Externe archiefopslag, scannen en digitaliseren2018-08-28T17:40:12+00:00

Externe archiefopslag, scannen en digitaliseren (Store2Scan)

Store2Scan is een alternatief voor traditionele externe archief- en documentopslag. In plaats van uw papieren dossiers en documenten op een externe locatie te bewaren en u op verzoek fysieke dossiers te bezorgen, halen wij al uw documenten op, scannen ze en helpen u voorgoed komaf maken met papier en alle aanverwante opslag- en opvraagkosten. Met Store2Scan betaalt u voor gescande documenten, niet voor de opslag van papieren dossiers. Bovendien verloopt de betaling gespreid over de volledige duur van het scanproject. Na afloop van het project hebt u een volledig digitaal archief en zijn alle papierbergen verdwenen. Dat is het basisprincipe van deze dienst.

Store2Scan is voor u de geknipte oplossing als:

  • u uw huidige archiefruimte op korte termijn een andere bestemming wilt geven, wilt leegmaken of gewoon kwijt wilt;
  • u niet meer telkens opnieuw wilt betalen voor de fysieke opslag en opvraging van papieren documenten;
  • u uw kosten voor archiefbeheer en archiefonderhoud en uw operationele kosten op lange termijn moet verlagen.

Store2Scan uw papieren archief nu!

Opmerking: ook voor klanten die op zoek zijn naar traditionele langdurige opslag (en geen volledig gedigitaliseerd archief nodig hebben), hebben wij een langdurige opslagoplossing (met fysieke levering van documenten of scannen op verzoek). Dus als langdurige externe opslag is wat uw organisatie echt nodig heeft, klik dan hier.

Scanning & Conversion Services for Microfilm and Microfiche - We Scan and Convert Microfilm and Microfiche to Digital Format

Store2Scan in een notendop

Deze oplossing is eigenlijk heel simpel. iGuana maakt uw hele archiefruimte leeg, slaat uw papieren documenten op in haar beveiligde opslagfaciliteit, maakt een inventaris op van al uw documenten en scant en indexeert ze geleidelijk allemaal. Wij bezorgen u uw dossiers vervolgens in digitaal formaat (ook op verzoek en telkens wanneer u documenten dringend nodig hebt). Nadat alle documenten zijn gescand, vernietigen wij alle papieren dossiers op een veilige manier.

Dankzij onze decennialange ervaring in het opslaan, scannen en indexeren van enorme hoeveelheden documenten en in het beheren van grootschalige digitaliseringsprojecten, kan iGuana u een eenvoudige en kostenefficiënte oplossing bieden. Store2Scan bespaart u tijd, geld en moeite en laat u toe u op uw kerntaken te richten in plaats van op archiefbeheer en archiefonderhoud. Store2Scan is een dienst die wordt aangeboden door ScanFactory, iGuana’s scanafdeling.

Belangrijkste voordelen van Store2Scan

  • Uw archief wordt zo snel mogelijk leeggemaakt, waardoor de ruimte voor andere doeleinden kan worden gebruikt en uw operationele kosten dalen.
  • iGuana inventariseert uw volledige papieren archief en alle documenten worden zorgvuldig geregistreerd.
  • U betaalt voor gescande documenten, niet voor de fysieke opslag van uw papieren archief.
  • De betaling verloopt gespreid over de volledige duur van het scanproject.
  • Scannen op verzoek is mogelijk. Vanuit uw oogpunt werkt u dus vanaf dag 1 volledig digitaal.
  • U behoudt de volledige controle over uw digitaal archief – er zijn geen terugkerende kosten voor documentopvraging.
  • Uw digitaal archief voldoet aan alle voorschriften en aan alle regels betreffende de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de wettelijke bewaartermijnen.

Professionele diensten inbegrepen in Store2Scan

U kunt erop vertrouwen dat onze professionele en goed opgeleide medewerkers zorgvuldig omgaan met uw papieren archief. Wij kunnen al het volgende voor u doen:

  • uw hele archief inventariseren en het in uniek genummerde archiefdozen opbergen;
  • uw documenten met onze speciaal daartoe uitgeruste voertuigen ophalen en in onze beveiligde opslagfaciliteit afleveren;
  • de inhoud van elke doos opsplitsen en klasseren en voor elk dossier een unieke barcode aanmaken;
  • alle documenten (voor- en keerzijde) scannen in zwart-wit en kleur met behulp van gespecialiseerde scanners;
  • permanent kwaliteitscontroles verrichten om te waarborgen dat al uw (papieren en gescande) dossiers in orde zijn;
  • uw papieren documenten veilig vernietigen en u een certificaat van vernietiging bezorgen;
  • garanderen dat alle gescande bestanden en metagegevens klaar zijn voor invoer in uw DMS, HIS, ERP, HRM/HCM enz.;
  • indien nodig, gescande documenten naar de juiste medewerkers binnen uw organisatie sturen.

Download onze Store2Scan-brochure hier.

Privacy en beveiliging

iGuana neemt privacy, beveiliging en gegevensbescherming heel ernstig. Wij beschikken over een interne Data Protection Officer (DPO) die ervoor verantwoordelijk is dat het interne privacy- en beveiligingsbeleid volledig wordt nageleefd en dat de procedures worden toegepast met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de ISO 27001-norm inzake informatiebeveiliging.

  • Interne DPO
  • Strikte toegangscontroles; rond de klok monitoring
  • Beveiligingscamera’s, videobewakingssysteem
  • Verbod op het gebruik van Wi-Fi en mobiele telefoons
  • Achtergrondcontroles en geheimhoudingsovereenkomsten
  • Beveiligd vervoer en verzegelde opslag
  • Beveiligde levering van beelden en metagegevens
  • Certificaat van vertrouwelijke vernietiging

Informatieaanvraag

Wij horen graag van u. Een van onze specialisten neemt zo snel mogelijk contact met u op.