• Document Management and Digital Archiving for SMB with the iGuana iDM Document Management Software (DMS)

Gestion de documents pour les PME

La gestion de documents représente souvent un gros défi pour les petites et moyennes entreprises (PME). Compte tenu de contraintes de temps et de budget, il est fréquent que des documents importants (papier et électroniques) touchant à l’entreprise se retrouvent enregistrés dans des emplacements disparates et soient gérés de façon décentralisée. Dans ces conditions, il est difficile pour vous d’avoir à tout moment une vue complète et cohérente de vos clients, fournisseurs, partenaires et distributeurs. Il est alors aussi difficile de contrôler qui au sein de votre entreprise a accès à quels documents, et de garantir la sécurité des informations.

Gestion de documents aisée pour les petites et moyennes entreprises (PME)

La solution iGuana iDM pour la gestion documentaire pour petites et moyennes entreprises est conçue pour vous aider à relever ces défis. Pour seulement une fraction du coût, sans avoir à investir dans du matériel et des ressources IT coûteux, et sans avoir à former les utilisateurs, vous pouvez centraliser tous vos processus d’archivage de documents. La plate-forme iGuana iDM est un support sûr pour capturer, distribuer, gérer, archiver et récupérer vos documents métier via une interface utilisateur entièrement basée sur le Web, intuitive et facile à utiliser.

Fichiers clients et fournisseurs uniformes

Avec iGuana iDM, vous pouvez archiver de manière centralisée dans une arborescence logique tous les documents associés à un client, fournisseur et partenaire et fournir de la sorte une vue uniforme de chaque client. Vous pouvez par exemple grouper toutes les factures archivées, les contrats, les bons de livraison, les devis, les e-mails et les fichiers multimédia tels que photos et vidéos, concernant un client donné dans le fichier de ce client dans iGuana iDM. La même logique peut être appliquée pour l’archivage de documents concernant un fournisseur et un partenaire.

Vous n’aurez plus besoin de rechercher des documents provenant de sources disparates tels que dossiers papier, documents MS Office, e-mails, etc. chaque fois qu’un client vous contacte ou que vous avez besoin de traiter une facture d’un fournisseur. Vous aurez la possibilité d’accéder d’un simple clic à toutes les informations de clients/fournisseurs à partir d’une archive centralisée dans iGuana iDM.

Selon vos besoins et vos préférences, les documents papier peuvent aisément être scannés à l’aide d’un appareil multifonctions (MFP) ordinaire ou d’un simple scanner de bureau.

Accès sûr aux documents

iGuana iDM offre une sécurité multicouches au niveau groupe, niveau utilisateur, niveau document et niveau champ. Cela veut dire que vous pouvez fournir différents types d’accès à différents utilisateurs, sur la base de divers critères, et spécifier des actions que ces utilisateurs peuvent accomplir sur les documents archivés. En substance, iGuana iDM vous offre la flexibilité de contrôler qui peut accéder à quels documents.

Par exemple, il est possible de configurer facilement des niveaux d’accès pour autoriser des utilisateurs de votre département de comptabilité à voir et/ou éditer uniquement des documents ayant trait à leurs tâches de comptabilité quotidiennes. De même, des responsables de départements ne pourraient voir que des documents ayant trait aux opérations de leur département, tandis que le management aurait accès à tout.

De plus, il est possible d’accéder aux documents archivés dans iGuana iDM via l’appli iSearch pour iPhone et iPad aisément téléchargeable sur l’App Store. Les utilisateurs peuvent visualiser des documents qu’ils sont autorisés à voir, de partout et à tout moment, de manière sûre.

Routage et approbation de documents

Les documents entrants tels que les factures et le courrier postal peuvent être scannés dans iGuana iDM et distribués au personnel adéquat. Une facture d’un fournisseur peut par exemple être scannée à sa réception et être automatiquement envoyée vers le département de comptabilité pour traitement. Une fonction d’approbation peut aussi être incorporée dans le processus de routage, par exemple en envoyant la facture au management pour approbation avant qu’elle ne soit traitée.

Une plate-forme de pointe pour une fraction du coût

iGuana iDM est entièrement basé sur le Web. Tout ce qu’il vous faut, c’est une connexion Internet et un navigateur Web. Vous pouvez également choisir l’option d’installer le logiciel en dehors de votre site, c’est-à-dire dans le cloud, et non sur vos propres serveurs. Vous n’avez ainsi pas besoin d’investir dans du matériel et des ressources IT.

Le logiciel iGuana iDM est conçu dans une optique de facilité d’utilisation. Pour l’utiliser, il n’est pas nécessaire de disposer de compétences techniques ni de connaissances spécialisées. Dès lors, il ne requiert aucune formation. Quelques jours, et non quelques semaines ou mois, suffisent pour apprendre à utiliser iGuana iDM. Le système ne requiert en outre aucun entretien.

Avec la gestion documentaire d’iGuana iDM, votre entreprise est parée pour l’avenir.

Téléchargez notre brochure de solutions ici.

2018-03-13T09:39:44+00:00 1 mars, 2018|