Digital Mailroom Diensten 2018-03-28T18:06:25+00:00

Digital Mailroom als dienst: digitalisering, classificatie en routing van inkomende post

Wij kunnen uw inkomende post digitaliseren, classificeren en naar de juiste medewerkers, afdelingen en IT-systemen binnen uw organisatie doorsturen. Digital Mailroom (Digitale Postkamer) digitaliseert uw volledige inkomende correspondentie (zowel op papier als elektronisch), ongeacht type of bron, haalt er gegevens uit en stuurt de digitale beelden en gegevens automatisch naar de bedoelde ontvangers door. Op die manier kunt u erop vertrouwen dat de juiste medewerkers in de juiste afdelingen van uw organisatie (HR, financiën, klantendienst enz.) toegang hebben tot bedrijfskritische en tijdgevoelige gegevens zonder kostbare tijd te verspillen aan het arbeidsintensief, duur en foutgevoelig manueel sorteren van inkomende post. Wij kunnen nagenoeg alle soorten inkomende post voor u digitaliseren en doorsturen, zoals brieven, facturen, bestellingen, klachtenbrieven, hypotheek- en leningaanvragen, feedbackformulieren, vragenlijsten, verzekeringsclaims, contracten en vele andere inkomen poststukken.

Met meer dan 30 jaar ervaring in het scannen, indexeren en archiveren van enorme hoeveelheden documenten weten wij alles wat er te weten valt over geautomatiseerde digital mailrooms (digitale postkamers). Voor onze digital mailroomdiensten doen wij een beroep op de hooggekwalificeerde medewerkers van onze afdeling ScanFactory, die allemaal een beveiligingsonderzoek hebben ondergaan. Wij werken voor allerlei organisaties die grote hoeveelheden inkomende post op een gecentraliseerde, gestroomlijnde en efficiënte manier moeten kunnen sorteren en verdelen.

CONTACTEER ONS

Postinvoer via diverse kanalen

Wij kunnen de grote hoeveelheden poststukken die een organisatie via diverse kanalen elektronisch en op papier ontvangt, gecentraliseerd digitaliseren. Dat kan op verschillende manieren. Wij bieden u hiervoor enkele flexibele keuzeopties. U kiest de optie die u het best past:

  • Ophaling: wij kunnen uw inkomende post met een vooraf afgesproken frequentie (bijv. wekelijks) in uw vestiging of plaatselijk sorteerkantoor komen ophalen, in onze scanfaciliteit scannen, verwerken en doorsturen.
  • Postbus: er kan een speciale postbus worden gecreëerd waarnaar uw leveranciers of klanten hun documenten (bijv. facturen) kunnen sturen; in dat geval gaan wij die documenten uit de postbus halen, scannen en verwerken ze en sturen ze daarna door.
  • Scannen in uw vestiging: u kunt uw inkomende post in uw vestiging scannen met uw eigen multifunctionals of scanners; de gescande beelden worden automatisch in ons systeem ingevoerd om te worden verwerkt en doorgestuurd.
  • E-mail: u kunt uw correspondentie naar een specifiek e-mailaccount van iGuana mailen; de documenten die u mailt, worden automatisch in ons systeem ingevoerd om te worden verwerkt en doorgestuurd.

Digitalisering van inkomende post

Als u ervoor kiest om uw inkomende post zelf te scannen / te digitaliseren of om ze naar ons te mailen, kunnen wij onmiddellijk met de verwerking ervan starten. Hiervoor gebruiken wij geavanceerde technologieën voor postherkenning, gegevensextractie en routing. Als u ophaling in uw vestiging(en) of een postbus verkiest, moeten wij uw papieren post eerst scannen. Hiervoor gebruiken wij alleen de allerbeste documentscanners op de markt. Onze productiescanners beschikken over gesofisticeerde functies waarmee wij u digitale beelden van topkwaliteit kunnen bieden. Daarnaast maken wij ook gebruik van onze eigen technologie om al onze scanactiviteiten van A tot Z aan te sturen, te stroomlijnen en te automatiseren – ScanFactory Resource Planning (SRP). Ze heeft in de eerste plaats tot doel de menselijke tussenkomst tot een absoluut minimum te beperken en het risico van menselijke fouten te elimineren. Alle fasen van het scanproces bij inkomende post worden volledig door onze SRP-software aangestuurd, ook de kwaliteitscontrole en de toewijzing van medewerkers en hoogwaardige documentscanners.

Classificatie van inkomende post

Het SRP-platform herkent en classificeert de inkomende documentenstroom automatisch. Het identificeert alle inhoudstypes (bijv. contract, factuur, aanvraagformulier, belastingaangifte enz.) en past 4 klasseringstechnologieën toe: op basis van afbeelding, tekst, scheidingsvellen en regels. Afhankelijk van het classificatieprofiel en van de instellingen van uw project kunnen de classificatiemethoden individueel of in combinatie met elkaar worden gebruikt (voting engine). Gestructureerde en semi-gestructureerde documenten worden geclassificeerd op basis van de afbeelding. Ongestructureerde documenten worden geclassificeerd aan de hand van hun inhoud, met zowel semantische als op trefwoorden gebaseerde benaderingen.

Herkenning van inkomende post

In de herkenningsfase identificeert en analyseert ons SRP-systeem de documenten / poststukken in een volautomatisch proces.

Scheiding

Documenten met meerdere pagina’s moeten worden geïdentificeerd, gesorteerd en van de inkomende documentenstroom gescheiden, om als één document te worden verwerkt. Dit kan gebeuren aan de hand van de detectie van blanco pagina’s, de detectie van kopteksten of scheidingsvellen, of met in ons SRP-systeem vooraf gedefinieerde classificatiealgoritmen.

Herkenningstechnologieën

Wij gebruiken meerdere geavanceerde herkenningstechnologieën, waaronder: OCR, ICR, OMR en barcodeherkenning.

  • Optische tekenherkenning (OCR) van gedrukte tekst in tot 190 talen
  • Intelligente optische tekenherkenning (ICR) van gedrukte tekst in tot 110 talen
  • Optische merkherkenning (OMR) voor een ruime waaier van vinkjes
  • Herkenning van barcodes voor een variëteit van 1D- en 2D-barcodes

Ingeval het onmogelijk is om de inkomende post automatisch te ‘herkennen’, wordt overgegaan tot manuele invoer.

Gegevensextractie

Ons SRP-systeem haalt automatisch gegevens uit een variëteit van gestructureerde en ongestructureerde inkomende post, zoals hypotheekaanvragen, belastingaangiften, vragenlijsten, kredietkaartaanvragen, contracten, facturen enzovoort. Sommige bedrijfstaken vereisen een fijne analyse en begrip van inhoud. Ons SRP-platform analyseert teksten door in uw inhoud, en vooral in ongestructureerde informatie zoals contracten en rapporten, relevante informatie automatisch te identificeren en te extraheren. Ons SRP-systeem kan ook extractie van volledige teksten verrichten. Het kan via OCR de volledige tekst uit een document extraheren. Dankzij de extractie van volledige teksten kunnen wij u doorzoekbare PDF’s leveren.

Gegevensverificatie

In het verificatiestadium verzekert ons SRP-systeem de nauwkeurigheid van de gegevens door middel van automatische en manuele controles. Zijn ingebouwde businesslogica bepaalt ook of een gegevenswaarde overeenstemt met een gekoppeld businesssysteem (ERP, DMS, CRM, HRM enz.). Dit maakt automatische afstemmingsdiensten, rechtstreekse verwerking en hoge automatiseringsniveaus mogelijk.

Automatische verificatie

De automatische gegevensvalidatie verzekert een hoge gegevenskwaliteit en beperkt de behoefte aan manuele verificatie door menselijke operators. Ons SRP-systeem kan de volgende automatische verificaties uitvoeren:

  • vergelijking met databanken
  • conformiteit met ingebouwde validatieregels
  • overeenstemming met formaten
  • gegevensnormalisatie
  • door de gebruiker gedefinieerde controle

Manuele verificatie

Manuele verificatie (indexering) wordt gebruikt wanneer niet kan worden gegarandeerd dat automatische gegevensextractie accuraat zal zijn. Indien tijdens de manuele indexering de correcte input van de indexen niet volledig kan worden gevalideerd, wordt een methode met dubbele invoer gebruikt: eenzelfde document wordt door twee personen onafhankelijk van elkaar manueel geïndexeerd en de twee indexwaarden worden vergeleken om te kijken of ze identiek zijn. De twee indexen moeten identiek zijn.

Doorsturen van beelden en metagegevens

De digitale beelden en metagegevens worden automatisch verdeeld / naar de juiste medewerker of afdeling of het gewenste IT-systeem binnen uw organisatie doorgestuurd.

De beelden en metagegevens worden via directe bestandsoverdracht (VPN) rechtstreeks in uw werkstroomsysteem, casemanagementsysteem, documentmanagementsysteem (DMS), ERP-systeem (Enterprise Resource Planning), CRM-systeem (Customer Relationship Management), HRM-systeem (Human Resource Management) of elk ander relevant businesssysteem geleverd. Ze kunnen ook via e-mail rechtstreeks naar de mailboxen van uw medewerkers worden gestuurd (bijv. facturen – naar de mensen van uw boekhoudafdeling, vorderingen – naar de mensen van de afdeling schadeafhandeling, klachten – naar de mensen van uw klantendienst enz.). U kiest de optie (of combinatie van opties) die u het best past.

De levering is een automatisch proces dat volledig door het SRP-systeem wordt gestuurd. Alle gescande beelden en metagegevens worden rechtstreeks in de SRP-databank opgeslagen. Die beelden en metagegevens worden automatisch uit het SRP-systeem geëxporteerd, zonder enige menselijke tussenkomst. Daardoor hebt u een haast onbeperkte keuze van bestandsformaten voor uw beelden en metagegevens, zoals JPEG, TIFF, PDF, PDF/A enz. voor beelden en XML of CSV enz. voor metagegevens of elk ander invoerformaat voor uw documentmanagementsoftware.

Gecertificeerde vernietiging

Alle fysieke bestanden worden gedurende een standaardtermijn van 1 maand in quarantaine (verzegelde opslag) gehouden. Die termijn gaat in op de dag dat de gescande documenten en de metagegevens aan u worden bezorgd. Dit geeft u de tijd om uw eigen kwaliteitscontrole uit te voeren. Na afloop van de quarantainetermijn en na ontvangst van uw uitdrukkelijke goedkeuring worden alle documenten in quarantaine op een beveiligde en vertrouwelijke manier vernietigd overeenkomstig veiligheidsniveau P3 van de norm DIN 66399. Zodra de fysieke documenten zijn vernietigd, worden alle gescande beelden en metagegevens uit ons SRP-systeem gewist. U ontvangt een certificaat van vertrouwelijke vernietiging.

Privacy en beveiliging

iGuana neemt privacy, beveiliging en gegevensbescherming heel ernstig. Wij beschikken over een interne Data Protection Officer (DPO) die ervoor verantwoordelijk is dat het interne privacy- en beveiligingsbeleid volledig wordt nageleefd en dat de procedures worden toegepast met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de ISO 27001-norm inzake informatiebeveiliging.

  • Interne DPO
  • Strikte toegangscontroles; rond de klok monitoring
  • Verbod op het gebruik van Wi-Fi en mobiele telefoons
  • Achtergrondcontroles en geheimhoudingsovereenkomsten
  • Beveiligd vervoer en verzegelde opslag
  • Beveiligde levering van beelden en metagegevens
  • Certificaat van vertrouwelijke vernietiging

ScanFactory-video

Kwaliteit en beeldoptimalisatie

Elk onderdeel van het scanproces bij documenten, van ophaling tot levering van metagegevens en beelden, wordt door een reeks duidelijk afgebakende procedures beheerst. Elke actie die in verband met uw documenten wordt ondernomen, wordt in real time in het SRP-systeem geregistreerd. Onze documentscanners zijn uitgerust met ingebouwde kwaliteitscontrolefuncties, zoals de Perfect Page-technologie, verwijdering van blanco pagina’s, detectie van dubbele documentinvoer, dual stream-scannen, intelligente kwaliteitscontrole, iThresholding, automatisch rechtzetten enz.

De module Beeldoptimalisatie van ons SRP-systeem werkt met een 16-core server die exclusief voor beeldverwerking na het scannen wordt gebruikt en een hele reeks complexe algoritmische beeldoptimalisatietaken uitvoert. Naast de vele manuele kwaliteitscontroles wordt onze Quality Supervisor ook automatisch door het SRP-systeem gewaarschuwd als de gesofisticeerde kwaliteitscontrolealgoritmen van het SRP kwaliteitsproblemen vaststellen.

Last but not least, onze medewerkers zijn opgeleid om de ISO 9001 kwaliteitsmanagementprincipes bij al hun werkzaamheden toe te passen.

Informatieaanvraag

Wij horen graag van u. Een van onze specialisten neemt zo snel mogelijk contact met u op.