• Digitizing, Managing and Archiving Contracts with iGuana iDM Document Management Software (DMS)

Vertragsmanagement

Moderne Unternehmen stehen unter wachsendem Druck, ihre Kosten zu reduzieren und ihre finanzielle und betriebliche Performance zu verbessern. Zur Komplexität von geschäftlichen Transaktionen und Lieferantenbeziehungen tragen sich laufend ändernde Vorschriften bei und machen die Arbeit von Einkaufs- und Buchhaltungsabteilungen sehr schwierig und zeitaufwändig. Immer mehr Unternehmen erkennen inzwischen, wie wichtig Automatisierung und Verbesserung von vertraglichen Abläufen sind und welche Vorteile sich aus ihnen ergeben. Ganz offensichtlich besteht Bedarf, formellere und strukturiertere Vertragsmanagementverfahren einzuführen und Routineaufgaben der Vertragsverwaltung sowie Bürotätigkeiten zu vereinheitlichen.

iGuana bietet eine Lösung für effektives Vertragsmanagement, das Unternehmen hilft, die Kosten des Handlings von Dokumenten zu senken sowie Produktivität und Geschäftsergebnis zu verbessern.

Unsere Lösung

Die iGuana-iDM-Lösung für das Vertragsmanagement wurde dafür entwickelt, Unternehmen zu helfen, alle ihre vertraglichen Dokumente (auf Papier und digital) zu erfassen, sie sicher in einer zentralen Ablage zu archivieren und sie für autorisiertes Personal einfach abrufbar zu machen. Mit dieser Lösung wird es ganz einfach, Verträge, Kaufaufträge und mit ihnen zusammenhängende Dokumente zu scannen, archivieren, aufzusuchen und verfolgen sowie die Bestimmungen jeder Vereinbarung zu überprüfen.

Die iGuana iDM Workflow Engine und E-Mail-Benachrichtigungen machen es einfach, wichtige Artikel und auslaufende Verträge zu kontrollieren. Ihre Einkaufs- und Buchhaltungsabteilungen können eine vereinheitlichte Ansicht aller Verträge, der mit ihnen zusammenhängenden Dokumente und ihren Status zu jedem Zeitpunkt und zu einem Bruchteil der üblichen Vertragsmanagementkosten erhalten.

Verträge scannen und archivieren

iGuana iDM gestattet Unternehmen, Verträge auf Papier und mit ihnen zusammenhängende Dokumente zu scannen, zu indexieren und in einer logischen Dateistruktur innerhalb der Software abzulegen. Jedem neuen Vertrag wird automatisch eine eindeutige Kennung zugewiesen, was bedeutet, dass jede gescannte oder heraufgeladene Datei sowie ihre Inhalte immer eine passende Klassifizierung innerhalb der Software haben und Teil einer logischen Baumstruktur sind. Bereits bestehende und neue digitale Dokumente, zum Beispiel E-Mails, PDFs und MS-Office-Dokumente, Bilder und andere digitale Dokumente werden ebenfalls automatisch im Rahmen dieser logischen Baumstruktur gespeichert.

Es gibt eine Option, mit der sich wichtige Metadaten zu jedem Vertrag hinzufügen lassen, zum Beispiel Vertragsbezeichnung, Name des Lieferanten, Beschreibung, verantwortliche Person, Abteilung, Ablaufdatum und andere nützliche Angaben. Zusätzlich zum Vertrag hinzugefügte Dokumente können ebenfalls weitere Indexdaten haben, zum Beispiel Dokumenttyp, Datum usw.

Dokumente suchen und abrufen

Die Suche nach einem bestimmten Vertrag oder vertragsbezogenen Dokument ist einfach: Anwender geben ihre Suchkriterien mithilfe der mächtigen Indexsuchfunktion von iGuana iDM ein und erhalten eine Liste aller Verträge und mit ihnen zusammenhängender Dokumente, die diesen Kriterien entsprechen. Alle abgerufenen Dokumente werden als logisch strukturierte Liste angezeigt, bei der ein Anwender mit dem browserbasierten Benutzerinterface einfach ins Detail gehen kann.

Versionskontrolle und Sicherheit

Alle Verträge und die mit ihnen zusammenhängenden Dokumente werden in iGuana iDM in einem gesetzeskonformen und revisionssicheren Format indexiert und archiviert. Jede Version des Dokuments ist eindeutig identifiziert. Ältere Versionen werden nie gelöscht, sodass Benutzer sowohl die aktuellsten als auch die älteren Versionen einsehen können. Ein vollständiger Prüfpfad ist verfügbar, mit dem alle Bearbeitungen verfolgt werden, die ein Anwender an einem bestimmten Dokument vornimmt.

Nur autorisierte Anwender können auf Vertragsunterlagen zugreifen, Dokumente hinzufügen oder Meta- bzw. Indexdaten von Dokumenten ändern. So können Sie darauf vertrauen, immer einen klaren und vollständigen Überblick über das zu haben, was mit jedem Dokument geschehen ist, welche Version die aktuelle und was sein Status ist.

Integration mit vorhandenen Systemen

iGuana iDM lässt sich in Ihr ERP (zum Beispiel SAP, Oracle PeopleSoft, Microsoft Dynamics NAV usw.), Ihre Buchhaltungssoftware oder jedes andere System integrieren. Einer der Hauptvorteile der Integration ist, dass Ihr Personal nahtlos mit der vertrauten Schnittstelle Ihrer vorhandenen IT-Anwendungen auf in iGuana iDM archivierte Dokumente zugreifen kann.

An Ihre in iGuana iDM archivierten Verträge können dank der Integration auch mit ihnen zusammenhängende Dokumente gekoppelt werden, zum Beispiel Rechnungen, Kaufaufträge, Anhänge und andere. So bleibt gewährleistet, dass ein Anwender immer einen vollständigen Überblick über alle Unterlagen im Zusammenhang mit einem bestimmten Vertrag hat.

Benachrichtigungen und Warnungen

Zur Vermeidung unangenehmer Überraschungen, zum Beispiel ein übersehenes Ablauf- oder Verlängerungsdatum eines Vertrages, weist iGuana iDM die entsprechenden Anwender auf wichtige Termine hin. Autorisierte Mitarbeiter erhalten E-Mail-Benachrichtigung entsprechend einer vorab festgelegten Vorwarnzeit, zum Beispiel 30 oder 90 Tage im Voraus. So ist sichergestellt, dass Ihr Unternehmen niemals einen wichtigen Vertragstermin versäumt.

Sicherheit und Konformität

In iGuana iDM ist die Konformität mit Gesetzen und Vorschriften automatisch gewährleistet. Sie umfasst u. a. den Schutz sensibler Daten vor nicht genehmigten Zugriffen, die revisionssichere Archivierung, die Einhaltung von Aufbewahrungs- und Vernichtungsgrundsätzen sowie Datenschutzregeln. Alle Dokumente werden verschlüsselt und detaillierte Datenzugangsprotokolle sind vorgesehen.

Vereinfachen Sie Ihr Vertragsmanagement mit iGuana iDM

Laden Sie unsere Lösungsbroschüre hier herunter.

2018-11-12T20:42:14+00:00 23 August, 2016|