Salle de courrier numérique : Numérisation, Classification & Distribution du courrier entrant 2018-04-12T12:34:43+00:00

Salle de courrier numérique en tant que service : numérisation, classification & distribution du courrier entrant

Nous pouvons numériser et classifier votre courrier entrant, et ensuite le distribuer aux personnes, départements et systèmes IT concernés au sein de votre organisation. Le service de Salle de courrier numérique (Digital Mailroom) permet de numériser toute la correspondance entrante (papier et électronique) quels que soient son type ou son origine, d’en extraire des données et de distribuer de façon automatisée les images numériques et les données aux destinataires voulus. Vous avez ainsi l’assurance que les bonnes personnes dans les bons départements au sein de votre organisation (ressources humaines, finances, service après-vente, etc.) aient accès aux données critiques et urgentes sans perdre un temps précieux au processus chronophage, coûteux et sensible aux erreurs que représente le tri manuel du courrier entrant. Nous pouvons traiter à votre place et distribuer virtuellement tous les types de courrier entrant, tels que factures, bons de commande, lettres de réclamation, demandes de prêts et emprunts hypothécaires, formulaires de feedback de clients, déclarations de sinistres, contrats, et bien d’autres documents qui vous sont envoyés.

Avec plus de 30 années d’expérience dans le domaine de la numérisation, de l’indexation et de l’archivage de gros volumes de documents, nous savons tout ce qu’il faut savoir sur l’automatisation d’une Salle de courrier numérique. Les services de Salle de courrier numérique fournis par notre division ScanFactory sont exécutés par des collaborateurs hautement qualifiés et possédant une habilitation de sécurité. Nous travaillons avec toutes sortes d’organisations qui ont besoin de trier et distribuer de grands volumes de courrier entrant d’une façon centralisée, rationnelle et efficace.

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Introduction de courrier via divers canaux

Nous pouvons capturer de façon centralisée les grands volumes de documents qui entrent dans une entreprise par le biais de différents canaux papier et électroniques. Ceci peut se faire de différentes façons. Nous vous proposons dans ce contexte plusieurs options flexibles. À vous de choisir celle qui vous convient le mieux :

  • Enlèvement : Nous pouvons enlever votre courrier entrant directement dans vos locaux ou dans votre bureau de tri local à une fréquence convenue (par ex. 1x par semaine), puis le scanner et le traiter sur notre site, et ensuite le distribuer.
  • Boîte aux lettres : Vos fournisseurs ou clients peuvent envoyer leurs documents (par ex. factures) vers une boîte aux lettres dédiée créée à cet effet ; nous les récupérons dans la boîte aux lettres, puis nous les scannons, les traitons et les distribuons.
  • Numérisation sur votre site : Vous pouvez numériser votre courrier entrant sur votre site à l’aide de vos propres scanners ou appareils multifonctions ; les images scannées sont automatiquement envoyées vers notre système pour traitement et distribution.
  • E-mail : Vous pouvez envoyer votre courrier par e-mail vers un compte e-mail iGuana dédié ; les documents que vous envoyez ainsi sont automatiquement importés dans notre système pour traitement et distribution.

Capture du courrier entrant

Si vous décidez de numériser / capturer vous-même votre courrier entrant ou de nous l’envoyer par e-mail, nous pourrons le traiter immédiatement à l’aide de notre technologie sophistiquée de reconnaissance de courrier, d’extraction de données et de distribution. Si vous souhaitez que nous venions enlever votre courrier papier sur votre/vos site(s) ou dans une boîte aux lettres, nous devrons le numériser avant de pouvoir le traiter. Pour cela, nous utilisons exclusivement les meilleurs scanners de documents disponibles sur le marché. Nos scanners de production sont équipés de fonctionnalités de pointe qui nous permettent de livrer des images numériques de haute qualité. Nous utilisons en outre notre technologie propriétaire, ScanFactory Resource Planning (SRP), pour contrôler, rationaliser et automatiser toutes nos activités de numérisation, de A à Z. Son principal objectif est de réduire l’intervention humaine à un minimum et de supprimer le risque d’erreur humaine. Toutes les étapes de numérisation sont entièrement contrôlées par le système SRP, y compris le contrôle de la qualité, l’affectation des ressources humaines et de nos scanners performants.

Classification du courrier entrant

La plate-forme SRP classifie et reconnaît automatiquement le flux de documents entrants. Elle identifie tous les types de contenus (par ex. contrat, facture, formulaire de demande, déclaration d’impôts, etc.) et exploite 4 technologies de classification : basée sur l’image, basée sur le texte, basée sur la séparation des pages, et basée sur des règles. En fonction du profil de classification et des paramètres de votre projet, les méthodes de classification peuvent être utilisées individuellement ou combinées (“voting engine”). Les documents structurés et semi-structurés sont classifiés sur la base de l’image, les documents non structurés sont classifiés selon leur contenu, à l’aide d’approches basées à la fois sur la sémantique et sur des mots clés.

Reconnaissance du courrier entrant

À l’étape de la reconnaissance, notre plate-forme SRP applique un processus entièrement automatisé d’identification et d’analyse des documents /du courrier.

Séparation

Les documents comptant plusieurs pages sont identifiés, triés et séparés du flux de documents entrants, et traités comme un seul document. Pour y parvenir, on utilise la détection des pages blanches, la détection d’en-tête, des feuilles de séparation ou des algorithmes de classement prédéfinis dans notre système SRP.

Technologies de reconnaissance

Nous utilisons plusieurs technologies de reconnaissance avancées, notamment : OCR, ICR, OMR et reconnaissance des codes-barres.

  • Reconnaissance optique des caractères (OCR) dans le texte imprimé, en 190 langues
  • Reconnaissance intelligente des caractères (ICR) pour les textes manuscrits, en plus de 110 langues
  • Reconnaissance optique de symboles (OMR) pour une large gamme de coches
  • Reconnaissance de différents types de codes-barres 1D (unidimensionnels ou linéaires) et 2D (bidimensionnels)

S’il est impossible de ‘reconnaître’ les formulaires automatiquement, nous procédons à une saisie manuelle.

Extraction des données

Notre système SRP extrait automatiquement les données d’une gamme de courriers entrants, structurés et non structurés, tels que demandes d’hypothèque, déclarations d’impôts, questionnaires, demandes de carte de crédit, contrats, factures et bien d’autres. Certaines tâches commerciales requièrent une analyse et une compréhension granulaire du contenu. Notre plate-forme SRP fournit une analyse textuelle en identifiant et extrayant automatiquement les informations pertinentes, particulièrement dans des documents non structurés tels que des contrats et des rapports. Notre système SRP peut également exécuter une extraction complète de texte via OCR. Ce genre d’extraction permet de fournir des PDF entièrement ‘recherchables’.

Vérification des données

Pendant l’étape de vérification, notre système SRP réalise des vérifications automatiques et manuelles afin de garantir l’exactitude des données. Une logique commerciale intégrée détermine également si la valeur d’une donnée correspond à un système commercial lié (ERP, DMS, CRM, HRM, etc.), et offre la possibilité de mettre en place des services de mise en correspondance automatiques, un traitement sans rupture (“straight-through processing”) et des niveaux d’automatisation élevés.

Vérification automatique

La validation automatique des données garantit une grande qualité des données et réduit le besoin de vérification manuelle par des opérateurs humains. Notre système SRP peut effectuer les vérifications automatiques suivantes :

  • Comparaison par rapport à des bases de données
  • Conformité avec des règles de validation intégrées
  • Conformité avec des formats
  • Normalisation des données
  • Vérification définie par l’utilisateur

Vérification manuelle

La vérification (indexation) manuelle est utilisée lorsque l’exactitude de l’extraction automatique des données ne peut être garantie. Si, durant l’indexation manuelle, il s’avère impossible de valider totalement l’introduction correcte des index, nous utilisons une méthode à double entrée, c’est-à-dire que deux personnes vont indexer manuellement le même document, séparément l’une de l’autre, et qu’une comparaison est ensuite faite entre les deux indexations pour voir si elles correspondent. Les deux index doivent être identiques.

Distribution des images et des métadonnées

Les images numériques et les métadonnées sont distribuées / envoyées automatiquement aux bonnes personnes ou aux bons départements / systèmes IT au sein de votre organisation.

La livraison des images et des métadonnées peut être effectuée par le biais d’une méthode de transfert direct de fichier (VPN) directement dans votre système de workflow, système de gestion des cas, système de gestion de documents (DMS), système ERP (Enterprise Resource Planning), système CRM (Customer Relationship Management), système HRM (Human Resource Management), ou tout autre système pertinent. Elles peuvent également être envoyées par e-mail directement vers les boîtes aux lettres de vos collaborateurs (par ex. les factures vers les collaborateurs de la comptabilité, les demandes d’indemnités vers les collaborateurs du service de traitement des sinistres, les lettres de réclamation vers les collaborateurs de votre service Clientèle, etc.). C’est vous qui décidez l’option (ou la combinaison d’options) qui vous convient le mieux.

La livraison est un processus entièrement automatisé qui est intégralement piloté par le système SRP. Toutes les images scannées et les métadonnées sont stockées directement dans la base de données du SRP. Ces images et métadonnées sont automatiquement exportées du SRP, sans la moindre intervention humaine. Vous disposez par conséquent d’une flexibilité quasiment illimitée pour le choix des formats de fichiers d’images et de métadonnées (par ex. JPEG, TIFF, PDF, PDF/A, etc. pour les images ; CSV, XML, etc. pour les métadonnées ; ou tout autre format d’importation pour votre logiciel de gestion documentaire).

Destruction certifiée

Tous les fichiers physiques sont mis en quarantaine (stockage scellé) pendant une période standard d’1 mois à partir du jour où les documents numérisés et les métadonnées vous ont été livrés. Vous avez ainsi le temps d’effectuer votre propre contrôle de qualité. Au terme de cette période de quarantaine et moyennant votre autorisation expresse, tous les documents en quarantaine sont détruits selon une procédure sûre et confidentielle avec niveau de sécurité P3, dans le respect de la norme DIN 66399. Une fois que les documents physiques sont détruits, toutes les images scannées et les métadonnées sont effacées de notre système SRP, et vous recevez un certificat attestant de la destruction confidentielle de vos documents.

Vie privée & Sécurité

iGuana prend très au sérieux les questions de respect de la vie privée, sécurité et protection des données. Nous possédons notre propre Data Protection Officer (DPO), membre du personnel d’iGuana, qui est responsable de garantir la conformité avec les politiques internes en matière de vie privée et de sécurité, ainsi que de mettre en place des procédures en conformité avec le RGPD et la norme ISO 27001 relative à la sécurité des données.

  • DPO interne, membre du personnel d’iGuana
  • Contrôles d’accès stricts ; surveillance 24/7
  • Interdiction de Wi-Fi & GSM
  • Vérifications en arrière-plan et accords de confidentialité
  • Transport sécurisé et stockage scellé
  • Livraison sécurisée des images et métadonnées
  • Destruction avec certificat de confidentialité

Vidéo ScanFactory

Qualité & Amélioration d’image

Une série de procédures clairement définies pilotent chaque étape de nos activités de numérisation, depuis l’enlèvement des boîtes jusqu’à la livraison des images et des métadonnées. Chaque action posée par rapport à vos documents est retracée en temps réel dans le système SRP. Nos scanners comprennent des fonctions de contrôle de la qualité embarquées : technologie Perfect Page, suppression des pages blanches, détecteur de double alimentation, numérisation en double flux, contrôle qualité intelligent, iThresholding, redressement automatique, etc.

Le module d’amélioration d’image du SRP utilise un serveur 16 cœurs dédié exclusivement au traitement d’image après la numérisation, et exécute une série de fonctions algorithmiques complexes d’amélioration des images. En plus de nombreux contrôles manuels de la qualité, notre Quality Supervisor est aussi averti automatiquement par le SRP de tout problème de qualité détecté par les algorithmes sophistiqués de contrôle de la qualité du SRP.

Enfin, nos collaborateurs sont formés à appliquer les principes de gestion de la qualité ISO 9001 dans tous les aspects de leur travail.

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