RGPD, Respect de la vie privée & Sécurité2018-08-07T15:14:45+00:00

RGPD, Respect de la vie privée & Sécurité

iGuana prend très au sérieux les questions de respect de la vie privée, de sécurité et de protection des données à caractère personnel. Nous possédons en interne un délégué à la protection des données (DPD) (Data Protection Officer (DPO) en anglais), qui a la responsabilité de garantir la conformité avec les politiques internes de sécurité et de respect de la vie privée, et de mettre en place des procédures en conformité avec le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) et avec la norme ISO 27001 sur la sécurité des informations. Nous nous engageons fermement à protéger le caractère privé des données personnelles de nos clients, fournisseurs, partenaires, employés et des autres personnes concernées. Dans le cadre de cet engagement, nous révisons régulièrement nos politiques en matière de respect de la vie privée, de sécurité et de protection des données, et nous formons en permanence notre personnel afin de garantir la bonne application des règlements, normes industrielles et meilleures pratiques.

Charte RGPD d’iGuana

  • iGuana a dans son personnel un délégué à la protection des données (DPD) qui est responsable de la conformité avec le RGPD.
  • iGuana suit strictement les instructions données par ses clients (responsables du traitement) et n’utilise aucune donnée de clients à des fins personnelles.
  • iGuana ne sous-traite aucune de ses activités de traitement des données sans l’accord préalable du client, et fait preuve de vigilance vis-à-vis de tous ses sous-traitants.
  • iGuana ne conserve pas les données d’un client pour une période plus longue que ce qui est convenu avec le client.
  • iGuana prend toutes les mesures nécessaires pour sécuriser et protéger les données à caractère personnel de ses clients, fournisseurs, partenaires et employés.
  • iGuana fait régulièrement suivre des formations à son personnel pour tous les aspects liés à la protection de la vie privée, à la sécurité et à la protection des données.
  • Le personnel et les sous-traitants d’iGuana doivent signer des accords de confidentialité et respecter des politiques strictes.
  • iGuana effectue des audits internes et externes, annoncés et non annoncés, à propos du RGPD et de la sécurité.
  • iGuana est disposée à se soumettre à des audits, et met à disposition toute la documentation nécessaire pour démontrer son respect du RGPD.
  • iGuana s’engage à signaler sans délai au responsable du traitement toute fuite de données, au cas où une telle fuite devait se présenter.
  • iGuana intègre des clauses et conditions RGPD dans ses contrats de traitement de données.
  • Les systèmes, politiques et procédures d’iGuana comprennent des fonctions de protection des données ‘dès la conception’ et ‘par défaut’ (privacy by design & by default).

Le RGPD et les solutions logicielles et services d’iGuana

iGuana fournit un logiciel de gestion et d’archivage électronique de documents (iGuana iDM) et des services de numérisation de documents et d’archives (ScanFactory).

Logiciel iGuana iDM

Le logiciel iGuana iDM a été conçu pour être utilisé par nos clients pour traiter, gérer et archiver leurs propres documents et/ou les documents de leurs clients. Si vous utilisez un logiciel iGuana iDM qui est mis à votre disposition par votre organisation, ce sont les politiques et procédures internes de votre organisation en matière de protection des données à caractère personnel, sur la base du RGPD, qui sont d’application. iGuana n’est pas responsable des règles de respect de la vie privée ou des pratiques en matière de sécurité de ses clients, qui peuvent être différentes de celles d’iGuana. Dès lors, si vous avez des questions en matière de respect de la vie privée en lien avec le logiciel iGuana iDM mis à votre disposition par votre organisation, veuillez les adresser au DPD ou administrateur système de votre propre organisation, ou à une autre personne responsable au sein de votre organisation.

ScanFactory

Les services iGuana ScanFactory s’adressent aux clients qui souhaitent sous-traiter tout ou partie de leurs activités d’archivage à iGuana. Dans ce contexte, au sens du RGPD, iGuana est le ‘sous-traitant’ et ses clients ScanFactory sont les ‘responsables du traitement’. Nous prenons dès lors toutes les mesures nécessaires pour protéger les données à caractère personnel traitées par ScanFactory pour le compte de nos clients, et nous aidons nos clients à garantir leur conformité avec le règlement. Ces mesures sont décrites dans la Charte RGPD d’iGuana, dans une documentation détaillée établissant cette conformité et remise par iGuana à ses clients ScanFactory, ainsi que dans les contrats de traitement de données conclus entre iGuana et ses clients ScanFactory. N’hésitez pas à poser au DPD d’iGuana vos questions relatives au respect de la vie privée dans le cadre des activités de traitement des données sous-traitées par votre organisation à ScanFactory.

Daria Mavrenkova
Daria MavrenkovaDélégué à la protection des données

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GSM: +32 471 136 468
dmavrenkova@iguana-dms.com

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Notre site Web fournit énormément d’informations à propos de notre entreprise, de nos solutions et de nos services. Il offre également aux visiteurs du site la possibilité de nous contacter, de demander des informations ou des devis, de soumettre des demandes de support et de poser leur candidature pour des postes vacants, par le biais de formulaires de contact on-line. Nous sommes parfaitement conscients de l’importance de la protection de votre vie privée et des données à caractère personnel que vous nous communiquez lorsque vous utilisez ces formulaires de contact, et nous avons dès lors pris toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour empêcher tout accès ou traitement non autorisé.

Quelles données traitons-nous, et à quelles fins ?

Nous traitons uniquement les données à caractère personnel que vous communiquez volontairement pour répondre à votre demande. Ces données comprennent votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone, votre entreprise, les informations contenues dans votre CV ou dans votre demande de support. Nous utilisons ces données pour vous fournir les informations que vous avez demandées, répondre à vos questions, réagir à vos commentaires ou suggestions, résoudre votre problème de support, évaluer votre candidature pour un poste vacant, etc. Nous n’utilisons jamais vos données à des fins de marketing direct, sauf si vous nous demandez expressément de vous envoyer des informations de marketing. Nous n’envoyons pas de newsletters électroniques, et notre site Web n’utilise pas de cookies.

Qui a accès à vos données ?

Seule iGuana a accès aux données collectées par le biais de son site Web. Les demandes que vous transmettez via notre site Web sont automatiquement transférées aux collaborateurs iGuana concernés. Les informations que vous nous transmettez lorsque vous nous envoyez une candidature pour un poste vacant vont directement chez la personne responsable pour le recrutement et les ressources humaines chez iGuana. Les demandes de support vont quant à elles directement au Helpdesk d’iGuana. Veuillez néanmoins noter que le site Web d’iGuana comporte des liens vers d’autres sites Web, par exemple (mais de façon non limitative) les sites Web de nos fournisseurs ou de nos partenaires. Nous ne sommes pas responsables du traitement de vos données à caractère personnel par ces sites extérieurs, et nous vous invitons à lire leurs déclarations en matière de respect de la vie privée.

Vos droits

Nous croyons en la transparence et la communication ouverte avec les personnes concernées. N’hésitez pas à contacter le DPD d’iGuana en direct pour toute question ou inquiétude à propos de l’utilisation du présent site Web.

  • Vous n’avez aucune obligation de nous fournir des données à caractère personnel, quelles qu’elles soient, c’est-à-dire que les données que vous décidez de nous transmettre sont transmises de façon purement volontaire.
  • Vous avez le droit de nous demander si vos données à caractère personnel sont traitées et, si c’est le cas, quelles données et à quelles fins.
  • Vous avez le droit de consulter vos données, de limiter leur traitement ou de rectifier, corriger, mettre à jour ou effacer vos données.
  • Vous avez droit à la portabilité de vos données, c’est-à-dire que vous avez le droit de recevoir en retour les données à caractère personnel qui vous concernent et de transmettre ces données à une autre entité.
  • Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel ou à la finalité de ce traitement, ainsi que d’introduire une plainte auprès de l’autorité de contrôle.
  • Vous avez le droit de retirer votre consentement au traitement de vos données à caractère personnel, à tout moment, en contactant le DPD d’iGuana.