• Document Management for Human Resources (HR) with the iGuana iDM Document Management Software (DMS)

Documentmanagement voor personeelsdossiers

Net als elke organisatie voelt u de druk om uw personeelsdossiers doeltreffend te beheren. U wordt verwacht allerlei wettelijke voorschriften en deadlines na te leven, al uw personeelsdossiers en aanverwante documenten op orde te houden en de veiligheid en integriteit van gevoelige personeelsinformatie te waarborgen.

Misschien beschikt uw organisatie al over een HRM-systeem dat u helpt een aantal HR-processen te automatiseren, maar toch is de kans groot dat u nog met veel papieren en elektronische documenten zit die niet met enkele muisklikken kunnen worden opgevraagd. Denk maar aan alle formulieren voor belastingen, ziekteverlof, ziekteverzekering en pensioen, arbeidscontracten, cv’s, e-mails en andere administratieve documenten die u geregeld archiveert.

Onze oplossing

iGuana iDM’s oplossing voor documentmanagement voor human resources is ontwikkeld om organisaties te helpen al hun personeelsdossiers (zowel op papier als elektronisch) te scannen, veilig te archiveren in een centrale databank en gemakkelijk opvraagbaar te maken voor bevoegde medewerkers. Met deze oplossing krijgt u een uniform overzicht van al uw medewerkers en kunt u voor elke medewerker een volledig elektronisch dossier aanleggen.

Archiveren van documenten

iGuana iDM biedt organisaties de mogelijkheid om papieren documenten te scannen, te indexeren en in een logische bestandsstructuur te klasseren binnen de software. Bij grote hoeveelheden documenten kan de achterstand met behulp van barcodeherkenning worden gescand. Met die technologie kan iGuana iDM aan elk gescand document en de inhoud ervan een gepaste klassering binnen de software toewijzen en voor elk dossier een logische boomstructuur aanmaken.

Bestaande en nieuwe elektronische documenten, zoals e-mails, PDF- en MS Office-bestanden, afbeeldingen en andere digitale documenten, worden ook automatisch in deze logische boomstructuur bewaard.

Verwerken van formulieren

Indien u bepaalde gegevens van papieren formulieren, zoals verlofaanvragen van medewerkers, moet digitaliseren, kan de oplossing van iGuana iDM die formulieren voor u verwerken door alle nodige gegevens te scannen met OCR- en OMR-technologie. De gescande gegevens kunnen dan door uw medewerkers worden gebruikt of kunnen in uw HRM-systeem worden geïmporteerd.

Documenten routen en goedkeuren

Mogelijk heeft uw organisatie een oplossing nodig om bepaalde documenten te routen en goed te keuren, zoals aankopen door medewerkers of verlofaanvragen. iGuana iDM kan uw goedkeuringsproces voor documenten op twee manieren automatiseren: goedkeuringsrouting of goedkeuringswerkstroom. Er is een volledig audittraject beschikbaar. Hierdoor kunnen alle taken die gebruikers op een bepaald document hebben uitgevoerd, worden opgevolgd.

HRM-integratie

iGuana iDM kan worden geïntegreerd met uw HRM/HCM-systeem, bijvoorbeeld Oracle PeopleSoft, SAP enz. Een van de grootste voordelen hiervan is dat uw medewerkers documenten die in iGuana iDM werden gearchiveerd, probleemloos via de vertrouwde HRM-interface kunnen openen.

Beveiliging en naleving van voorschriften

Met iGuana iDM wordt de naleving van wetten en voorschriften automatisch gewaarborgd. Daarbij wordt ook gezorgd voor de bescherming van gevoelige gegevens tegen toegang door onbevoegden, wijzigingsbestendige archivering, naleving van het beleid op het gebied van gegevensbewaring en -vernietiging en de privacyregels. Alle documenten worden versleuteld en er worden gedetailleerde toegangslogs bijgehouden.

iGuana iDM geeft mensen mogelijkheden.

Download de brochure van onze oplossing hier.

2018-11-15T14:52:13+00:00 1 maart, 2018|