• Automatic Processing and Approval of Purchase Invoices with the iGuana iDM Document Management Software (DMS)

Rechnungen verarbeiten und freigeben

Die Verarbeitung von Papierrechnungen ist häufig eine große Herausforderung für Unternehmen. Rechnungen registrieren, sie an das ERP-System oder die Buchhaltungssoftware eines Unternehmens überstellen und den darauf folgenden Freigabeprozess managen…: das erfordert gewöhnlich zeitraubende und vor allem manuelle Arbeit. Die Folge ist, dass für Unternehmen unnötige, doch ziemlich beträchtliche Produktivitätsverluste und Kosten entstehen, zum Beispiel weil ihnen Skonti entgehen, was einfach zu vermeiden gewesen wäre.

Unsere Lösung

Mit der iGuana-iDM-Lösung für Verarbeitung und Freigabe von Rechnungen werden Sie in der Lage sein, alle Rechnungen direkt in iGuana iDM zu scannen. Ihr Buchhaltungspersonal kann gescannte Rechnungen von seinem ERP-Fenster aus versenden und einen automatisierten Rechnungsfreigabeprozess auslösen. Auf Tastendruck haben Sie die Möglichkeit, mithilfe der gewohnten Anwenderschnittstelle Ihres ERPs (zum Beispiel SAP, Axapta oder MS Dynamics NAV) auf alle archivierten Rechnungen zuzugreifen und zu jedem Zeitpunkt den Status einer einzelnen Rechnung anzuzeigen.

Das bedeutet: Wenn sich das nächste Mal ein Lieferant bei Ihnen nach dem Status einer bestimmten Rechnung erkundigt, finden Sie die archivierte Rechnung problemlos mit nur wenigen Klicks und sehen, in welcher Freigabephase sie sich befindet (z. B. „Bezahlt“, „Freigabe steht aus“ usw.).

iGuana iDM kann Ihnen helfen, die Dauer Ihrer Rechnungsverarbeitung und -freigabe erheblich zu verkürzen. Da die Abläufe transparenter werden, kann die Liquiditätsplanung beträchtlich verbessert werden. Wenn es ums Ergebnis geht, spielt die Finanzabteilung eine wichtige Rolle für die allgemeine Effizienz eines Unternehmens.

Rechnungen scannen

Sobald eine Rechnung auf Papier eintrifft, wird sie direkt von den/dem verantwortlichen Mitarbeiter(n) in iGuana iDM gescannt. Durch die Integration in Ihr ERP-System wird die gescannte Rechnung zum Abruf in Ihrem ERP verfügbar, d. h. die für die Verarbeitung von Rechnungen verantwortlichen Anwender brauchen sich nicht in iGuana iDM einzuloggen, um sie anzuzeigen, sondern müssen sich nur im ERP anmelden. Die Anwender prüfen die Rechnung und senden sie direkt von ihrem Bildschirm aus ans ERP.

Rechnungserkennung und Datenextraktion

Zusätzlich zum oben beschriebenen Standard-Scanprozess bietet iGuana iDM optional eine Rechnungserkennungsfunktion auf der Basis einer leistungsstarken FreeFormerkennung und Datenextraktion. Sobald eine Rechnung gescannt ist, extrahiert iGuana iDM den Lieferantennamen, Rechnungsnummer und -betrag sowie andere Details und übermittelt die Rechnung automatisch an Ihr ERP-System oder Ihre Buchhaltungssoftware. Angesichts der großen Vielfalt an Rechnungsformaten werden bei potenziellen Fehlern während der Datenextraktion Anwender informiert, sodass geeignete Korrekturen problemlos vor der Übermittlung der Rechnung vorgenommen werden können.

Rechnungsarchivierung

Alle gescannten Rechnungen werden in iGuana iDM in einem gesetzeskonformen und revisionssicheren Format indexiert und archiviert. Mit einer leistungsstarken Suchfunktion können Anwender Rechnungen einfach bei Bedarf aufrufen. Für einen ausführlichen Überblick der verfügbaren Funktionen besuchen Sie bitte die Seite der iGuana iDM Suite.

Rechnungsfreigabe

iGuana iDM kann Ihren Rechnungsfreigabeprozess auf zweierlei Weise automatisieren: Freigabe-Weiterleitung oder Freigabe-Workflow. Ein vollständiger Prüfpfad ist verfügbar, mit dem alle Handlungen verfolgt werden, die Anwender im Zusammenhang mit einer bestimmten Rechnung vornehmen. Sie können Rechnungen mithilfe der iGuana-iDM-Mobil-Anwendung auch unterwegs freigeben.

Option 1: Freigabe-Weiterleitung

Die Weiterleitungsfunktion ist eine einfache, aber effektive Methode, um sicherzustellen, dass an Ihr ERP übermittelte Rechnungen automatisch zur Freigabe an ausgewählte Personen weitergeleitet werden. Für Freigabe zuständige Anwender werden per E-Mail informiert oder melden sich direkt in iGuana iDM an, um Rechnungen zu sehen, deren Freigabe aussteht. E-Mail-Benachrichtigungen sind insbesondere für Manager eine praktische Methode, Rechnungen rasch freizugeben. iGuana iDM aktualisiert Ihr ERP automatisch mit dem Rechnungsstatus, zum Beispiel „Freigegeben“, „Freigabe steht aus“ usw. Ein Anwender kann sich jederzeit ins ERP einloggen, um den Status jeder Rechnung einzusehen.

Option 2: Freigabe-Workflow

Die Workflow-Funktion bietet einen raffinierteren Weg, Rechnungen aufgrund von Triggern und Benutzeraktionen weiterzuleiten. So ist es beispielsweise möglich, dass Rechnungen über einem gewissen Betrag oder mit gewissen Rechnungsposten zur Freigabe an bestimmte Anwender weitergeleitet werden. Darüber hinaus können Sie Freigabefristen und Erinnerungen festlegen und mehrere Anwender auffordern, bestimmte Aufgaben in einer besonderen Reihenfolge auszuführen, bevor eine Rechnung freigegeben wird, und je nach Ihren unternehmensinternen Anforderungen weitere Handlungen vorzunehmen.

Verbessern Sie Ihre Unternehmensprozesse mit iGuana iDM.

Laden Sie unsere Lösungsbroschüre hier herunter.

2018-02-12T10:45:38+00:00 3 September, 2014|