• Digitizing, Managing and Archiving Contracts with iGuana iDM Document Management Software (DMS)

Gestion des contrats

Les organisations modernes subissent une pression croissante afin de réduire leurs coûts et améliorer leur performance financière et opérationnelle. Les exigences légales qui évoluent constamment ainsi que la complexité accrue des transactions commerciales et des relations avec les fournisseurs rendent le travail des départements d’achats et de comptabilité de plus en plus difficile et chronophage. Un nombre croissant d’organisations reconnaissent désormais l’importance et les avantages d’une automatisation des processus contractuels. Il existe un besoin réel d’adopter des procédures plus formelles et structurées pour la gestion des contrats, et de rationaliser les tâches routinières et administratives touchant aux contrats.

iGuana propose une solution pour la gestion efficace des contrats, afin d’aider les organisations à réduire le coût de traitement de leurs documents, et d’améliorer leur productivité et leur rentabilité.

Notre solution

La solution iGuana iDM pour la gestion des contrats est conçue pour aider les organisations à saisir tous leurs documents contractuels (papier et électroniques), les archiver de manière sûre dans un répertoire centralisé et les rendre faciles à retrouver pour les membres du personnel autorisés. Cette solution facilite toutes les étapes de numérisation, d’archivage, de localisation et de suivi des contrats, des ordres d’achat et de documents associés. Elle permet également de vérifier plus aisément les conditions de chaque contrat.

Le générateur de workflows iGuana iDM ainsi que des notifications par e-mail vous permettent de facilement contrôler les points principaux et les contrats qui arrivent à leur terme. Vos départements d’achat et de comptabilité peuvent obtenir à tout moment une vue d’ensemble uniforme de tous les contrats et documents associés, ainsi que de leur statut, pour une fraction de ce que coûte habituellement le traitement des contrats.

Numérisation et archivage de contrats

iGuana iDM permet aux organisations de scanner des contrats papier et les documents associés, de les indexer et les classer dans une structure de fichiers logique au sein du logiciel. Chaque nouveau contrat reçoit automatiquement une ID unique, ce qui veut dire que chaque fichier numérisé ou posté, avec ses contenus, est classifié de façon adéquate dans le logiciel et est intégré dans une arborescence logique. Les documents électroniques existants et neufs, tels qu’e-mails, fichiers PDF et MS Office, images et autres documents électroniques, sont aussi enregistrés automatiquement dans cette arborescence logique.

La solution comporte une option pour ajouter des métadonnées importantes pour chaque contrat, par exemple titre du contrat, nom du fournisseur, description, personne responsable, département, date de terme, et autres informations utiles. Les documents supplémentaires ajoutés au contrat peuvent également être dotés de données d’index supplémentaires, par exemple type de document, date, etc.

Recherche et récupération de documents

Rechercher un contrat spécifique ou un document lié à un contrat est simple : les utilisateurs ont juste à introduire leurs critères de recherche à l’aide de la puissante fonction de recherche d’index d’iGuana iDM et obtiennent ensuite une liste de tous les contrats et documents associés correspondant à ces critères. Tous les documents identifiés sont présentés dans une liste structurée de manière logique, dans laquelle l’utilisateur peut aisément ‘creuser’ successivement à l’aide de l’interface utilisateur d’iGuana iDM, basée sur un navigateur.

Contrôle des versions et sécurité

Tous les contrats et documents associés sont indexés et archivés dans iGuana iDM sous un format protégé contre la révision et conforme sur le plan légal. Chaque version du document est clairement identifiée, et aucune ancienne version n’est jamais effacée, ce qui permet aux utilisateurs de consulter aussi bien les versions récentes que les versions plus anciennes. Une piste d’audit complète permet de retracer toutes les opérations effectuées par des utilisateurs sur un document donné.

Seuls les utilisateurs autorisés peuvent avoir accès à la documentation du contrat, ajouter des documents ou modifier des métadonnées ou données d’indexation des documents. Vous avez ainsi l’assurance de toujours disposer d’une vue d’ensemble claire et complète de ce qui a été fait avec chaque document, de sa version actuelle et de son statut.

Intégration avec des systèmes existants

iGuana iDM peut être intégré avec votre système ERP (par exemple SAP, Oracle PeopleSoft, Microsoft Dynamics NAV, etc.), votre logiciel comptable ou tout autre système. Un des principaux avantages de cette intégration réside dans le fait que vos collaborateurs peuvent accéder aisément aux documents archivés dans iGuana iDM via l’interface familière de vos applications IT existantes.

L’intégration permet également d’associer des documents présents dans vos systèmes existants avec des contrats archivés dans iGuana iDM, par exemple des factures, ordres d’achat, pièces jointes et autres documents ayant trait à un contrat donné. Les utilisateurs ont ainsi toujours une vue d’ensemble complète de tous les documents qui ont trait à un contrat spécifique.

Notifications et alertes

Pour aider les organisations à éviter les mauvaises surprises, comme de perdre de vue la date du terme ou de renouvellement d’un contrat, iGuana iDM alerte automatiquement les utilisateurs concernés pour les dates importantes. Des notifications sont envoyées par e-mail aux collaborateurs autorisés, selon des délais de notification spécifiés au préalable, par exemple 30 ou 90 jours à l’avance. Vous avez ainsi l’assurance que votre organisation ne ratera jamais un délai contractuel important.

Sécurité et conformité

La conformité avec les dispositions légales et réglementaires est entretenue de manière automatique dans iGuana iDM. Ceci comprend la protection de données sensibles contre tout accès non autorisé, l’archivage infalsifiable, le respect des politiques en matière de rétention et de destruction des données, et les règles en matière de respect de la vie privée. Tous les documents sont cryptés et des journaux d’accès détaillés sont fournis.

Simplifiez la gestion de vos contrats avec iGuana iDM.

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2018-03-13T08:58:32+00:00 1 mars, 2018|