Het Hôpital Psychiatrique du Beau Vallon is een van de grootste psychiatrische ziekenhuizen in Wallonië. Het ziekenhuis telt bijna 500 bedden en 600 werknemers en is gespecialiseerd in psychogeriatrie, neuropsychiatrie en de behandeling van verslavingen. Het ziekenhuis werkt al bijna10 jaar samen met iGuana (het voormalige Allgeier DMS Solutions) voor het scannen, digitaliseren en archiveren van papieren facturen en medische patiëntendossiers.

Een betere manier om facturen en patiëntendossiers te beheren

De jarenlange samenwerking van het ziekenhuis met iGuana is in 2008 van start gegaan, na een bezoek aan een ander ziekenhuis dat Medical Viewer gebruikt om medische patiëntendossiers te archiveren. “Wij wilden zien hoe onze collega‘s werkten en wat wij konden doen om onze eigen processen te verbeteren”, vertelt Jean-Philippe Rottiers, die binnen de afdeling Informatiediensten van het ziekenhuis verantwoordelijk is voor analyse en ontwikkeling. “Wij waren op zoek naar een betere manier om onze documenten te archiveren, organiseren en beheren.”

Automatisering van de factuurverwerking

Het ziekenhuis had zich als eerste prioriteit gesteld de verwerking van inkomende en uitgaande facturen, rekeningafschriften enz. te automatiseren. Dit doel werd bereikt met de geslaagde implementatie van iGuana’s oplossing voor digitale factuurverwerking. Tegenwoordig krijgen alle facturen een barcode, worden ze gescand, automatisch geïndexeerd en elektronisch gearchiveerd op een logische en gebruiksvriendelijke manier.

Dankzij de koppeling met de boekhoud- en inventarismanagementsystemen van het ziekenhuis worden gearchiveerde facturen opgenomen in een werkstroom. Medewerkers die daartoe bevoegd zijn, kunnen alle relevante facturen, hun status en alle aanverwante informatie bekijken. Ze kunnen dit eender wanneer doen via de vertrouwde interface van hun bestaande toepassingen zonder dat ze in het systeem van iGuana moeten inloggen.

Digitalisering van de medische patiëntendossiers

Artsen hebben het altijd al lastig gevonden om met papieren patiëntendossiers te werken. Patiëntengegevens opzoeken, opvragen en doorzoeken in een papieren dossier was allesbehalve eenvoudig. Bovendien vroeg het veel tijd en moeite om het almaar aangroeiende archief van het ziekenhuis georganiseerd te houden.

Volgens Jean-Philippe Rottiers heeft Medical Viewer hen geholpen om deze problemen aan te pakken. De medische patiëntendossiers kunnen nu worden gescand en elektronisch gearchiveerd, op een gestructureerde en juridisch conforme manier. Artsen hebben op verzoek toegang tot deze dossiers zonder dat ze in Medical Viewer moeten inloggen. Het systeem is ook gekoppeld aan het Oazis HIS van het ziekenhuis, waardoor werken met Medical Viewer een naadloze ervaring is.

De toekomst met iGuana – een globale oplossing

Het Hôpital Psychiatrique du Beau Vallon is van plan om in 2016 naar het meest recente softwareplatform van iGuana te migreren – iGuana iDM Document Management Solution for Healthcare (documentmanagementoplossing voor de gezondheidszorg). Dit platform combineert instrumenten voor digitale archivering en elektronisch documentmanagement voor zowel het medisch als het administratief personeel van het ziekenhuis tot één allesomvattende oplossing.

Volgens Jean-Philippe Rottiers wil het ziekenhuis migreren omdat iGuana “een complete, volledig webgebaseerde documentmanagementoplossing biedt die een globaal beeld van het ziekenhuis kan geven”. Hij benadrukt ook dat “het systeem dankzij zijn infrastructuur heel gemakkelijk met andere softwaretoepassingen kan worden geïntegreerd zonder onderbreking van de dienstverlening”.

Over het Hôpital Psychiatrique du Beau Vallon

Het Hôpital Psychiatrique du Beau Vallon, een van de grootste werkgevers in Wallonië, beschikt over 423 bedden (90 bedden in psychiatrische verzorgingstehuizen) en behandelt gehospitaliseerde en ambulante patiënten met allerlei psychiatrische aandoeningen. Het ziekenhuis werkt nauw samen met de Cliniques Universitaires Saint-Luc (UCL, Brussel). Die samenwerking dient meerdere doelen: de best mogelijke patiëntenzorg bieden, vooral na acute opname in het UCL, en mogelijkheden voor doorgedreven klinisch onderzoek creëren.