Multifunktionsgeräte (engl.: Multifunctional Device, MFD), auch als Multifunktionsdrucker (engl.: Multifunctional Printer, MFP) bekannt, werden zum gängigen Bestandteil der meisten Büroausstattungen. Auf praktische Weise kombinieren sie mehrere Geräte (üblicherweise einen Drucker, einen Fotokopierer und einen Scanner) in einem. Aus diesem Grund verwenden viele Unternehmen ein All-in-one-Gerät anstelle von autonomen Scannern, um ihre Dokumente zu digitalisieren.

Das Scannen mit einem MFD ist jedoch nicht ganz frei von Herausforderungen. Die größte ist, über das gesamte Unternehmen hinweg zu kontrollieren, wie die Dokumente gescannt werden. Ein MFD oder MFP schenkt den Endverbrauchern die Flexibilität, selbst zu entscheiden, wann und wie Dokumente gescannt und wo sie gespeichert werden. In einem mittleren oder großen Unternehmen ist es sehr schwierig oder vielleicht sogar unmöglich, zu kontrollieren, wer was wann und wie scannt und – besonders wichtig – wo die digitalen Dokumente letztlich gespeichert werden.

iGuanas MFD 2.0 Smart Scanning Add-on für Ihren MFD/MFP wurde entwickelt, um dieser Herausforderung zu begegnen und Ihnen zu helfen, unter dem Blickwinkel des Dokumentenscannens das Beste aus Ihrer Investition in ein All-in-one-Gerät zu machen. Es gibt eine intelligentere Methode für das Scannen mit Ihrem MFD.

Mit MFD 2.0 behalten Sie die Kontrolle über gescannte Dokumente

Als Unternehmen wollen Sie hundertprozentig sicher sein, dass a) Sie über den Scan Bescheid wissen, b) der Scan korrekt indexiert ist, c) der Scan auf strukturierte und den Vorschriften entsprechende Weise gespeichert (archiviert) wird und d) das digitale Dokument problemlos gefunden werden kann. Zugleich erwarten Ihre MFD-Nutzer, die in einem hektischen Umfeld mit engen Terminen arbeiten, dass das Scannen einfach und praktisch ist, d. h. sie brauchen ein einfaches Instrument, das ihnen bei ihrer Tagesarbeit hilft. Für sie ist es vor allem wichtig, dass sie das Dokument auf Knopfdruck scannen und es später wiederfinden können. Da das Scannen von Dokumenten nicht ihre Haupttätigkeit ist, können Sie keine vollständige Kompatibilität mit Vorschriften garantieren, auch wenn Sie Regeln und Abläufe vorgeben, an die sich die einzelnen Nutzer halten müssen. Das betrifft vor allem Unternehmen mit vielen hundert oder tausend Beschäftigten.

Das MFD 2.0 Smart Scanning Add-on verfügt über einen unternehmensweiten anwenderunabhängigen Kontrollmechanismus als Lösung für diese Herausforderung. Das Add-on beruht auf einer leistungsfähigen Technologie, die hinter den Kulissen daran arbeitet, die korrekte Verarbeitung und Archivierung aller mit einem MFD gescannten Dokumente auf gesetzeskonforme Weise zu gewährleisten.

Intelligentes Scannen mit Ihrem All-in-one-Gerät

Das MFD 2.0 Smart Scanning Add-on kümmert sich auf intelligente und effiziente Weise um die schwierigsten Aspekte des Scan- und Archivierungsprozesses von Dokumenten. Sie können sich MFD 2.0 als eine Reihe von technologiegetriebenen Abläufen vorstellen, die es Ihrem Unternehmen ermöglichen, Ihre gescannten Dokumente zu verwalten und zu kontrollieren. Sie erleichtern die alltägliche Arbeit Ihres Personals, machen das Scannen mit dem MFD benutzerfreundlicher und geben Ihrem gesamten Unternehmen ein sicheres Gefühl.

  • Sobald Ihr Dokument gescannt ist, muss es auf strukturierte Weise indexiert und klassifiziert werden, sonst wird es schwierig, das gescannte Dokument wiederzufinden. Indexierung und strukturierte Klassifizierung sind entscheidend dafür, dass Sie jedes Dokument jeder Zeit einfach suchen und abrufen können.
  • Das Dokument kann in jedes Format gescannt werden, z. B. PDF, aber es sollte auch in einem nicht-proprietärem Format wie TIFF verfügbar sein. Das senkt das Risiko potenzieller Zugriffs- oder Kompatibilitätsprobleme in Zukunft, da Ihre Dokumente in mehreren Formaten gespeichert sind.
  • Das gescannte Dokument muss korrekt und vollständig (keine fehlenden Seiten usw.) und in einem revisionssicheren Format mit Versionskontrolle gespeichert sein. So können Sie sich darauf verlassen, dass es nicht manipuliert oder geändert wurde und der Ausgangsversion auf Papier entspricht.
  • Leere Seiten, auch wenn sie dem Endbenutzer aus praktischen Gründen nicht unbedingt angezeigt werden, sollten niemals gelöscht werden. Unter dem Gesichtspunkt der Gesetzeskonformität könnte beispielsweise eine fehlende leere Seite eines Vertrags ein ernstes Problem darstellen, vor allem, wenn die ursprüngliche Version auf Papier nicht mehr verfügbar ist.
  • Je nach gescannter Dokumentenart wollen Sie vielleicht automatisch wichtige Daten aus diesen Dokumenten erfassen (bei Eingangsrechnungen beispielsweise Rechnungsnummer, Betrag usw.). Zu diesem Zweck muss die Datenerfassungsfunktion in Ihr All-in-one-Gerät integriert sein.
  • Alle gescannten Dokumente müssen in einem sicheren, gut strukturierten digitalen Archiv gespeichert sein, nicht in einem Ordner im Unternehmensnetz. Gescannte Dokumente, die einfach in Abteilungsordnern gespeichert sind (z. B. Marketing, Buchhaltung, Personal usw.) stellen kein gesetzeskonformes Archiv dar.
  • Ordnungsgemäßes Speichern und Archivieren stellt auch sicher, dass Sie gescannte Dokumente (sowie die von ihnen erfassten Daten) automatisch in bestehende Systeme integrieren können, zum Beispiel ERP, Buchhaltungssoftware, CRM, HRM/HCM usw.

Das MFD 2.0 Smart Scanning Add-on kann alle diese notwendigen und wichtigen Aufgaben übernehmen und sicherstellen, dass Sie immer die Kontrolle über Ihre Dokumente behalten.

Machen Sie das Beste aus dem Scanner Ihres Multifunktionsgeräts.
Scannen Sie intelligenter mit MFD 2.0.