• Document Management for SAP with iGuana iDM Document Management Software (DMS)

Gestion de documents pour SAP

Les entreprises font aujourd’hui face à un problème commun : la surcharge d’informations d’entreprise, sous la forme de données structurées stockées dans des bases de données et générées par des systèmes ERP tels que SAP, et sous la forme de données non structurées telles que documents papier et électroniques, e-mails, images, etc. Ces organisations, petites et grandes, recherchent naturellement des solutions pour structurer et gérer ces données d’une façon efficace et rentable, avec un minimum d’efforts et un minimum d’investissement dans de coûteuses ressources IT. Selon des études, près de 80% des informations d’entreprise ne sont pas structurées et sont gérées de façon décentralisée, ce qui les rend extrêmement difficiles et coûteuses à entretenir.

En tant que client SAP, vous recherchez des façons de combler le fossé entre les données contenues dans votre système SAP et les données non structurées, souvent sensibles, qui ne proviennent pas du système SAP, comme les factures papier entrantes, les notes de livraison, les fax, les e-mails de clients, les contrats, les dossiers de ressources humaines (HR), etc. La solution iGuana iDM pour la gestion documentaire pour SAP peut vous aider à combler ce fossé, à mettre en place une vue d’ensemble complète et unifiée de vos clients, employés, fournisseurs, distributeurs et partenaires, à stimuler votre productivité et à améliorer vos résultats financiers.

Notre solution

Avec la solution iGuana iDM pour la gestion documentaire pour SAP, vous pourrez capturer et archiver les documents papier et électroniques, de manière aisée, sûre et structurée, intégrer ces documents dans des transactions et des workflows SAP, et les récupérer directement à partir de l’interface utilisateur familière de SAP. Cela signifie que vos utilisateurs bénéficient d’un accès fluide, dans toute l’entreprise, à tous les documents relatifs à une transaction métier particulière dans SAP, sans avoir à quitter l’environnement familier de SAP. Votre organisation peut ainsi augmenter sa productivité, améliorer son efficacité opérationnelle, et réduire ses frais informatiques et autres.

Pour une vue d’ensemble détaillée de la fonctionnalité disponible, veuillez vous rendre sur la page Suite iGuana iDM.

Optimiser les processus métier

Sur le plan de vos processus métier, la solution iGuana iDM pour la gestion documentaire pour SAP peut vous aider à rationaliser les processus métier impliquant beaucoup de papier, chronophages, et dès lors sensibles aux erreurs, tels que le traitement et l’approbation de factures entrantes (comptes créditeurs) ou la gestion des fichiers de ressources humaines. Avec la solution de gestion documentaire pour SAP, vous ne raterez plus les dates butoir ou les ristournes pour paiement rapide, vous n’aurez plus à payer d’intérêts de retard, et votre personnel ne perdra plus son temps à des tâches administratives de routine.

Réduire les coûts informatiques

D’un point de vue IT, vous serez en mesure d’améliorer les performances de votre système ERP et de réduire le temps nécessaire pour accéder à des informations en transférant des documents dans l’archive iGuana iDM. Avec la solution iGuana iDM pour la gestion documentaire pour SAP, vous libérerez de la place et des ressources ERP et vous économiserez de l’argent sur des tâches administratives et du matériel informatique. Cela se traduira par une réduction du TCO (Total Cost of Ownership) et par un ROI maximisé.

Garantir la conformité sur le plan légal et réglementaire

La solution iGuana iDM pour la gestion documentaire pour SAP offre une fonctionnalité qui vous aide à rationaliser les opérations et à réduire les coûts administratifs liés au respect des obligations légales et réglementaires. La conformité sur le plan légal et contractuel est automatiquement assurée, qu’il s’agisse d’un archivage infalsifiable, de la protection de données sensibles contre tout accès non autorisé, de la conformité avec les politiques de rétention, ou de la destruction contrôlée de données dans le respect des règles de protection de la vie privée.

Gestion documentaire pour SAP – Éléments de la solution

Numérisation de documents

Le puissant logiciel iProcess d’iGuana iDM est capable de traiter jusqu’à 1 million de documents par jour, et prend en charge la numérisation desktop ou le traitement de grands volumes (nous pouvons, en fonction de vos besoins, fournir des scanners avec une capacité de numérisation allant jusqu’à 50.000 pages par jour, chacun). Tous les documents papier sont scannés directement dans iGuana iDM. Selon le nombre de documents à numériser et vos exigences spécifiques, il est aussi possible de scanner des codes-barres et d’utiliser une puissante technologie de reconnaissance de formulaires Free Form et d’extraction de données (OCR, ICR, OMR).

Grâce à l’intégration avec SAP, les documents scannés et archivés sont reliés automatiquement à des processus transactionnels dans SAP, tels que le processus des Comptes créditeurs, et peuvent être consultés directement via l’interface utilisateur de SAP. Ceci garantit une expérience fluide à l’utilisateur SAP et offre une vue d’ensemble unifiée de vos clients, fournisseurs, distributeurs et autres profils dans SAP.

Archivage sûr

iGuana iDM fait office de répertoire sûr pour les documents papier et électroniques scannés. Tous les documents dans iGuana iDM sont archivés dans un format infalsifiable et conforme sur le plan légal, avec une piste d’audit complète qui peut être consultée à tout moment.

En ce qui concerne les documents papier, une fois que la numérisation est terminée, iGuana iDM analyse soigneusement la qualité de l’indexation / classification et signale (flag) toute erreur éventuelle. Les erreurs peuvent le cas échéant être vérifiées dans le cadre du contrôle de la qualité et corrigées si nécessaire avant que les documents en question ne deviennent disponibles dans SAP.

Documents Microsoft Office et autres documents électroniques

iGuana iDM prend en charge l’archivage de documents électroniques, y compris les documents Microsoft Office (MS Word, Excel, PowerPoint, etc.) et les fichiers multimédia tels que les images et les vidéos, les documents PDF/A, etc. iGuana iDM fournit également une fonctionnalité de rendu de document qui transforme en fichiers images accessibles les documents créés dans des formats qui ne sont plus supportés.

Microsoft Exchange

iGuana iDM s’intègre aisément dans MS Exchange, ce qui permet l’archivage d’e-mails Outlook (par ex. e-mails de clients) dans iGuana iDM et relie ces e-mails aux dossiers concernés dans votre système ERP SAP.

Récupération sans faille à l’aide de l’interface utilisateur de SAP

Grâce à l’intégration avec SAP, iGuana iDM peut fournir aux utilisateurs SAP une vue centrée sur le document pour chaque client et chaque fournisseur, ainsi que d’autres données, tout cela dans une structure logique. Les documents archivés dans iGuana iDM peuvent provenir de différentes sources (physiques et électroniques), d’environnements non-SAP et de systèmes anciens. Les utilisateurs SAP autorisés peuvent aisément récupérer les documents sur demande, à l’aide de leur interface SAP familière, sans devoir à aucun moment se connecter à iGuana iDM.

Intégration dans le workflow SAP

Les documents archivés dans iGuana iDM peuvent être incorporés dans un workflow SAP, par exemple le processus des Comptes créditeurs. Une facture scannée et archivée dans iGuana iDM peut ainsi, grâce à l’intégration avec SAP, déclencher automatiquement ou devenir une partie d’un workflow d’approbation concerné dans SAP. Une fois de plus, du point de vue de l’utilisateur, l’expérience se déroule sans faille dans la mesure où les utilisateurs SAP peuvent exécuter leurs tâches depuis leur environnement SAP familier.

Tirez encore plus de SAP avec iGuana iDM.

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2018-03-13T09:56:52+00:00 1 mars, 2018|