• Scanning and Digitizing Medical Records and Files with iGuana iDM Document Management Software (DMS)

Dématérialisation des dossiers médicaux

En tant qu’établissement de soins, vous vous efforcez d’offrir des soins d’une qualité optimale à vos patients. Un des principaux défis auxquels vous faites face est de savoir comment fournir à votre personnel médical un accès aisé, à la demande et rentable, aux dossiers médicaux des patients. Un système d’information hospitalier (SIH) ne peut pas relever totalement ce défi si vous avez un arriéré de dossiers médicaux en format papier. Ces dossiers papier, qui sont extrêmement coûteux à stocker et récupérer, doivent être incorporés dans votre SIH afin de fournir une vue uniforme de chaque patient.

Notre solution

Nous proposons de vous rendre indépendant de dossiers papier ainsi que du stockage physique et des coûts qui y sont associés. Avec la solution iGuana iDM pour la dématérialisation / numérisation des dossiers médicaux, vous pourrez fonctionner ‘sans papier’ dès le 1er jour : d’un seul clic, vos collaborateurs médicaux pourront accéder au dossier médical électronique (DME) complet de chaque patient, et se concentrer sur ce qu’ils font le mieux : s’occuper des patients.

Arriéré – numérisation de vieux dossiers médicaux

Avec iGuana iDM, vous pouvez fonctionner ‘sans papier’ dès le 1er jour.

Numériser des centaines de milliers de dossiers de patients exige une certaine préparation. Et cela peut vous prendre des lustres si vous ne planifiez pas les choses correctement. Archiver les dossiers médicaux de A à Z est un exemple de mauvaise préparation qui peut vous coûter du temps et de l’argent. Pour répondre à ce problème, iGuana iDM peut s’intégrer dans votre système de planification des rendez-vous (par exemple UltraGenda) et vous indiquer quels fichiers de patients doivent être numérisés en premier. Cela signifie que, quel que soit l’arriéré, vous pouvez en ce qui concerne les opérations quotidiennes directement fonctionner ‘sans papier’.

En résumé, le processus se déroule comme suit :

Étape 1 : Réception

  • iGuana iDM s’intègre dans le système de planification des rendez-vous et génère un rapport des dossiers de patients qui doivent être numérisés en premier.
  • La ou les personnes responsables récupèrent les dossiers des patients dans leur endroit de stockage physique et les enregistrent comme ‘En traitement’ dans iGuana iDM.

Étape 2 : Préparation

  • iGuana iDM génère pour chaque dossier médical des feuilles de séparation munies d’un code-barres (les feuilles de séparation avec codes-barres seront utilisées pour classer automatiquement les dossiers dans une structure de fichiers logique dans iGuana iDM, immédiatement après la numérisation).
  • Les agrafes et trombones sont retirés de chaque dossier médical et des feuilles de séparation avec code-barres sont insérées dans les dossiers de patients, en préparation à la numérisation.

Étape 3 : Numérisation

  • Les dossiers médicaux sont numérisés dans iGuana iDM (en fonction de vos besoins, nous pouvons fournir des scanners avec une capacité de numérisation allant jusqu’à 50.000 pages par jour, chacun).
  • La technologie de reconnaissance de codes-barres embarquée dans iGuana iDM reconnaît les codes-barres sur les feuilles de séparation dans chaque fichier scanné, ainsi que ses contenus, ce qui permet à iGuana iDM de les classer dans le logiciel et de créer une arborescence logique pour chaque dossier.

Étape 4 : Contrôle de la qualité

  • Une fois que la numérisation est terminée, iGuana iDM analyse soigneusement la qualité de l’indexation / classification et signale (flag) toute erreur éventuelle.
  • La ou les personnes responsables vérifient les erreurs dans iGuana iDM dans le cadre du contrôle de la qualité, et font les corrections éventuelles nécessaires.

Étape 5 : Sortie

  • Les fichiers papier sont entreposés dans votre lieu de stockage sur site ou extérieur, ou détruits de manière sûre.
  • iGuana iDM conserve les informations à propos de l’emplacement des dossiers papier dans votre lieu de stockage sur site ou extérieur, de façon à permettre une récupération facile à l’aide d’iGuana iDM, sur demande.

Numérisation quotidienne de nouveaux dossiers médicaux

Outre les arriérés de dossiers médicaux existants qui doivent être numérisés et archivés, vous avez probablement aussi quotidiennement des documents qui concernent de nouveaux patients et doivent eux aussi être scannés. Par exemple des documents de patients nouvellement admis. Ces nouveaux documents peuvent être scannés directement vers iGuana iDM et classés automatiquement dans le dossier médical du patient concerné.

Pour résumer, le processus se déroule comme suit :

  • Lorsqu’un patient est admis, un numéro d’admission est généré dans votre SIH.
  • Grâce à l’intégration avec le SIH, iGuana iDM produit des étiquettes avec un code-barres associé au numéro d’admission du patient.
  • Les étiquettes sont remises au patient ou directement au collaborateur médical avant le début du rendez-vous.
  • Le collaborateur médical colle une étiquette sur chaque document produit pendant le rendez-vous.
  • Les documents sont scannés dans iGuana iDM, le code-barres sur l’étiquette est reconnu et le document scanné est classé dans la structure de fichier du patient.

Intégration avec le SIH

iGuana iDM est conçu pour s’intégrer avec votre SIH.

Le principal objectif de l’intégration iGuana iDM – SIH est de fournir à votre organisation, et plus spécifiquement à votre personnel médical, une vue uniforme du dossier médical de chaque patient à partir d’un point d’accès centralisé : votre SIH. Cela signifie que chaque dossier médical archivé dans iGuana iDM peut être visualisé par les collaborateurs médicaux comme un DME unique, unifié enregistré dans votre SIH. Cette intégration autorise en outre ce que nous avons évoqué plus haut, le ‘fonctionnement sans papier dès le 1er jour’, sans le moindre dérangement dans vos activités quotidiennes.

iGuana iDM communique avec votre SIH à l’aide d’un protocole de communication embarqué HL7 qui fournit un cadre complet avec des normes pour l’échange, l’intégration, le partage et la récupération d’informations de santé électroniques.

iGuana iDM s’intègre avec succès avec les solutions SIH suivantes : Epic, McKesson, SAP, ChipSoft, iSOFT, Infohos, ORBIS.

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Visionnez notre brève vidéo : Numérisation de dossiers médicaux

2018-03-28T14:37:15+00:00 1 septembre, 2014|