AVG (GDPR), privacy & beveiliging2018-08-06T16:10:01+00:00

AVG (GDPR), privacy & beveiliging

iGuana neemt privacy, beveiliging en gegevensbescherming heel ernstig. Wij hebben een interne functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Offcier – DPO) aangesteld die ervoor verantwoordelijk is dat het interne privacy- en beveiligingsbeleid volledig wordt nageleefd en dat de procedures worden toegepast met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR) en de ISO-norm 27001 inzake informatiebeveiliging. Wij hechten veel belang aan de bescherming van de privacy van de persoonsgegevens van onze klanten, leveranciers, partners, werknemers en andere personen en belanghebbenden. In het kader hiervan herzien wij geregeld ons beleid inzake privacy, beveiliging en gegevensbescherming en scholen wij onze medewerkers permanent bij om ervoor te zorgen dat de toepasselijke regelgeving, sectornormen en beste praktijken worden nageleefd.

AVG-charter van iGuana

  • iGuana heeft een interne functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld die verantwoordelijk is voor de naleving van de AVG.
  • iGuana houdt zich strikt aan de instructies van haar klanten (verwerkingsverantwoordelijken) en gebruikt de gegevens van haar klanten nooit voor eigen doeleinden.
  • iGuana besteedt geen gegevensverwerkingsactiviteiten uit zonder voorafgaande toestemming van de klant en onderwerpt al haar onderaannemers aan een grondig onderzoek.
  • iGuana bewaart klantengegevens niet langer dan met de klant is overeengekomen.
  • iGuana neemt alle nodige maatregelen om de persoonsgegevens van haar klanten, leveranciers, partners en werknemers te beveiligen en te beschermen.
  • iGuana geeft haar medewerkers geregeld opleidingen over alles wat met privacy, beveiliging en gegevensbescherming te maken heeft.
  • iGuana’s medewerkers en onderaannemers zijn verplicht vertrouwelijkheidsovereenkomsten te ondertekenen en zich aan strikte beleidslijnen te houden.
  • iGuana voert zowel aangekondigd als onaangekondigd interne en externe AVG- en beveiligingsaudits uit.
  • iGuana is bereid audits te ondergaan en stelt alle documentatie ter beschikking die nodig is om naleving van de AVG aan te tonen.
  • In het onwaarschijnlijke geval dat zich een gegevenslek voordoet, verbindt iGuana zich ertoe het gegevenslek onverwijld aan de verwerkingsverantwoordelijke te melden.
  • iGuana neemt AVG-clausules en -voorwaarden in haar gegevensverwerkingsovereenkomsten op.
  • iGuana’s systemen, beleidslijnen en procedures omvatten gegevensbeschermingseisen door ontwerp en door standaardinstellingen.

De AVG en iGuana’s softwareoplossingen en diensten

iGuana biedt software voor documentmanagement en digitale archivering (iGuana iDM) en scandiensten voor documenten en archieven (ScanFactory).

iGuana iDM software

iGuana iDM software is ontwikkeld om door onze klanten te worden gebruikt om hun eigen documenten en/of documenten van hun klanten te verwerken, te beheren en te archiveren. Als u iGuana iDM software gebruikt die uw organisatie u ter beschikking stelt, zijn de interne beleidslijnen en procedures van uw organisatie inzake de bescherming van persoonsgegevens op grond van de AVG erop van toepassing. iGuana is niet verantwoordelijk voor de privacy- of beveiligingspraktijken van haar klanten, die van haar eigen privacy- en beveiligingspraktijken kunnen verschillen. Als u dus privacygebonden vragen hebt in verband met iGuana iDM software die uw organisatie u ter beschikking stelt, moet u contact opnemen met de DPO van uw organisatie, of met de systeembeheerder of een andere verantwoordelijke binnen uw organisatie.

ScanFactory

De diensten van iGuana ScanFactory zijn bedoeld voor klanten die hun archiveringsactiviteiten geheel of gedeeltelijk aan iGuana willen uitbesteden. In die omstandigheden wordt iGuana overeenkomstig de AVG beschouwd als een verwerker en haar ScanFactory-klanten als verwerkingsverantwoordelijken. Wij nemen daarom alle nodige maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen die ScanFactory namens onze klanten verwerkt, en staan hen bij om ervoor te zorgen dat aan de AVG wordt voldaan. Deze maatregelen worden beschreven in iGuana’s AVG-charter, in de gedetailleerde nalevingsdocumentatie die iGuana aan haar ScanFactory-klanten verstrekt, en in de gegevensverwerkingsovereenkomsten tussen iGuana en haar ScanFactory-klanten. Indien u privacygebonden vragen hebt in verband met gegevensverwerkingsactiviteiten die uw organisatie aan ScanFactory uitbesteedt, kunt u altijd contact opnemen met de DPO van iGuana.

Daria Mavrenkova
Daria MavrenkovaData Protection Officer

Neem contact op met DPO

Kantoor: +32 2 70 90 103
GSM: +32 471 136 468
dmavrenkova@iguana-dms.com

Privacyverklaring voor iGuana’s website

Onze website biedt u een schat van informatie over onze onderneming, onze oplossingen en diensten. Bezoekers aan onze website kunnen via onlinecontactformulieren op de website ook contact met ons opnemen, informatie of offertes aanvragen, verzoeken om ondersteuning indienen en reageren op vacatures. Wij erkennen hoe belangrijk het is om uw persoonlijke levenssfeer en de persoonsgegevens die u bij het gebruik van deze contactformulieren verstrekt, te beschermen. Daarom hebben wij alle noodzakelijke technische en organisatorische maatregelen genomen om ongeoorloofde toegang of verwerking te voorkomen.

Welke gegevens verwerken wij en waarom?

Wij verwerken alleen de persoonsgegevens die u vrijwillig verstrekt om op uw verzoek te kunnen reageren. Deze omvatten uw naam, uw e-mailadres, uw telefoonnummer, uw onderneming, informatie die u in uw CV of in uw verzoek om ondersteuning verstrekt. Wij gebruiken deze gegevens om u de gevraagde informatie te verstrekken, te antwoorden op uw vragen, te reageren op uw opmerkingen of suggesties, uw ondersteuningsprobleem op te lossen, uw sollicitatie te beoordelen enz. Wij gebruiken uw gegevens nooit voor direct marketingdoeleinden tenzij u ons uitdrukkelijk verzoekt u marketinginformatie toe te sturen. Wij sturen geen elektronische nieuwsbrieven en onze website maakt geen gebruik van cookies.

Wie heeft toegang tot uw gegevens?

Alleen iGuana heeft toegang tot de gegevens die via deze website zijn verzameld. Verzoeken die u via onze website indient, worden automatisch naar de desbetreffende iGuana-medewerkers doorgestuurd. De informatie die u ons bij een sollicitatie verstrekt, gaat rechtstreeks naar de persoon die bij iGuana voor rekrutering en HR verantwoordelijk is, en ondersteuningsverzoeken gaan rechtstreeks naar de Helpdesk van iGuana. Gelieve er rekening mee te houden dat iGuana’s website externe links naar andere websites bevat, waaronder, maar niet beperkt tot de websites van onze leveranciers of partners. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door deze externe websites en raden u aan hun privacyverklaringen te lezen.

Uw rechten

Wij geloven in transparantie en open communicatie met de betrokkenen. Aarzel niet om bij vragen of bekommernissen over het gebruik van deze website rechtstreeks contact op te nemen met de DPO van iGuana.

  • U bent niet verplicht persoonsgegevens van welke aard dan ook aan ons te verstrekken, met andere woorden de gegevens die u beslist te verstrekken, worden louter op vrijwillige basis verstrekt.
  • U hebt het recht van ons te vernemen of uw persoonsgegevens worden verwerkt en zo ja, welke persoonsgegevens worden verwerkt en waarom.
  • U hebt recht op inzage in uw gegevens, recht op beperking van de verwerking ervan of recht op rectificatie, correctie, bijwerking of wissing van uw gegevens.
  • U hebt recht op overdraagbaarheid van uw gegevens. Dit houdt in dat u het recht hebt om uw persoonsgegevens terug te krijgen en ze aan een andere onderneming door te geven.
  • U hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of tegen het doel van de gegevensverwerking, en een klacht in te dienen bij de bevoegde autoriteit.
  • U hebt het recht uw toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken, te allen tijde in te trekken door contact op te nemen met de DPO van iGuana.