Vous êtes submergé de papier ? Vous avez des difficultés à gérer des archives papier qui n’arrêtent pas de grossir et qui vous coûtent de plus en plus cher ? Vous craignez de perdre des documents importants ou estimez que vous n’êtes plus en mesure de garantir leur conformité ? Si c’est le cas, vous envisagez probablement une solution numérique.

Selon certaines estimations, les employés de bureau consacrent près de 20% de leur temps à rechercher des informations dans des documents papier, mais avec seulement 50% de chances de trouver effectivement ce qu’ils recherchent. De plus, environ 8% des documents papier se perdent, et 4% sont mal classés.

Besoin d’aide ?

Se débarrasser entièrement du papier n’est ni possible ni pratique.

Beaucoup d’entreprises n’ont pas un besoin urgent de numériser tous leurs documents papier, mais recherchent simplement des façons de réduire (pas nécessairement éliminer) le temps passé chaque jour par leurs employés à travailler avec du papier. En tant qu’entreprise, vous vous trouvez face à un dilemme : vous voulez que votre personnel soit plus productif, mais vous ne souhaitez pas, ou le cas échéant vous ne devez pas, mettre en place un projet de numérisation à grande échelle. Peut-être que tout ce qu’il vous faut, c’est un peu d’aide pour les fichiers papier que votre propre personnel n’a simplement pas le temps ou les moyens de traiter.

Quelles options avez-vous ?

Sous-traiter la numérisation de vos documents

Pour commencer, envisagez de sous-traiter la numérisation de vos documents à un fournisseur de services fiable et expérimenté. Si la numérisation de documents n’est vraiment pas votre cœur de métier, la dématérialisation de vos documents papier peut devenir une entreprise coûteuse et chronophage, surtout si vous avez un gros arriéré en matière de dossiers papier.

iGuana possède plusieurs dizaines d’années d’expérience dans la gestion de projets de numérisation, et vous propose une solution facile.

iGuana ScanFactory est un service de numérisation de documents totalement sous-traité et complet, qui vous épargnera du temps, de l’argent et des efforts, et qui vous permettra de vous concentrer sur votre cœur de métier. Tous les services ScanFactory sont fournis par un personnel qualifié et correctement formé, qui peut se charger de numériser et d’indexer tous vos documents, depuis les factures d’achat jusqu’au courrier quotidien, en passant par des formulaires contenant des données lisibles, des microfilms, microfiches et nombre d’autres documents.

Numériser en fonction des besoins

De nombreuses organisations, même si elles ont décidé de sous-traiter la numérisation, se sentent submergées lorsqu’elles imaginent tout le travail à faire, et elles se préparent pour un projet de numérisation de longue haleine, complexe et coûteux. Mais cela ne doit pas nécessairement se passer ainsi. Aucun besoin de terroriser votre entreprise et votre personnel avec la perspective d’un vaste projet de numérisation ‘choc’, même si vous pouvez sous-traiter tout le travail.

Notre conseil est de simplement se focaliser sur les principaux besoins de votre entreprise, et de scanner vos documents comme et quand c’est nécessaire.

La numérisation de documents sous forme de service

Nous conseillons à nos clients de considérer la numérisation de documents comme une sorte de service ‘souscrit’. Exactement comme il y a des entreprises qui achètent des logiciels sous forme de SaaS (software-as-a-service) et qui paient un montant mensuel pour les utiliser, pourquoi ne serait-il pas possible pour d’autres entreprises de faire scanner leurs documents en échange d’un forfait mensuel tout compris ?

Budget fixe, pas de surprise

Le paiement d’un forfait mensuel pour un service de numérisation de documents offre de nombreux avantages.

  • Vous n’avez pas besoin d’investir une somme donnée au départ, ce qui ne pourra que réjouir votre département de comptabilité.
  • Vous recevrez une facture mensuelle avec un montant fixe, et saurez à tout moment à quoi vous attendre pour le mois suivant – vous pouvez donc prévoir le budget en conséquence.
  • Vous éliminerez les éventuelles dépenses imprévues et les surprises désagréables.

Profiter d’un service de A & Z

Le principal avantage à sous-traiter la numérisation à un tiers réside dans le fait que vous confiez à une équipe de professionnels expérimentés la tâche de s’occuper de vos documents. Vous pouvez vous en remettre à notre équipe pour faire le travail pour lequel vos employés n’ont pas le temps. Pas de software, pas de hardware, pas de besoins de maintenance, donc pas de tracas pour votre organisation.

Nous nous occupons de :

  • Préenregistrer et enlever vos documents à l’aide d’un véhicule de transport dédié ScanFactory
  • Livrer vos fichiers dans notre unité ScanFactory sécurisée, dans des boîtes d’archives numérotées de façon unique
  • Classer et séparer le contenu des boites individuelles, et générer un code-barres unique pour chaque fichier
  • Scanner tous les documents (recto et verso) en noir & blanc et en couleur, à l’aide de scanners très spécialisés
  • Effectuer des contrôles de qualité permanents pour avoir l’assurance que tous les fichiers (papier et électroniques) sont en ordre
  • Détruire les fichiers papier de façon sûre (fourniture d’une attestation) ou vous rapporter les documents
  • Faire en sorte que tous les fichiers numérisés et métadonnées soient prêts à être importés dans votre système DMS, SIH, ERP, etc.
  • Envoyer si nécessaire les documents scannés aux membres concernés de votre personnel

Laissez votre personnel se concentrer sur ce qu’il fait le mieux.
Et laissez-nous nous occuper de la paperasserie.