• Document Management for Human Resources (HR) with the iGuana iDM Document Management Software (DMS)

Personal-Dokumentenmanagement

Wie jedes Unternehmen stehen Sie unter dem Druck, Ihre Personalakten effektiv verwalten zu müssen. Von Ihnen wird erwartet, eine Vielzahl gesetzlicher Anforderungen und Termine zu beachten, alle Ihre Personalakten und damit zusammenhängenden Dokumente ordnungsgemäß zu führen sowie die Sicherheit und Integrität sensibler Mitarbeiterinformationen zu gewährleisten.

Obwohl Ihr Unternehmen vielleicht schon ein HRM-System besitzt, das Ihnen gestattet, die unterschiedlichsten Abläufe des Personalwesens zu automatisieren, haben Sie wahrscheinlich einen Überhang an Papierdokumenten und elektronischen Dokumenten, auf die Sie nicht mit einem einfachen Knopfdruck zugreifen können. Denken Sie beispielsweise an alle die Formulare im Zusammenhang mit Steuererklärungen, Krankenversicherung und Renten- bzw. Pensionsbeiträgen, an Arbeitsverträge, Lebensläufe, E-Mails und andere Verwaltungsunterlagen, die Sie regelmäßig archivieren.

Unsere Lösung

Die iGuana-iDM-Lösung für das Personal-Dokumentenmanagement wurde dafür entwickelt, Unternehmen zu helfen, alle ihre Personaldokumente (auf Papier und digital) zu erfassen, sie sicher in einer zentralen Ablage zu archivieren und sie für autorisiertes Personal einfach abrufbar zu machen. Das bedeutet, dass Sie sich ein einheitliches Bild Ihrer Beschäftigten verschaffen und Sie für jeden eine komplette elektronische Akte anlegen können.

Dokumentenarchivierung

iGuana iDM gestattet Unternehmen, Dokumente auf Papier zu scannen, zu indexieren und in einer logischen Dateistruktur innerhalb der Software abzulegen. Für größere Dokumentenmengen kann der Überhang unter Nutzung der Barcode-Erkennungstechnologie gescannt werden. Dadurch kann iGuana iDM automatisch jeder gescannten Akte mitsamt ihrem Inhalt eine geeignete Klassifizierung zuweisen und eine logische Baumstruktur für jede Datei anlegen.

Bereits bestehende und neue digitale Dokumente, zum Beispiel E-Mails, PDFs und MS-Office-Dokumente, Bilder und andere digitale Unterlagen werden ebenfalls automatisch im Rahmen dieser logischen Baumstruktur gespeichert.

Formularverarbeitung

Falls Sie Daten von diversen Papierformularen erfassen müssen, zum Beispiel von Urlaubsanträgen des Personals, kann die iGuana-iDM-Lösung diese Formulare für Sie verarbeiten und alle notwendigen Daten mit OCR- und OMR-Technologie erfassen. Erfasste Daten können von Ihren Mitarbeitern genutzt oder in Ihr HRM-System importiert werden.

Weiterleitung und Freigabe von Dokumenten

Ihr Unternehmen braucht vielleicht eine Lösung für die Weiterleitung und Freigabe bestimmter Dokumente, zum Beispiel Urlaubsanträge oder Mitarbeiteraktienkäufe. iGuana iDM kann Ihren Dokumentenfreigabeprozess auf zweierlei Weise automatisieren: Freigabe-Weiterleitung oder Freigabe Workflow. Ein vollständiger Prüfpfad ist verfügbar, mit dem alle Bearbeitungen verfolgt werden, die ein Anwender an einem bestimmten Dokument vornimmt.

HRM-Integration

iGuana iDM lässt sich in Ihr HRM-/HCM-System integrieren, zum Beispiel in Oracle PeopleSoft, SAP usw. Einer der Hauptvorteile der Integration ist, dass Ihr Personal nahtlos mit der vertrauten HRM-Schnittstelle auf in iGuana iDM archivierte Dokumente zugreifen kann.

Sicherheit und Konformität

In iGuana iDM ist die Konformität mit Gesetzen und Vorschriften automatisch gewährleistet. Sie umfasst u. a. den Schutz sensibler Daten vor nicht genehmigten Zugriffen, revisionssichere Archivierung, Konformität mit Aufbewahrungs- und Vernichtungsgrundsätzen sowie Datenschutzregeln. Alle Dokumente werden verschlüsselt und detaillierte Datenzugangsprotokolle sind vorgesehen.

iGuana iDM fördert Engagement und Eigenverantwortlichkeit der Mitarbeiter.

Laden Sie unsere Lösungsbroschüre hier herunter.

2018-02-12T10:35:09+00:00 20 Januar, 2015|