesy, které jsou náročné na papírování a čas, a tedy potenciálně chybové, jako je např. zpracování a schvalování přijatých faktur (závazky) nebo správa personální dokumentace. Díky řešení správy dokumentů pro SAP už vám neutečou termíny splatnosti nebo slevy za předčasnou úhradu, nebudete muset platit úroky z prodlení či plýtvat prostředky na rutinní administrativní úkony.

Snižte náklady na IT

Z pohledu IT budete díky nahrání dokumentů do archivu iGuana iDM moci zlepšit výkon svého ERP systému a zkrátit čas potřebný na přístup k informacím. Díky řešení iGuana iDM pro správu dokumentů pro SAP uvolníte místo i prostředky systému ERP a ušetříte na administrativních úkonech a na hardwaru. To znamená mnohem nižší celkové náklady na vlastnictví (TCO) a maximální návratnost investic.

Zajistěte shodu s právními předpisy

Řešení iDM pro správu dokumentů pro SAP zajistí svou funkcí racionalizaci vašich operací a sníží administrativní náklady spojené se zajištěním shody s požadavky právních předpisů. Shoda s ustanoveními právních předpisů a smluv je zajišťována automaticky, ať již příslušná ustanovení požadují archivaci bez možnosti následných úprav, ochranu citlivých údajů před neoprávněným přístupem, dodržování zásad uchovávání údajů či řízenou skartaci údajů v souladu s pravidly ochrany osobních údajů.

Správa dokumentů pro SAP – součásti řešení

Skenování dokumentů

Výkonné jádro iProcess v rámci systému iGuana iDM dokáže zpracovat až 1 milion dokumentů denně a podporuje jak velkoobjemové, tak stolní skenování (v závislosti na vašich potřebách můžeme poskytnout skenery, z nichž každý má denní skenovací kapacitu až 50 000 stránek). Veškeré papírové dokumenty se skenují přímo do systému iGuana iDM. Podle počtu dokumentů, které je třeba naskenovat, a podle vašich konkrétních požadavků lze využít skenování čárových kódů i výkonnou technologii pro volné rozpoznávání formulářů i technologii pro extrakci dat (OCR, ICR, OMR).

Integrací do systému SAP se naskenované a archivované dokumenty automaticky propojí s transakčními procesy v SAP, jako je např. proces závazků (Accounts Payable), a lze je prohlížet přímo v uživatelském rozhraní systému SAP. To znamená, že uživatel systému SAP nemusí přecházet do jiného systému, a je zajištěno jednotné zobrazení odběratelských, dodavatelských, distributorských a dalších profilů v SAP.

Zabezpečená archivace

Systém iGuana iDM slouží jako zabezpečené úložiště naskenovaných papírových i elektronických dokumentů. Všechny dokumenty v systému iGuana iDM se archivují ve formátu, který brání následným úpravám a odpovídá právním předpisům, přičemž k dispozici je kompletní auditní stopa.

Po naskenování tištěných dokumentů provede systém iGuana iDM důkladnou analýzu kvality indexace/klasifikace a na případné chyby upozorní tak, aby je bylo možné zkontrolovat z hlediska kvality a v případě potřeby opravit, ještě než budou příslušné dokumenty zpřístupněny v systému SAP.

Dokumenty Microsoft Office a další elektronické dokumenty

iGuana iDM podporuje archivaci elektronických dokumentů včetně dokumentů MS Office (MS Word, Excel, PowerPoint atd.) a multimediálních souborů, jako jsou obrázky a videa, dokumentů PDF/A a dalších. Systém iGuana iDM rovněž zajišťuje funkci renderování dokumentu, která převádí dokumenty z již nepodporovaných formátů na přístupné obrazové soubory.

Microsoft Exchange

Systém iGuana iDM se jednoduše integruje do MS Exchange, což umožňuje archivaci e-mailů z Outlooku, např. od odběratelů, do systému iGuana iDM a propojení těchto e-mailů s příslušnými záznamy ve vašem ERP systému SAP.

Bezproblémové načtení v uživatelském rozhraní SAP

Díky integraci do SAP dokáže systém iGuana iDM uživatelům SAP zobrazovat všechna odběratelská, dodavatelská a další data na základě dokumentů a v logické struktuře. Dokumenty archivované v systému iGuana iDM mohou pocházet z nejrůznějších zdrojů (fyzických či elektronických), z prostředí mimo SAP i z předchozích systémů. Oprávnění uživatelé mohou ve známém rozhraní SAP podle požadavků snadno vyhledávat dokumenty, aniž by se museli přihlašovat do systému iGuana iDM.

Integrace do pracovního postupu SAP

Dokumenty archivované v systému iGuana iDM lze začlenit do pracovního postupu v rámci SAP, např. do procesu závazků (Accounts Payable). Například faktura naskenovaná a archivovaná v iGuana iDM může prostřednictvím integrace do SAP automaticky spouštět příslušný schvalovací postup v SAP nebo se stát jeho součástí. I zde je z pohledu uživatele vše bezproblémové, jelikož uživatelé mohou své pracovní úkoly plnit přímo ve známém prostředí SAP.

Využijte SAP na maximum díky iGuana iDM.

Stáhněte si naši brožuru zde.