Langdurige externe archiefopslag 2018-08-28T17:41:47+00:00

Langdurige externe archiefopslag

Onze beveiligde oplossing voor langdurige documentopslag met bewaarplanning biedt betaalbaar dossierbeheer op maat van uw persoonlijke behoeften. Wij kunnen u helpen om ruimte vrij te maken en uw documenten, dossiers en archieven doeltreffend te beheren: door ze in onze beveiligde opslagfaciliteit op te slaan en u op elk ogenblik op verzoek toegang ertoe te bieden, door een apart bewaarplan voor elk type dossier of document op te stellen, door ze veilig te vernietigen en u een certificaat van vernietiging te bezorgen. U kunt uw bestaande archiefruimte optimaal benutten of er een andere bestemming aan geven en komaf maken met uw kosten voor archiefbeheer, terwijl u toch blijft genieten van alle voordelen die interne archiefopslag biedt, en aan alle wettelijke voorschriften voldoet.

Onze dienst omvat:

  • inventarisering van uw volledige archief en beveiligd vervoer naar onze beveiligde opslagfaciliteit;
  • verwerking van dringende verzoeken, m.a.w. fysieke levering op verzoek of scannen op verzoek van de documenten die u nodig hebt;
  • bewaarplanning met verzending van herinneringen met de data waarop uw documenten wettelijk mogen worden vernietigd, en gecertificeerde vertrouwelijke vernietiging.

Opmerking: wij bieden ook een alternatieve oplossing voor klanten die hun documentarchief extern willen bewaren, het volledig willen laten digitaliseren en de papieren documenten na het scannen willen laten vernietigen. Als uw organisatie hierin is geïnteresseerd, klik dan hier.

iGuana - Offsite Records Storage, Document Archive Storage & Retention Management Service

Documentopslag & bewaarplanning in een notendop

iGuana maakt uw hele archiefruimte leeg, slaat uw papieren documenten op in haar beveiligde opslagfaciliteit en registreert elk dossier / document in ons uniek archiefbeheersysteem. U kunt informatie over elk dossier / document in real time raadplegen via ons beveiligde Klantenportaal en vragen dat eender welk dossier / document fysiek (fysieke levering) of digitaal (scannen op verzoek) aan u wordt bezorgd.

Dankzij onze decennialange ervaring in het opslaan, inventariseren, scannen en indexeren van enorme hoeveelheden documenten en in het beheren van grootschalige archiefbeheerprojecten, kan iGuana u een eenvoudige, veilige en kostenefficiënte oplossing bieden. U bespaart tijd, geld en moeite en kunt u helemaal op uw kerntaken richten terwijl wij voor u uw archief beheren.

Voordelen van beveiligde externe archiefopslag

  • Uw archief wordt zo snel mogelijk leeggemaakt, waardoor de ruimte voor andere doeleinden kan worden gebruikt en uw operationele kosten dalen.
  • iGuana inventariseert uw volledige papieren archief en alle documenten worden zorgvuldig geregistreerd.
  • U hebt via ons Klantenportaal altijd snel en eenvoudig toegang tot uw documenten van achter uw bureau.
  • Uw documenten kunnen u fysiek of in digitaal formaat worden bezorgd, zowel via e-mail als rechtstreeks in uw DMS.
  • U hebt volledige controle over uw archief in real time en weet perfect waar uw dossiers zijn.
  • Voor elk type dossier / document wordt een apart bewaarplan opgesteld en wordt bepaald wat mag worden vernietigd.
  • Dossiers / documenten die het einde van hun bewaartermijn hebben bereikt, worden op een vertrouwelijke manier vernietigd, met een certificaat van vernietiging.

Inbegrepen professionele diensten

U kunt erop vertrouwen dat onze professionele en goed opgeleide medewerkers die een beveiligingsonderzoek hebben ondergaan, zorgvuldig omgaan met uw papieren archief. Wij kunnen al het volgende voor u doen:

  • uw documenten met onze speciaal daartoe uitgeruste voertuigen ophalen en in onze beveiligde opslagfaciliteit afleveren;
  • uw hele archief inventariseren en het in uniek genummerde archiefdozen opbergen;
  • de inhoud van elke doos opsplitsen en klasseren en voor elk dossier een unieke barcode aanmaken;
  • u toegang bieden tot ons beveiligde Klantenportaal waarop u in real time verzoeken om opzoeking en levering kunt indienen;
  • u op verzoek fysieke documenten leveren of ze scannen en u in digitaal formaat bezorgen;
  • een apart bewaarplan opstellen voor elk type dossier of document;
  • u een gedetailleerde lijst van alle dossiers of documenten bezorgen die wettelijk gezien mogen worden vernietigd;
  • uw papieren documenten veilig vernietigen en u een certificaat van vernietiging bezorgen.

Privacy en beveiliging

iGuana neemt privacy, beveiliging en gegevensbescherming heel ernstig. Wij beschikken over een interne Data Protection Officer (DPO) die ervoor verantwoordelijk is dat het interne privacy- en beveiligingsbeleid volledig wordt nageleefd en dat de procedures worden toegepast met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de ISO 27001-norm inzake informatiebeveiliging.

  • Interne DPO
  • Strikte toegangscontroles; rond de klok monitoring
  • Beveiligingscamera’s, videobewakingssysteem
  • Verbod op het gebruik van Wi-Fi en mobiele telefoons
  • Achtergrondcontroles en geheimhoudingsovereenkomsten
  • Beveiligd vervoer en verzegelde opslag
  • Beveiligde levering van documenten (fysiek of digitaal)
  • Certificaat van vertrouwelijke vernietiging

Informatieaanvraag

Wij horen graag van u. Een van onze specialisten neemt zo snel mogelijk contact met u op.