Services de numérisation de documents 2018-04-12T12:40:43+00:00

Services de numérisation de documents et d’archives

Nous pouvons numériser toutes sortes de documents pour votre organisation : documents d’affaires, fichiers de ressources humaines (RH), factures, contrats, documents légaux, déclarations de sinistres, documents grand format, dossiers médicaux, courriers entrants, etc. Avec plus de 30 années d’expérience dans le domaine de la numérisation, de l’indexation et de l’archivage de gros volumes de documents, nous savons tout ce qu’il faut savoir sur la dématérialisation de documents. Les services de numérisation fournis par notre division ScanFactory sont exécutés par des collaborateurs qualifiés et possédant une habilitation de sécurité, spécialisés dans la numérisation de qualité de documents. Nous travaillons avec des départements de ressources humaines, des départements financiers et de comptabilité, des compagnies d’assurances, des établissements financiers, des banques, des entreprises de construction, des entreprises manufacturières et des sociétés immobilières, des pouvoirs publics, des bureaux juridiques et des cabinets d’avocats, des hôpitaux, etc.

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Équipement et technologie de pointe

Nous utilisons exclusivement les meilleurs scanners de documents disponibles sur le marché. Nos scanners de production sont équipés de fonctionnalités de pointe qui nous permettent de livrer des images numériques de haute qualité. Nous utilisons en outre notre technologie propriétaire, ScanFactory Resource Planning (SRP), pour contrôler, rationaliser et automatiser toutes nos activités de numérisation, de A à Z. Le système SRP a été entièrement développé en interne par notre personnel spécialisé. Son principal objectif est de réduire l’intervention humaine à un minimum et de supprimer le risque d’erreur humaine. Cette technologie unique et hautement sophistiquée offre une traçabilité totale et propose une fonctionnalité complète de rapportage en temps réel.

Portail Clients

Le Portail Clients vous permet de rechercher et consulter le statut de n’importe quel document traité par ScanFactory, à n’importe quel moment (par ex. ‘en cours de transport’, ‘en cours de numérisation’, etc.). Le Portail permet également de transmettre des demandes de numérisation en urgence ou de livraison physique en urgence d’un document donné, ainsi que de visualiser l’historique complet de telles demandes. Toutes les informations et métadonnées à propos de chaque document, y compris son emplacement physique exact, sont stockées dans la base de données du SRP et peuvent être récupérées sur demande.

Processus de numérisation des documents

Toutes les étapes du processus de numérisation de documents sont entièrement contrôlées par le système SRP, y compris le contrôle de la qualité, l’affectation des ressources humaines et nos scanners hautement performants. Le processus est subdivisé en étapes, il est clair et entièrement transparent, et garantit une qualité supérieure et une confidentialité absolue :

Enlèvement, transport et admission dans nos locaux

Nous enlevons vos documents et les préparons pour le transport vers notre site. Notre personnel arrive sur votre site, enregistre tous les documents dans le SRP, les place dans des boîtes d’archives spécialement conçues à cet effet, attribue un code-barres unique à chaque boîte, et empile les boîtes sur des europalettes qui sont ensuite scellées. Dès qu’un document est enregistré, iGuana et vos collaborateurs peuvent retracer l’emplacement physique exact de chaque boîte ainsi que l’étape du processus dans laquelle se trouve chaque document individuel, en temps réel, via le SRP. Les europalettes scellées avec vos documents sont transportées dans un véhicule scellé vers le site d’iGuana. Tous nos moyens de transport sont dédiés, ce qui veut dire qu’ils ne transportent à aucun moment d’autres objets que vos documents, de façon à garantir une confidentialité et une sécurité absolues. Lorsque vos documents enregistrés arrivent chez iGuana et une fois que l’intégrité de tous les scellés a été vérifiée, nous scannons les codes-barres de chaque boîte et nous attribuons à chaque boîte un emplacement unique dans notre entrepôt. Ces informations sont enregistrées automatiquement dans notre système SRP.

Préparation et numérisation

Nous préparons vos documents pour numérisation selon des directives strictes. Les reliures, agrafes et trombones sont ôtés ; si nécessaire, des pages de séparation et/ou des pages de commutation (‘toggle’) sont insérées dans les fichiers / documents afin de donner des instructions spéciales au scanner, etc. Tous les documents sont numérisés avec des réglages prédéfinis dans le système SRP pour votre projet spécifique. La numérisation est entièrement contrôlée par le système SRP, et le risque d’erreur humaine est virtuellement réduit à zéro. La qualité d’image est garantie par l’utilisation d’un matériel et d’une technologie de numérisation sophistiqués (Voir Contrôle de la qualité et amélioration des images).

Indexation et classification

La plate-forme SRP classifie et reconnaît automatiquement le flux de documents entrants. Elle identifie tous les types de contenus (par ex. formulaire, contrat, facture) et exploite 4 technologies de classification : basée sur l’image, basée sur le texte, basée sur la séparation des pages, et basée sur des règles. De même, elle identifie, trie et sépare les documents comportant de multiples pages, et utilise différentes technologies de reconnaissance telles qu’OCR, ICR, OMR ainsi que la reconnaissance des codes-barres. Les données sont soit automatiquement extraites, soit indexées manuellement à l’aide de méthodes de double saisie. Des vérifications automatiques et manuelles permettent de garantir la correction des données.

Contrôle de la qualité et amélioration des images

Une série de procédures clairement définies pilotent chaque étape de nos activités de numérisation, depuis l’enlèvement des boîtes jusqu’à la livraison des images et des métadonnées. Chaque action posée par rapport à vos documents est retracée en temps réel dans le système SRP. Nos scanners comprennent des fonctions de contrôle de la qualité embarquées : technologie Perfect Page, suppression des pages blanches, détecteur de double alimentation, numérisation en double flux, contrôle qualité intelligent, iThresholding, redressement automatique, etc. Le module d’amélioration d’image du SRP utilise un serveur 16 cœurs dédié exclusivement au traitement d’image après la numérisation, et exécute une série de fonctions algorithmiques complexes d’amélioration des images. En plus de nombreux contrôles manuels de la qualité, notre Quality Supervisor est aussi averti automatiquement par le SRP de tout problème de qualité détecté par les algorithmes sophistiqués de contrôle de la qualité du SRP.

Enfin, nos collaborateurs sont formés à appliquer les principes de gestion de la qualité ISO 9001 dans tous les aspects de leur travail.

Livraison des métadonnées et des images

La livraison des images et des métadonnées peut être effectuée soit par le biais d’une méthode de transfert direct de fichier (VPN) ou via un support de stockage externe (par ex. disque dur crypté, clé USB). C’est vous qui décidez l’option qui vous convient le mieux. La livraison est un processus entièrement automatisé qui est intégralement piloté par le système SRP. Pendant la numérisation, toutes les images scannées et les métadonnées sont stockées directement dans la base de données du SRP. Ces images et métadonnées sont automatiquement exportées du SRP, sans la moindre intervention humaine. Vous disposez par conséquent d’une flexibilité quasiment illimitée pour le choix des formats de fichiers d’images et de métadonnées (par ex. JPEG, TIFF, PDF, PDF/A, etc. pour les images ; CSV, XML, etc. pour les métadonnées ; ou tout autre format d’importation pour votre logiciel de gestion de documents).

Destruction certifiée

Tous les fichiers physiques sont mis en quarantaine (stockage scellé) pendant une période standard d’1 mois à partir du jour où les documents numérisés et les métadonnées vous ont été livrés. Vous avez ainsi le temps d’effectuer votre propre contrôle de qualité. Au terme de cette période de quarantaine et moyennant votre autorisation expresse, tous les documents en quarantaine sont détruits selon une procédure confidentielle avec niveau de sécurité P3, dans le respect de la norme DIN 66399. Une fois que les documents physiques sont détruits, toutes les images scannées et les métadonnées sont effacées de notre système SRP, et vous recevez un certificat attestant de la destruction confidentielle de vos documents.

Vie privée & Sécurité

iGuana prend très au sérieux les questions de respect de la vie privée, sécurité et protection des données. Nous possédons notre propre Data Protection Officer (DPO), membre du personnel d’iGuana, qui est responsable de garantir la conformité avec les politiques internes en matière de vie privée et de sécurité, ainsi que de mettre en place des procédures en conformité avec le RGPD et la norme ISO 27001 relative à la sécurité des données.

  • DPO interne, membre du personnel d’iGuana
  • Contrôles d’accès stricts ; surveillance 24/7
  • Interdiction de Wi-Fi & GSM
  • Vérifications en arrière-plan et accords de confidentialité
  • Transport sécurisé et stockage scellé
  • Livraison sécurisée des images et métadonnées
  • Destruction avec certificat de confidentialité

Vidéo ScanFactory

Numérisation à la demande

Utilisez notre Portail Clients pour vos requêtes de numérisation à la demande. Recevez vos fichiers en toute sécurité par e-mail ou directement dans votre logiciel de gestion de documents (Document Management System – DMS).

  • Connectez-vous sur notre Portail Clients
  • Recherchez un fichier / document que vous souhaitez faire numériser
  • Envoyez votre requête de numérisation urgente
  • Visualisez le statut de votre document en temps réel
  • Recevez votre fichier numérisé en moins d’1 heure
  • Option de service personnalisé 24/7

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