Solution de stockage de documents et archives à long terme2018-08-28T15:22:22+00:00

Solution de stockage de documents et archives à long terme

Notre solution de stockage à long terme avec gestion de la conservation des documents est un service de gestion des dossiers abordable et taillé sur mesure pour répondre à vos besoins. Nous pouvons vous aider à libérer de l’espace et à gérer vos documents, dossiers et archives de manière efficace : en les stockant dans notre site de stockage sécurisé, en vous offrant un accès sur demande à vos documents chaque fois que vous en avez besoin, en développant un calendrier de conservation individuel pour chaque type de dossier ou de document, et en proposant un service sûr de destruction avec fourniture d’un certificat. Vous pouvez optimiser ou réaffecter votre espace de stockage actuel et éliminer le coût de la gestion des dossiers, tout en conservant tous les avantages d’un stockage en interne et en respectant totalement les obligations réglementaires. Notre service comprend :

  • l’inventaire complet de votre archive et le transport sûr vers notre site de stockage sécurisé ;
  • le traitement de demandes urgentes, par ex. livraison physique sur demande ou numérisation sur demande de documents spécifiques ;
  • un calendrier de conservation avec rappel des dates auxquelles vos documents peuvent être physiquement détruits, et destruction confidentielle avec certificat.

Remarque : nous proposons également une solution alternative pour les clients qui souhaitent stocker leur archive de documents hors site, la faire entièrement dématérialiser et faire ensuite procéder à la destruction de tous les documents papier. Si c’est le type de service que recherche votre organisation, veuillez cliquer ici.

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Stockage de documents & Calendrier de conservation

iGuana vide toute votre archive de documents, l’entrepose dans son site de stockage sécurisé et enregistre chaque dossier / document dans notre système unique de gestion des archives. Vous pouvez consulter des informations à propos de chaque dossier / document en temps réel via notre Portail Clients sécurisé, et demander que des dossiers / documents vous soient livrés, soit physiquement (récupération physique) soit sous forme numérique (numérisation sur demande).

Avec plusieurs dizaines d’années d’expérience dans le stockage, l’inventorisation, la numérisation et l’indexation de gros volumes de documents et dans la gestion de projets de numérisation de grande envergure, iGuana vous offre une solution simple et rentable. Vous économisez du temps, de l’argent et des efforts, et vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier pendant que nous gérons vos archives pour vous.

Avantages d’un stockage sécurisé de dossiers hors site

  • Vos archives papier sont vidées rapidement ; l’espace libéré peut être réaffecté, et vos coûts opérationnels sont abaissés.
  • iGuana dresse un inventaire complet de vos archives papier, et tous les documents sont enregistrés avec soin.
  • Vous avez un accès rapide et aisé à vos documents depuis votre bureau, à tout moment, via notre Portail Clients.
  • Sur demande, des documents peuvent vous être livrés physiquement ou en format numérique, par e-mail ou directement dans votre système DMS.
  • Vous gardez le contrôle total de votre archive en temps réel, et vous savez exactement où se trouvent vos documents.
  • Un calendrier de conservation individuel est établi pour chaque type de dossier / document, avec identification de ce qui peut être détruit.
  • Les dossiers / documents qui sont arrivés au terme de leur durée légale de conservation sont détruits de manière sûre et confidentielle.

Services professionnels compris

Vous pouvez faire entièrement confiance à nos collaborateurs professionnels. Ils sont formés pour prendre soin de toute votre archive de documents et possèdent une habilitation de sécurité. Nous pouvons vous fournir les services suivants :

  • Prise en charge de vos documents en utilisant des véhicules dédiés d’iGuana, et livraison dans notre site sécurisé
  • Inventaire complet de vos documents et placement dans des boîtes d’archives dotées d’un numéro unique
  • Classement et séparation du contenu des différentes boîtes, et génération d’un code-barres unique pour chaque dossier
  • Fourniture d’un accès à notre Portail Clients sécurisé, avec possibilité de recherche de dossiers en temps réel et de demandes de livraison
  • Livraison des documents physiques, ou leur numérisation et livraison en format numérique, sur demande
  • Développement d’un calendrier de conservation individuel pour chaque type de dossier ou de document
  • Fourniture d’une liste détaillée de tous les dossiers ou documents qui peuvent légalement être détruits
  • Destruction des dossiers papier de façon sécurisée et fourniture d’un certificat de destruction

Vie privée & Sécurité

iGuana prend très au sérieux les questions de respect de la vie privée, sécurité et protection des données. Nous possédons notre propre Data Protection Officer (DPO), membre du personnel d’iGuana, qui est responsable de garantir la conformité avec les politiques internes en matière de vie privée et de sécurité, ainsi que de mettre en place des procédures en conformité avec le RGPD et la norme ISO 27001 relative à la sécurité des données.

  • DPO interne, membre du personnel d’iGuana
  • Contrôles d’accès stricts ; surveillance 24/7
  • Caméras de sécurité, système de surveillance vidéo
  • Interdiction de Wi-Fi & GSM
  • Vérifications en arrière-plan et accords de confidentialité
  • Transport sécurisé et stockage scellé
  • Livraison sécurisée des documents (physique ou numérique)
  • Destruction avec certificat de confidentialité

Demande d’informations

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