Services de numérisation de dossiers médicaux 2018-03-22T15:17:01+00:00

Services de numérisation pour dossiers médicaux et fichiers patients

Nous pouvons numériser vos dossiers médicaux et les exporter vers votre système d’information hospitalier (SIH), votre système de dossier médical électronique (DME), votre logiciel de gestion de documents (Document Management System – DMS), ou tout autre système utilisé dans votre établissement. Nous vous garantissons une confidentialité et une sécurité totales tout au long du processus. Nous sommes un leader du marché dans la gestion électronique de documents pour le secteur des soins de santé. Nous numérisons des millions de fichiers patients pour les plus grands hôpitaux et centres médicaux d’Europe. Avec plus de 30 années d’expérience dans le domaine de la numérisation, de l’indexation et de l’archivage de gros volumes de documents médicaux (y compris des radiographies, électrocardiogrammes, etc.), nous savons tout ce qu’il faut savoir sur la dématérialisation de dossiers médicaux. Les services de numérisation fournis par notre division ScanFactory sont exécutés par des collaborateurs qualifiés et possédant une habilitation de sécurité, spécialisés dans la numérisation de qualité de dossiers médicaux. Notre personnel possède un savoir-faire inégalé dans la dématérialisation d’archives de fichiers patients. Pour en savoir plus, lisez nos études de cas et témoignages de clients.
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Équipement et technologie de pointe

Nous utilisons exclusivement les meilleurs scanners professionnels disponibles sur le marché. Nos scanners de qualité médicale sont équipés de fonctionnalités de pointe qui nous permettent de livrer des images numériques de haute qualité. Nous utilisons en outre notre technologie propriétaire, ScanFactory Resource Planning (SRP), pour contrôler, rationaliser et automatiser toutes nos activités de numérisation, de A à Z. Le système SRP a été entièrement développé en interne par notre personnel spécialisé. Son principal objectif est de réduire l’intervention humaine à un minimum et de supprimer le risque d’erreur humaine. Cette technologie unique et hautement sophistiquée offre une traçabilité totale et propose une fonctionnalité complète de rapportage en temps réel.

Portail Clients

Le Portail Clients vous permet de rechercher et consulter le statut de n’importe quel fichier patient traité par ScanFactory, à n’importe quel moment (par ex. ‘en cours de transport’, ‘en cours de numérisation’, etc.). Le Portail permet également de transmettre des demandes de numérisation en urgence (livraison en 1 heure maximum) ou de livraison physique en urgence d’un fichier patient donné, ainsi que de visualiser l’historique complet de telles demandes. Toutes les informations et métadonnées à propos de chaque fichier patient, y compris son emplacement physique exact, sont stockées dans la base de données du SRP et peuvent être récupérées sur demande.

Processus de numérisation de dossiers médicaux

Toutes les étapes du processus de numérisation de dossiers médicaux sont entièrement contrôlées par le système SRP, y compris le contrôle de la qualité, l’affectation des ressources humaines et nos scanners hautement performants. Le processus est subdivisé en étapes, il est clair et entièrement transparent, et garantit une qualité supérieure et une confidentialité absolue :

Enlèvement, transport et admission dans nos locaux

Nous enlevons vos dossiers médicaux et les préparons pour le transport vers notre site. Notre personnel arrive sur votre site, enregistre tous les documents dans le SRP, les place dans des boîtes d’archives spécialement conçues à cet effet, attribue un code-barres unique à chaque boîte, et empile les boîtes sur des europalettes qui sont ensuite scellées. Dès qu’un fichier patient est enregistré, iGuana et vos collaborateurs peuvent retracer l’emplacement physique exact de chaque boîte ainsi que l’étape du processus dans laquelle se trouve chaque fichier médical individuel, en temps réel, via le SRP. Les europalettes scellées avec vos dossiers médicaux sont transportées dans un véhicule scellé vers le site d’iGuana. Tous nos moyens de transport sont dédiés, ce qui veut dire qu’ils ne transportent à aucun moment d’autres objets que vos fichiers patients, de façon à garantir une confidentialité et une sécurité absolues. Lorsque vos fichiers patients enregistrés arrivent chez iGuana et une fois que l’intégrité de tous les scellés a été vérifiée, nous scannons les codes-barres de chaque boîte et nous attribuons à chaque boîte un emplacement unique dans notre entrepôt. Ces informations sont enregistrées automatiquement dans notre système SRP.

Préparation et numérisation

Nous préparons vos fichiers médicaux pour numérisation selon des directives strictes. Les reliures, agrafes et trombones sont ôtés ; si nécessaire, des pages de séparation et/ou des pages de commutation (‘toggle’) sont insérées dans les fichiers / documents afin de donner des instructions spéciales au scanner, etc. Tous les fichiers patients sont numérisés avec des réglages prédéfinis dans le système SRP pour votre projet spécifique. La numérisation est entièrement contrôlée par le système SRP, et le risque d’erreur humaine est virtuellement réduit à zéro. La qualité d’image est garantie par l’utilisation d’un matériel et d’une technologie de numérisation sophistiqués (Voir Contrôle de la qualité et amélioration des images).

Indexation et classification

La plate-forme SRP classifie et reconnaît automatiquement le flux de documents entrants. Elle identifie tous les types de contenus et exploite 4 technologies de classification : basée sur l’image, basée sur le texte, basée sur la séparation des pages, et basée sur des règles. De même, elle identifie, trie et sépare les documents comportant de multiples pages, et utilise différentes technologies de reconnaissance telles qu’OCR, ICR, OMR ainsi que la reconnaissance des codes-barres. Les données sont soit automatiquement extraites, soit indexées manuellement à l’aide de méthodes de double saisie. Des vérifications automatiques et manuelles permettent de garantir la correction des données. Toutes les images et leurs métadonnées (taille de l’image, résolution, compression, et nombre d’autres données relatives à l’image) sont stockées directement dans la base de données du SRP.

Contrôle de la qualité et amélioration des images

Une série de procédures clairement définies pilotent chaque étape de nos activités de numérisation, depuis l’enlèvement des boîtes jusqu’à la livraison des images et des métadonnées. Chaque action posée par rapport à vos dossiers médicaux est retracée en temps réel dans le système SRP. Nos scanners comprennent des fonctions de contrôle de la qualité embarquées : technologie Perfect Page, suppression des pages blanches, détecteur de double alimentation, numérisation en double flux, contrôle qualité intelligent, iThresholding, redressement automatique, etc. Le module d’amélioration d’image du SRP utilise un serveur 16 cœurs dédié exclusivement au traitement d’image après la numérisation, et exécute une série de fonctions algorithmiques complexes d’amélioration des images. En plus de nombreux contrôles manuels de la qualité, notre Quality Supervisor est aussi averti automatiquement par le SRP de tout problème de qualité détecté par les algorithmes sophistiqués de contrôle de la qualité du SRP.

Enfin, nos collaborateurs sont formés à appliquer les principes de gestion de la qualité ISO 9001 dans tous les aspects de leur travail.

Livraison des métadonnées et des images

La livraison des images et des métadonnées peut être effectuée soit par le biais d’une méthode de transfert direct de fichier (VPN) ou via un support de stockage externe (par ex. disque dur crypté, clé USB). C’est vous qui décidez l’option qui vous convient le mieux. La livraison est un processus entièrement automatisé qui est intégralement piloté par le système SRP. Pendant la numérisation, toutes les images scannées et les métadonnées sont stockées directement dans la base de données du SRP. Ces images et métadonnées sont automatiquement exportées du SRP, sans la moindre intervention humaine. Vous disposez par conséquent d’une flexibilité quasiment illimitée pour le choix des formats de fichiers d’images et de métadonnées :

  • JPEG, TIFF, PDF & PDF/A
  • Métadonnées structurelles fichier XML ou CSV
  • DICOM pour radiographies (prêt pour importation dans n’importe quel système PACS / RIS)

Destruction certifiée

Tous les fichiers physiques de patients sont mis en quarantaine (stockage scellé) pendant une période standard d’1 mois à partir du jour où les documents numérisés et les métadonnées vous ont été livrés. Vous avez ainsi le temps d’effectuer votre propre contrôle de qualité. Au terme de cette période de quarantaine et moyennant votre autorisation expresse, tous les documents en quarantaine sont détruits selon une procédure confidentielle avec niveau de sécurité P3, dans le respect de la norme DIN 66399. Une fois que les documents physiques sont détruits, toutes les images scannées et les métadonnées sont effacées de notre système SRP, et vous recevez un certificat attestant de la destruction confidentielle de vos documents.

Vie privée & Sécurité

iGuana prend très au sérieux les questions de respect de la vie privée, sécurité et protection des données. Nous possédons notre propre Data Protection Officer (DPO), membre du personnel d’iGuana, qui est responsable de garantir la conformité avec les politiques internes en matière de vie privée et de sécurité, ainsi que de mettre en place des procédures en conformité avec le RGPD et la norme ISO 27001 relative à la sécurité des données.

  • DPO interne, membre du personnel d’iGuana
  • Contrôles d’accès stricts ; surveillance 24/7
  • Interdiction de Wi-Fi & GSM
  • Vérifications en arrière-plan et accords de confidentialité
  • Transport sécurisé et stockage scellé
  • Livraison sécurisée des images et métadonnées
  • Destruction avec certificat de confidentialité

Numérisation de dossiers médicaux

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