• Document Management for Healthcare Solution

Documentmanagement voor de gezondheidszorg – een totaaloplossing

Zorginstellingen staan onder voortdurende druk om kwaliteitsvolle patiëntenzorg te bieden. Ze moeten ook almaar geavanceerdere gezondheidszorgsystemen beheren, zoals ziekenhuisinformatiesystemen (HIS), laboratoriuminformatiesystemen (LIS) enz. Daarnaast moeten ze dagelijks een toenemend aantal documenten verwerken. Het kan daarbij gaan om documenten in elektronisch of in papieren formaat, die zich al dan niet in hun IT-systemen bevinden.

Hoe kunnen zorgprofessionals in dergelijke complexe omgevingen die documentenstroom onder controle krijgen en houden?

Totaaloplossing voor de gezondheidszorg

iGuana’s documentmanagementoplossing voor de gezondheidszorg is speciaal ontwikkeld om zorginstellingen te helpen deze uitdaging aan te gaan. Onze oplossing behelst alle aspecten van de dagelijkse documentintensieve processen van zorgaanbieders. Dankzij iGuana kunt u al uw documenten digitaliseren en centraal archiveren en ze in uw bestaande IT-systemen, dagelijkse processen en werkstromen integreren. Dat geldt voor facturen, laboratoriumformulieren, medische patiëntendossiers, personeelsdossiers, leverancierscontracten enz. Uw artsen en administratieve medewerkers hebben altijd realtimetoegang tot belangrijke klinische en niet-klinische informatie zodat ze tijdig weloverwogen beslissingen kunnen nemen.

Waarom iGuana?

Onze oplossing is gebaseerd op meer dan 30 jaar ervaring in elektronisch documentmanagement. Als marktleider in de gezondheidszorgsector bezit iGuana een ongeëvenaarde ervaring in het scannen, indexeren en archiveren van enorme hoeveelheden documenten voor grote zorgaanbieders in heel Europa. Veel instellingen kennen ons als de betrouwbare aanbieder van Medical Viewer.

Wij begrijpen uw onderneming en de uitdagingen waarvoor u staat, en hebben veel praktische ervaring in de integratie met courante IT-systemen in de gezondheidszorgsector (HIS, LIS en andere). Wij gebruiken onze eigen documentmanagementsoftware, de iGuana iDM Suite, als basis voor al onze oplossingen. Hierdoor kunnen wij inspelen op de specifieke behoeften van de gezondheidszorgsector.

Wij leveren, installeren en onderhouden alle hardware (bijv. scanners) en software zodat u over een allesomvattende totaaloplossing van iGuana beschikt.

Overzicht van de oplossing

Met onze totaaloplossing kunt u:

  • een einde maken aan uw afhankelijkheid van papier – papierloos zijn vanaf dag 1;
  • dagelijks inkomende facturen verwerken en goedkeuren; er gegevens uithalen;
  • aankooporders archiveren en contracten met leveranciers beheren;
  • uw personeelsdossiers organiseren zodat ze gemakkelijk toegankelijk en opvraagbaar zijn;
  • uw volledige archief van medische patiëntendossiers digitaliseren; EMD’s creëren;

  • uw aanvragen voor laboratoriumtests en andere formulieren scannen en verwerken;
  • alle documenten raadplegen via uw HIS of andere systemen;
  • dagelijks inkomende post scannen en naar de juiste mensen doorsturen;
  • röntgen- en andere films scannen en ze elektronisch beschikbaar stellen;
  • uw scanoperaties aan ons, uw ervaren partner, uitbesteden.

Belangrijkste componenten van de oplossing

Hieronder vindt u een korte beschrijving van de belangrijkste componenten van iGuana’s totaaloplossing voor documentmanagement voor de gezondheidszorg.

Scannen van medische dossiers

Scannen van medische dossiersDigitaliseer uw volledige archief van medische dossiers – zowel bestaande patiëntendossiers als alle nieuwe patiëntendocumenten die dagelijks worden aangemaakt. Alle dossiers worden rechtstreeks in de iGuana iDM (Medical Viewer) software gescand en in het elektronisch medisch dossier (EMD) van de patiënt geklasseerd, waartoe u via uw HIS toegang hebt. Dankzij de koppeling met uw afsprakensysteem weet u altijd perfect welke patiëntendossiers eerst moeten worden gescand. Dit betekent dat u vanaf dag 1 papierloos kunt werken.

Intelligente verwerking van laboratoriumformulieren

Ontwerp eigen formulieren voor laboratoriumtests, maak nieuwe versies van formuleren, scan, archiveer en plaats uw formulieren online voor geavanceerde elektronische ordering van klinische analyses. Onze oplossing omvat alle nodige stappen om te waarborgen dat de gegevens uit de gescande formulieren 100% foutvrij zijn en dat uw LIS de juiste instructies krijgt om laboratoriumtests uit te voeren. U kunt honderden of zelfs tienduizenden orders per dag verwerken – onze oplossing is volledig schaalbaar en kan zelfs worden gebruikt in volledig geautomatiseerde laboratoria waar enorme aantallen analyses worden verricht.

Verwerking & goedkeuring van facturen

Scan al uw facturen, haal er de nodige gegevens uit (bijv. naam van de leverancier, factuurnummer, datum, bedrag, btw), verstuur ze direct van op het scherm van uw ERP-systeem en start een geautomatiseerd goedkeuringsproces. Met één druk op de knop hebt u toegang tot alle gearchiveerde facturen via de vertrouwde gebruikersinterface van uw ERP-systeem en kunt u de status van afzonderlijke facturen bekijken wanneer u maar wilt. Kort de verwerkings- en goedkeuringsduur van facturen sterk in, mis geen enkele korting voor vroegtijdige betaling en zorg voor een degelijke liquiditeitsplanning.

Management van personeelsdocumenten

Digitaliseer en archiveer al uw formulieren in het kader van belastingen, ziekteverzuim, ziekteverzekering en pensioenbijdragen, al uw arbeidscontracten, cv’s, e-mails en andere personeelsdocumenten. Haal gegevens uit die documenten, archiveer ze veilig in een centraal archief, krijg een uniform beeld van al uw werknemers en maak voor elk van hen een volledig elektronisch dossier aan. U kunt al uw personeelsdossiers en aanverwante documenten op orde houden en de veiligheid en integriteit van gevoelige werknemersinformatie garanderen.

Management van leverancierscontracten & aankooporders

Archiveer alle leverancierscontracten, aankooporders en aanverwante documenten centraal in elektronisch of papieren formaat, met inbegrip van e-mails, MS Office-documenten enz. Maak voor elke leverancier een elektronisch dossier aan dat u met één muisklik kunt raadplegen. De volgende keer dat een leverancier contact met u opneemt, kunt u gemakkelijk alle gearchiveerde facturen, aankooporders, e-mails, leveringsbonnen en andere documenten rechtstreeks via uw ERP-interface in enkele muisklikken terugvinden.

Dienstverlening inbegrepen

Hieronder vindt u een overzicht van de diensten die wij als onderdeel van onze totaaloplossing aanbieden.

Integratie

Wij hebben standaardconnectoren ontwikkeld om onze oplossing met de meest gebruikte IT- systemen in de gezondheidszorg (HIS, LIS enz.) te koppelen en gebruiken een ingebouwd HL7-communicatieprotocol, dat een allesomvattend kader en aanverwante normen biedt voor het uitwisselen, integreren, delen en opvragen van elektronische gezondheidsinformatie. Raadpleeg uw gearchiveerde documenten via de vertrouwde interface van uw bestaande systemen en krijg een uniform, documentgericht beeld van elke patiënt, leverancier, werknemer of partner. Integreer moeiteloos gearchiveerde documenten in uw bestaande werkstromen en processen.

Scannen van documenten

Desgewenst kunt u het vaak arbeidsintensieve scannen van documenten uitbesteden aan de speciaal opgeleide professionals van iGuana ScanFactory. Wij kunnen u alles bieden: van het snel scannen van grote documenthoeveelheden (bijvoorbeeld om uw patiëntenarchief te digitaliseren) tot het dagelijks scannen van facturen en inkomende post. Hierdoor bespaart u tijd en geld en kunt u zich concentreren op uw kernactiviteit – patiëntenzorg.

Installatie & onderhoud

Als onderdeel van onze totaaloplossing leveren wij alle hardware die nodig is om uw documenten te scannen, en adviseren wij u welke scanners u het best kunt kiezen op basis van uw specifieke behoeften. Wij sturen ook technici voor de installatie, het onderhoud en de reparatie van uw hardware. Wij vormen een enkel contactpunt voor al uw behoeften op het vlak van scannen en archiveren van documenten zodat u intern niet hoeft te investeren in het beheer van meerdere leveranciers.

Veiligheids- & nalevingsgarantie

Contracten alsook de wet- en regelgeving worden automatisch nageleefd, of u nu specifiek vraagt naar wijzigingsbestendige archivering, bescherming van gevoelige gegevens tegen ongeoorloofde toegang, inachtneming van bewaartijden of gecontroleerde vernietiging van gegevens in overeenstemming met de privacyregels. De encryptie van documenten, invoeging van elektronische handtekeningen en toegangs- en wijzigingslogbestanden bieden extra beveiliging en voorkomen manipulatie.

Blijf uw documentenstroom de baas met iGuana DMS voor de gezondheidszorg.

Download de brochure van onze oplossing hier.

2018-03-11T14:27:42+00:00 17 maart, 2015|