• Document Management for Healthcare Solution

Gestion de documents pour les soins de santé – une solution totale

On attend des établissements de soins qu’ils fournissent en permanence des soins de la plus grande qualité aux patients. Ils doivent également gérer des systèmes de soins de plus en plus sophistiqués, tels que les systèmes d’information hospitaliers (SIH), les systèmes de gestion des informations de laboratoire (SIL), etc. Ils doivent en outre traiter un nombre croissant de documents quotidiens. Ces documents peuvent être électroniques ou sur papier, et se trouver dans ou en dehors de leurs systèmes informatiques.

Comment les professionnels de la santé, travaillant dans des environnements si complexes, gardent-ils le contrôle de tous ces documents ?

Une solution totale pour les soins de santé

La solution d’iGuana pour la gestion des documents dans le secteur des soins de santé est conçue spécialement pour aider les établissements de soins à relever ce défi. Notre solution couvre tous les aspects des processus quotidiens d’un prestataire de soins, qui s’accompagnent de beaucoup de documents. Avec iGuana, vous aurez la possibilité de numériser et d’archiver tous vos documents de manière centrale, et de les intégrer dans vos systèmes IT, processus quotidiens et workflows existants. Nous pensons ici aux factures, formulaires de laboratoire, dossiers médicaux de patients, dossiers du personnel, contrats avec des fournisseurs, etc. Vos médecins et votre personnel administratif auront en permanence un accès en temps réel à des informations cliniques et non cliniques essentielles, afin de prendre des décisions fondées en temps utile.

Pourquoi iGuana ?

Notre solution repose sur plus de 30 années d’expérience dans la gestion électronique de documents. iGuana est un leader du marché dans le secteur des soins de santé et possède un savoir-faire sans équivalent dans le domaine de la numérisation, de l’indexation et de l’archivage de gros volumes de documents pour de grands prestataires de soins en Europe. Nous sommes le fournisseur attitré de la solution Medical Viewer pour de nombreux établissements.

Nous comprenons votre fonctionnement et vos défis, et nous possédons une importante expérience pratique dans l’intégration avec les principaux systèmes IT dans le secteur des soins de santé (SIH, SIL, etc.). Toutes nos solutions sont basées sur notre propre logiciel de gestion documentaire, la suite iGuana iDM. Ceci nous permet de proposer une solution sur mesure pour les besoins spécifiques du secteur des soins de santé.

Nous fournissons, installons et entretenons également tout le hardware (par ex. scanners) et le software afin que vous disposiez d’un package réellement complet, une solution totale signée iGuana.

Vue d’ensemble de la solution

Avec notre solution totale, vous pouvez :

  • Éliminer votre dépendance au papier – abandonnez le papier dès le premier jour
  • Traiter et approuver chaque jour les factures entrantes ; capturer les données
  • Archiver les ordres d’achat et gérer les contrats avec les fournisseurs
  • Organiser vos dossiers du personnel afin de faciliter leur accessibilité et leur consultation
  • Numériser toute votre archive de dossiers médicaux de patients ; créer des DME

  • Scanner et traiter les demandes d’analyses et autres formulaires de laboratoire
  • Accéder à tous les documents via votre système SIH, ou autre
  • Faire scanner chaque jour les courriers entrants et les faire suivre aux membres du personnel concernés
  • Scanner les radiographies et autres films ; les rendre disponibles sous forme électronique
  • Sous-traiter le scanning à votre partenaire expérimenté, c’est-à-dire nous

Principaux éléments de la solution

Ci-dessous une brève description des principaux éléments de la solution totale d’iGuana pour la gestion des documents dans le secteur des soins de santé.

Numérisation des dossiers médicaux

Dématérialisez toute votre archive de dossiers médicaux – tout l’arriéré de fichiers patients ainsi que tous les nouveaux documents de patients générés quotidiennement. Tous les fichiers sont scannés directement vers le logiciel iGuana iDM (Medical Viewer) et classés dans le dossier médical électronique du patient (DME), auquel vous avez accès via votre SIH. Grâce à l’intégration avec votre système de planification des rendez-vous, vous savez à tout moment quels fichiers de patients doivent être scannés en premier lieu. Ceci veut donc dire que vous pouvez vous passer du papier dès le 1er jour.

Traitement intelligent des formulaires de laboratoire

Créez des formulaires de labo personnalisés, créez de nouvelles versions de formulaires, scannez, archivez et postez vos formulaires on-line afin de commander les analyses cliniques par voie électronique. Notre solution combine toutes les étapes nécessaires pour faire en sorte que les données collectées sur les formulaires scannés sont absolument exemptes d’erreurs, et que votre système SIL reçoive les instructions correctes pour effectuer les analyses. Vous serez en mesure de tester des centaines voire des dizaines de milliers de commandes par jour – notre solution est entièrement modulable et fonctionne même dans des environnements de labo entièrement automatiques où sont effectuées d’énormes quantités d’analyses.

Traitement et approbation des factures

Scannez toutes vos factures, extrayez-en toutes les données nécessaires (par ex. nom du fournisseur, numéro de facture, date, montant, TVA), postez-les directement à partir de votre écran ERP et lancez un processus automatique d’approbation de facture. En appuyant sur un seul bouton, vous serez en mesure d’accéder à toutes les factures archivées via votre interface utilisateur ERP familière et de visualiser le statut d’une facture donnée à n’importe quel moment. Vous pourrez raccourcir sensiblement la durée du traitement et de l’approbation de vos factures, vous ne manquerez plus jamais de réductions pour paiement rapide, et vous pourrez planifier correctement vos liquidités.

Gestion des documents des ressources humaines

Dématérialisez et archivez tous vos formulaires fiscaux, d’absences pour maladie, d’assurance maladie et de cotisation de retraite, contrats d’emploi, CV, e-mails, et autres documents relatifs au personnel. Capturez les données de ces documents, archivez-les de manière sûre dans un répertoire central, obtenez une vue unifiée de vos employés et créez un dossier électronique complet pour chacun. Vous pourrez tenir à jour tous les dossiers de vos employés et les documents liés, de manière à garantir la sécurité et l’intégrité des informations confidentielles de vos employés.

Gestion des contrats avec les fournisseurs et des ordres d’achat

Archivez de manière centrale tous les contrats avec des fournisseurs, ordres d’achat et documents associés, sous forme papier ou électronique, y compris les e-mails, les documents MS Office, etc. Créez un fichier électronique pour chaque fournisseur, accessible d’un simple clic. La prochaine fois que votre fournisseur vous contactera, vous serez en mesure de localiser sans peine toutes les factures, tous les ordres de commande, e-mails, bons de livraison, et autres documents numérisés, directement à partir de l’interface de votre ERP. En seulement quelques clics.

Service compris

Découvrez ci-dessous une vue d’ensemble des services que nous offrons dans le cadre de notre solution totale.

Intégration

Nous avons développé des connecteurs standard pour les principaux systèmes IT des soins de santé (SIH, SIL, etc.) et utilisons un protocole de communication HL7 embarqué. Ceci fournit un cadre complet et les normes correspondantes pour l’échange, l’intégration, le partage et la récupération d’informations électroniques dans le domaine de la santé. Accédez à vos documents archivés en utilisant l’interface utilisateur familière de vos systèmes existants, et obtenez une vue unifiée, centrée sur les documents, de chaque patient, fournisseur, employé ou partenaire. Intégrez aisément les documents archivés dans vos workflows et processus existants.

Numérisation de documents

Si vous le souhaitez, vous pouvez sous-traiter le processus de numérisation des documents, souvent intensif, à nos collaborateurs iGuana ScanFactory, qui sont des professionnels formés à ces tâches. Nous pouvons tout prendre en charge : depuis la numérisation rapide de gros volumes (par exemple pour dématérialiser votre archive de dossiers de patients) jusqu’à la numérisation quotidienne des factures et des courriers entrants. Cela vous fera gagner du temps et épargner de l’argent, et vous permettra de vous concentrer sur votre cœur de métier : prendre soin des patients.

Installation et maintenance

Dans le cadre de notre solution totale, nous vous fournissons tout le hardware nécessaire pour scanner vos documents, et nous vous conseillons les scanners à utiliser, en fonction de vos besoins spécifiques. Nous mettons également à votre disposition du personnel technique pour l’installation, la maintenance et la réparation de votre hardware. Nous sommes votre point de contact unique pour tous vos besoins en matière de numérisation et d’archivage de documents, et faisons en sorte que vous n’ayez pas besoin de consacrer des ressources internes à la gestion de plusieurs vendeurs.

Garantie de sécurité et conformité sur le plan légal

Le respect des prescriptions légales et des contrats est automatiquement assurée, et cela inclut l’archivage infalsifiable, la protection de données sensibles contre un accès non autorisé, le respect, des politiques en matière de conservation de données, ou la destruction contrôlée de données conformément aux règles de respect de la vie privée. Le cryptage de documents, l’intégration de signatures électroniques, les logs d’accès et de changements, tout cela offre un niveau supplémentaire de sécurité et empêche toute manipulation.

Reprenez le contrôle de tous vos documents avec la solution d’iGuana pour la gestion de documents dans le secteur des soins de santé.

Téléchargez notre Brochure Solution ici.

2018-03-11T14:23:39+00:00 17 mars, 2015|