• Document Management and Digital Archiving for SMB with the iGuana iDM Document Management Software (DMS)

Documentmanagement voor de KMO

Documentmanagement is voor kleine en middelgrote ondernemingen (KMO) vaak een hele uitdaging. Door tijds- en budgettaire beperkingen worden in veel kmo’s belangrijke (papieren en elektronische) bedrijfsdocumenten op verschillende locaties bewaard en op een gedecentraliseerde manier beheerd. Hierdoor is het moeilijk om een volledig en consistent beeld te krijgen van klanten, leveranciers, partners en verdelers. Het is ook moeilijk om de controle te bewaren over wie toegang heeft tot welke documenten in de onderneming en om de informatiebeveiliging te waarborgen.

Eenvoudig documentmanagement voor kleine en middelgrote ondernemingen (KMO)

iGuana iDM’s oplossing voor documentmanagement voor kleine en middelgrote ondernemingen is speciaal ontwikkeld om u bij deze uitdagingen te helpen. Met de oplossing kunt u al uw archiveringsprocessen centraliseren zonder grote kosten, zonder investeringen in dure hardware en IT-middelen en zonder dat de gebruikers ervan enige opleiding nodig hebben. Het iGuana iDM-platform biedt een veilig medium om uw bedrijfsdocumenten te scannen, verdelen, beheren, archiveren en op te vragen via een 100% webgebaseerde, intuïtieve en gebruiksvriendelijke gebruikersinterface.

Uniforme klanten- /leveranciersdossiers

Met iGuana iDM kunt u alle documenten in verband met individuele klanten, leveranciers en partners centraal archiveren in een logische boomstructuur zodat u voor elk van hen over een uniform overzicht beschikt. U kunt bijvoorbeeld alle gearchiveerde facturen, contracten, leveringsbonnen, offertes, e-mails en multimediabestanden, zoals foto’s en video’s, van een bepaalde klant in de map van die klant in iGuana iDM groeperen. Dit is uiteraard ook mogelijk voor alle documenten met betrekking tot leveranciers en partners.

Zo bespaart u zich de moeite om documenten uit verschillende bronnen, zoals papieren dossiers, MS Office-documenten, e-mails enz., te verzamelen telkens wanneer een klant u belt of u een factuur van een leverancier moet verwerken. U kunt in een handomdraai alle informatie in verband met klanten en leveranciers in één gecentraliseerd archief in iGuana iDM raadplegen.

Papieren documenten kunnen gemakkelijk worden gescand met een gewone multifunctionele printer (MFP) of een eenvoudige desktopscanner, afhankelijk van wat u nodig hebt en verkiest.

Beveiligde toegang tot documenten

iGuana iDM biedt meerlaagse beveiliging op groepsniveau, gebruikersniveau, documentniveau en veldniveau. Hierdoor kunt u op basis van allerlei criteria aan verschillende gebruikers verschillende soorten toegang toekennen en bepalen welke acties die gebruikers op gearchiveerde documenten mogen uitvoeren. In wezen biedt iGuana iDM u de flexibiliteit te bepalen wie toegang heeft tot welke documenten.

U kunt heel eenvoudig toegangsniveaus configureren zodat gebruikers uit uw boekhoudafdeling bijvoorbeeld alleen documenten kunnen bekijken en/of bewerken die verband houden met hun dagelijkse boekhoudtaken. Zo kunt u er ook voor zorgen dat afdelingsmanagers alleen de documenten kunnen zien die betrekking hebben op de werkzaamheden van hun afdeling, en dat het topmanagement toegang heeft tot alles.

Bovendien kunnen de in iGuana iDM gearchiveerde documenten ook worden bekeken via de iSearch app voor iPhone en iPad, die u in de App Store vindt. Gebruikers kunnen de documenten die ze mogen zien, dus overal en altijd op een veilige manier bekijken.

Documenten routen en goedkeuren

Inkomende documenten, zoals facturen of post, kunnen in iGuana iDM worden gescand en naar de juiste medewerkers worden doorgestuurd. Een factuur van een leverancier kan bijvoorbeeld bij ontvangst worden gescand en automatisch naar de boekhoudafdeling worden doorgestuurd voor verdere verwerking. Er kan in het routingproces ook een goedkeuringsfunctie worden ingebouwd, waarbij de factuur ter goedkeuring naar het management wordt doorgestuurd voordat ze wordt verwerkt.

Geavanceerd platform voor een fractie van de normale kostprijs

iGuana iDM is 100% webgebaseerd. Het enige wat u nodig hebt, zijn een internetverbinding en een webbrowser. U kunt er ook voor kiezen om de software buiten uw onderneming, d.w.z. in de cloud, onder te brengen in plaats van op uw eigen servers. Zo hoeft u niet te investeren in hardware en IT-middelen.

Bij de ontwikkeling van de iGuana iDM-software stond gebruikersgemak centraal. Het gebruik ervan vereist geen technische vaardigheden of gespecialiseerde kennis. Dus hoeft er ook geen enkele opleiding voor worden gevolgd. U kunt al na enkele dagen vlot overweg met iGuana iDM. Het vraagt geen weken of maanden. Het systeem is ook volledig onderhoudsvrij.

Met documentmanagement van iGuana iDM is uw onderneming volledig klaar voor de toekomst.

Download de brochure van onze oplossing hier.

2018-03-13T09:41:20+00:00 1 maart, 2018|