iGuana is verheugd u de lancering van haar nieuwe ScanFactory-dienst – Store2Scan – aan te kondigen. ScanFactory biedt deze nieuwe dienst aan om tegemoet te komen aan de vraag op de markt naar een alternatief voor de traditionele oplossing om papieren archieven buiten de organisatie te bewaren en te beheren.

Traditioneel archiefmanagement houdt in dat een organisatie de opslag en het management van haar papieren archief aan een externe dienstverlener uitbesteed. Die dienstverlener rekent dan een vergoeding aan voor de fysieke opslag van het archief en de opvraging en levering van fysieke documenten op verzoek van de klant. Organisaties kiezen soms voor deze oplossing om hun medewerkers tijdrovende, foutgevoelige en dure archiefmanagementtaken te besparen. Bovendien is de ruimte die organisaties ter beschikking hebben, vaak beperkt en zoeken ze manieren om het gebruik ervan te optimaliseren, wat haast onmogelijk is als hun archief ter plaatse blijft en blijft aangroeien. Een archief gewoonweg van de ene locatie naar een andere verhuizen lost het probleem echter maar ten dele op, aangezien er fysieke opslag buiten de organisatie nodig blijft, met alle noodzakelijke managementhandelingen en terugkerende kosten van dien.

In welk opzicht is Store2Scan anders?

Store2Scan wil dit hele concept omkeren en tegelijk ook toegevoegde waarde creëren. In plaats van documenten van klanten op te slaan en hun dossiers te bezorgen wanneer ze die nodig hebben, haalt iGuana ScanFactory het papieren archief van een klant op, maakt ze een volledige inventaris op van alle documenten waaruit het is opgebouwd, scant en indexeert ze deze documenten en bezorgt ze ze aan de klant in een digitaal en juridisch conform formaat. Fysieke dossiers worden daarna op een veilige manier vernietigd. De belangrijkste verschillen zijn dat klanten betalen om hun bestanden te laten scannen, niet om ze op te slaan, dat ze hun documenten altijd gratis kunnen raadplegen en dat ze de totale kosten over een langlopend scanproject kunnen spreiden. Hierdoor kunnen organisaties voorgoed komaf maken met terugkerende kosten voor de fysieke opslag en opvraging van documenten.

Belangrijkste voordelen van Store2Scan

  • Het archief van de klant wordt zo snel mogelijk leeggemaakt; de ruimte kan dan voor andere doeleinden worden gebruikt en de werkingskosten dalen.
  • iGuana maakt een volledige inventaris op van het papieren archief van de klant en alle documenten worden zorgvuldig geregistreerd.
  • De klant betaalt voor gescande documenten, niet voor de fysieke opslag van zijn papieren archief.
  • De betalingen worden gespreid over de duur van het langlopend scanproject.
  • Het scannen kan op verzoek gebeuren, d.w.z. dat vanuit het oogpunt van de klant hij vanaf dag 1 volledig digitaal kan gaan werken.
  • De klant heeft volledige controle over zijn digitaal archief – er zijn geen terugkerende opvraagkosten.
  • Het digitale archief van de klant voldoet aan alle voorschriften, privacyregels en regels inzake documentbewaring.

Klik hier voor meer gedetailleerde informatie over Store2scan.

Waarom iGuana ScanFactory?

iGuana heeft meer dan 30 jaar ervaring in het scannen en indexeren van grote hoeveelheden documenten. Zo heeft iGuana ScanFactory tot op heden al meer dan 320.000.000 documenten verwerkt voor diverse klanten. iGuana beschikt over een beveiligde vestiging waar grote hoeveelheden documenten snel worden gescand met behulp van gespecialiseerde scanners en iGuana’s eigen beproefde ScanFactory-managementsoftware. iGuana werkt met een uitgebreid team van professionals met jarenlange ervaring in het verwerken van documenten en het consistent afleveren van kwaliteitsvolle digitale equivalenten.

Store2Scan uw papieren archief.
Download onze servicebrochure hier.