• Digitizing, Managing and Archiving Contracts with iGuana iDM Document Management Software (DMS)

Contractmanagement

Moderne organisaties staan onder toenemende druk om hun kosten te verlagen en hun financiële en operationele prestaties te verbeteren. Steeds veranderende voorschriften en de verhoogde complexiteit van zakelijke transacties en relaties met leveranciers maken het werk van aankoop- en boekhoudafdelingen heel moeilijk en tijdrovend. Een groeiend aantal organisaties ziet tegenwoordig in hoe belangrijk het automatiseren en verbeteren van hun contractuele processen wel is, en hoeveel voordelen het biedt. Er is duidelijk behoefte aan meer formele en gestructureerde procedures voor contractmanagement en een stroomlijning van administratieve routinetaken rond contracten en kantoortaken.

iGuana biedt een oplossing voor efficiënt contractmanagement die organisaties helpt om hun kosten voor de verwerking van documenten te verlagen en hun productiviteit en winstgevendheid te verbeteren.

Onze oplossing

iGuana iDM’s oplossing voor contractmanagement is ontwikkeld om organisaties te helpen om al hun contractuele documenten (op papier en elektronisch) te registreren, ze veilig te archiveren in een centrale databank en ze voor bevoegde medewerkers gemakkelijk opvraagbaar te maken. Dankzij de oplossing wordt het scannen, archiveren, lokaliseren en opvolgen van contracten, bestelbonnen en gelijkaardige documenten heel gemakkelijk en kunnen de bepalingen van een overeenkomst moeiteloos worden gecontroleerd.

Door de werkstroomgenerator en e-mailmeldingen van iGuana iDM is het helemaal niet moeilijk om belangrijke elementen en aflopende contracten te beheren. Uw aankoop- en boekhoudafdeling krijgen een uniform overzicht van alle contracten, aanverwante documenten en hun status en dat voor een fractie van de normale kostprijs voor contractverwerking.

Scannen en archiveren van contracten

iGuana iDM stelt organisaties in staat om papieren contracten en aanverwante documenten te scannen, te indexeren en in een logische bestandsstructuur binnen de software te klasseren. Doordat aan elk nieuw contract automatisch een unieke ID wordt toegekend, zijn alle gescande of geüploade bestanden en hun inhoud altijd op de juiste manier binnen de software is geklasseerd en maken ze deel uit van een logische boomstructuur. Bestaande en nieuwe elektronische documenten, zoals e-mails, PDF- en MS Office-bestanden, afbeeldingen en andere digitale documenten worden ook automatisch in deze logische boomstructuur bewaard.

Daarnaast is het ook mogelijk om belangrijke metagegevens voor elk contract toe te voegen, zoals de contractnaam, de naam van de leverancier, een beschrijving, de naam van de verantwoordelijke, de afdeling, de einddatum en andere nuttige informatie. Aanvullende documenten die aan het contract worden toegevoegd, kunnen ook worden voorzien van extra indexgegevens, zoals documenttype, datum enz.

Opzoeken en opvragen van documenten

Zoeken naar een specifiek contract of aanverwant document is heel eenvoudig: gebruikers voeren gewoon hun zoekcriteria in de krachtige zoekfunctie van iGuana iDM in en krijgen een lijst met alle contracten en aanverwante documenten die aan hun criteria beantwoorden. Alle gevonden documenten worden in een logisch gestructureerde lijst weergegeven waarin de gebruiker dankzij de browsergebaseerde gebruikersinterface van iGuana iDM gemakkelijk kan doorklikken.

Versiecontrole en beveiliging

Alle contracten en aanverwante documenten worden geïndexeerd en in iGuana iDM gearchiveerd in een juridisch conform en wijzigingsbestendig formaat. Elke versie van het document wordt duidelijk geïdentificeerd en oudere versies worden nooit gewist. Hierdoor kunnen gebruikers zowel de meest recente als oudere versies raadplegen. Er is een volledig audittraject beschikbaar. Hierdoor kunnen alle taken die gebruikers op een bepaald document hebben uitgevoerd, worden opgevolgd.

Alleen bevoegde gebruikers hebben toegang tot de contractdocumentatie, kunnen documenten toevoegen of metagegevens / indexgegevens van documenten wijzigen. Hierdoor kunt u erop vertrouwen dat u steeds een duidelijk en volledig overzicht hebt van de geschiedenis van elk document, zijn huidige versie en status.

Integratie met bestaande systemen

iGuana iDM kan perfect worden geïntegreerd met uw ERP-systeem (zoals SAP, Oracle PeopleSoft, Microsoft Dynamics NAV enz.), boekhoudsoftware of ander systeem. Een van de belangrijkste voordelen van integratie is dat uw medewerkers via de vertrouwde interface van uw bestaande IT-toepassingen probleemloos de documenten die in iGuana iDM zijn gearchiveerd, kunnen raadplegen.

Dankzij integratie kunnen documenten in uw bestaande systemen ook worden gekoppeld aan contracten die in iGuana iDM zijn gearchiveerd, zoals aanverwante facturen, bestelbonnen, bijlagen en andere documenten. Hierdoor heeft een gebruiker altijd een volledig overzicht van alle documenten die bij een bepaald contract horen.

Meldingen en waarschuwingen

Om organisaties onaangename verrassingen te helpen besparen, zoals het onopgemerkt voorbijgaan van verlengings- of einddata van contracten, herinnert iGuana iDM bevoegde medewerkers automatisch aan belangrijke data. Via e-mail worden meldingen naar bevoegde medewerkers gestuurd volgens een vooraf vastgelegde meldingstermijn, bijvoorbeeld 30 of 90 op voorhand. Dit zorgt ervoor dat uw organisatie nooit een belangrijke contractdeadline mist.

Beveiliging en naleving van voorschriften

Met iGuana iDM wordt de naleving van wetten en voorschriften automatisch gewaarborgd. Daarbij wordt ook gezorgd voor de bescherming van gevoelige gegevens tegen toegang door onbevoegden, wijzigingsbestendige archivering, naleving van het beleid op het gebied van gegevensbewaring en -vernietiging en de privacyregels. Alle documenten worden versleuteld en er worden gedetailleerde toegangslogs bijgehouden.

Vereenvoudig uw contractmanagement met iGuana iDM.

Download de brochure van onze oplossing hier.

2018-03-13T08:57:45+00:00 1 maart, 2018|