• Document Management and Digital Archiving for SMB with the iGuana iDM Document Management Software (DMS)

Dokumentenmanagement für kleine und mittelgroße Unternehmen

Das Dokumentenmanagement stellt in kleinen und mittelgroßen Unternehmen oftmals eine große Herausforderung dar. Aufgrund von Zeitnot und kleinen Budgets geraten Sie schnell in eine Situation, in der wichtige geschäftliche Dokumente (auf Papier und digital) an unterschiedlichen Orten aufbewahrt und auf dezentrale Weise verwaltet werden. Dadurch lässt sich nur schwer gewährleisten, dass sie jederzeit einen vollständigen und konsistenten Überblick über Ihre Kunden, Lieferanten, Partner und Vertriebspartner haben. Es ist auch schwierig, zu kontrollieren, wer in Ihrem Unternehmen Zugriff auf welche Dokumente hat, und die Sicherheit von Informationen zu garantieren.

Dokumentenmanagement für kleine und mittelgroße Unternehmen leicht gemacht

Die iGuana-iDM-Lösung für das Dokumentenmanagement kleiner und mittelgroßer Unternehmen ist dafür gedacht, diesen Herausforderungen zu begegnen. Zu einem Bruchteil der Kosten, ohne Investition in teure Hardware und IT-Ressourcen und ohne Anwenderschulung können Sie alle Ihre Dokumentenarchivierungsabläufe zentralisieren. Die iGuana-iDM-Plattform bietet ein sicheres Medium zur Erfassung, Verteilung, Verwaltung, Archivierung und für den Abruf Ihrer geschäftlichen Dokumente über eine 100-prozentig internetbasierte, intuitive und einfach zu bedienende Benutzerschnittstelle.

Vereinheitlichte Kunden- und Lieferantendateien

Mit iGuana iDM können Sie alle Dokumente, die mit individuellen Kunden, Lieferanten und Partnern zusammenhängen, zentral in einer logischen Baumstruktur archivieren, damit Sie sich einen vereinheitlichten Überblick über jeden Kunden verschaffen können. So können Sie beispielsweise alle archivierten Rechnungen, Verträge, Lieferscheine, Angebote, E-Mails und Multimediadateien wie Bilder und Videos, die mit einem bestimmten Kunden zusammenhängen, im Ordner dieses Kunden in iGuana iDM ablegen. Dieselbe Logik kommt bei der Archivierung der Dokumente von Lieferanten und Partnern zum Tragen.

Wenn Sie ein Kunde kontaktiert oder Sie eine Rechnung Ihres Lieferanten verarbeiten müssen, brauchen Sie nicht länger Dokumente aus den unterschiedlichsten Quellen zusammenzusuchen, zum Beispiel Akten auf Papier, MS-Office-Dokumente, E-Mails usw. Mit einem Knopfdruck können Sie auf alle Kunden- oder Lieferanteninformationen in einem zentralisierten Archiv in iGuana iDM zugreifen.

Je nach Ihren Bedürfnissen und Vorlieben können Papierdokumente ganz leicht mit einem normalen Multifunktionsdrucker oder einem einfachen Desktop-Scanner gescannt werden.

Sicherer Zugriff auf Dokumente

iGuana iDM bietet ein mehrstufiges Sicherheitskonzept auf dem Niveau von Gruppen, Anwendern, Dokumenten und Feldern. Das bedeutet, dass Sie verschiedenen Anwendern aufgrund von unterschiedlichen Kriterien auf die Person zugeschnittene Zugriffsberechtigungen gewähren und Handlungen festlegen können, die diese Anwender bei archivierten Dokumenten ausführen können. Im Wesentlichen gibt Ihnen iGuana iDM die nötige Flexibilität, um zu kontrollieren, wer auf welche Dokumente zugreifen kann.

Zum Beispiel lassen sich problemlos Zugriffsebenen konfigurieren, die Anwendern aus Ihrer Buchhaltung gestatten, nur Dokumente aufzurufen und/oder zu bearbeiten, die mit ihren täglichen Buchhaltungsaufgaben zusammenhängen. Ebenso dürfen Abteilungsleiter vielleicht nur Dokumente sehen, die mit ihrer Abteilung zusammenhängen, während die Geschäftsleitung Zugriff auf alles haben kann.

Außerdem lassen sich in iGuana iDM archivierte Dokumente über die iSearch-App für iPhone und iPad aufrufen, die ohne Weiteres im App Store erhältlich ist. Anwender können Dokumente, für die sie die erforderliche Autorisierung haben, jederzeit und überall sicher aufrufen.

Weiterleitung und Freigabe von Dokumenten

Eingehende Dokumente wie Rechnungen oder normale Post können in iGuana iDM eingescannt und je nach Bedarf an die entsprechenden Mitarbeiter weitergeleitet werden. So kann beispielsweise eine Rechnung Ihres Lieferanten bei der Lieferung gescannt und automatisch zur Bearbeitung an die Buchhaltung übermittelt werden. In den Weiterleitungsprozess kann auch eine Freigabefunktion eingebaut werden, die eine Rechnung zur Freigabe an die Geschäftsleitung schickt, bevor sie verarbeitet wird.

Plattform auf dem neuesten Stand zu einem Bruchteil der Kosten

iGuana ist 100-prozentig internetbasiert. Sie benötigen lediglich einen Internetzugang und einen Webbrowser. Sie haben die Möglichkeit, die Software außerhalb des Unternehmens in der Cloud zu hosten und nicht auf Ihren eigenen Servern. Auf diese Weise müssen Sie nicht in Hardware und IT-Ressourcen investieren.

Bei der Konzeption der iGuana-iDM-Software wurde an Benutzerfreundlichkeit gedacht. Die Nutzung erfordert weder besondere technische Fähigkeiten noch irgendwelches Spezialwissen. Daher ist auch keine Schulung notwendig. Mit iGuana iDM sind Sie in wenigen Tagen betriebsbereit – nicht erst nach Wochen oder gar Monaten. Das System ist außerdem wartungsfrei.

Mit dem iGuana-iDM-Dokumentenmanagement ist Ihr Unternehmen bereit für die Zukunft.

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2018-02-12T10:42:30+00:00 2 Dezember, 2014|