• Scanning and Digitizing Medical Records and Files with iGuana iDM Document Management Software (DMS)

Scannen van medische dossiers

Als zorginstelling wilt u uw patiënten de best mogelijke zorg bieden. Een van de grootste uitdagingen waarvoor u staat, is een manier vinden om uw medisch personeel op verzoek gemakkelijk en kostenefficiënt toegang te bieden tot medische patiëntendossiers. Als een deel van de medische dossiers alleen op papier bestaat, biedt een ziekenhuisinformatiesysteem (HIS) slechts een gedeeltelijke oplossing. Die papieren dossiers, waarvan de opslag en opvraging trouwens handenvol geld kosten, moeten in uw HIS worden geïntegreerd om van elke patiënt een uniform overzicht te hebben.

Onze oplossing

Wij bieden u een manier om een eind te maken aan uw afhankelijkheid van papieren dossiers en aan de kosten voor de fysieke opslag en opvraging ervan. Met iGuana iDM’s oplossing voor het scannen van medische dossiers kunt u vanaf dag 1 papierloos werken en uw medische professionals met één muisklik toegang bieden tot het volledige elektronisch medisch dossier (EMD) van al hun patiënten zodat ze kunnen focussen op waar ze goed in zijn – zorg bieden aan patiënten.

Achterstand – scannen van oude medische dossiers

Met iGuana iDM kunt u vanaf dag 1 papierloos werken.

Honderdduizenden patiëntendossiers scannen vraagt een goede planning. Zonder goede planning kan het een eeuwigheid duren. Medische dossiers van A tot Z archiveren is een voorbeeld van slechte planning die u tijd en geld kan kosten. Om dit probleem aan te pakken, wordt iGuana iDM geïntegreerd met uw afsprakensysteem (bijvoorbeeld UltraGenda) en wordt u geïnformeerd welke patiëntendossiers eerst moeten worden gescand. Dus, hoe groot de achterstand ook is, voor de dagelijkse werking hebt u in wezen vanaf dag 1 geen papier meer nodig.

Kort samengevat, verloopt het proces als volgt:

Stap 1: ontvangst

  • Na integratie met uw afsprakensysteem maakt iGuana iDM een lijst op van de patiëntendossiers die eerst moeten worden gescand.
  • De verantwoordelijke(n) haalt/halen de patiëntendossiers uit het fysieke archief en registreren ze in iGuana iDM als “in uitvoering”.

Stap 2: voorbereiding

  • iGuana iDM maakt scheidingspagina’s met een barcode aan voor elk medisch dossier (de scheidingspagina’s met barcode worden gebruikt om de dossiers na het scannen automatisch in een logische bestandsstructuur in iGuana iDM te klasseren).
  • Nietjes en paperclips worden uit elk medisch dossier verwijderd en scheidingspagina’s met barcode worden in de patiëntendossiers ingevoegd als voorbereiding op het scannen.

Stap 3: scannen

  • De medische dossiers worden in iGuana iDM gescand (afhankelijk van uw behoeften kunnen we scanners bieden met elk een scancapaciteit tot 50.000 pagina’s per dag).
  • De in iGuana iDM ingebouwde barcodeherkenningstechnologie herkent de barcodes op de scheidingspagina’s in elk gescand dossier en de inhoud ervan, waardoor iGuana iDM het binnen de software kan klasseren en voor elk dossier een logische boomstructuur kan aanmaken.

Stap 4: kwaliteitscontrole

  • Na het scannen voert iGuana iDM een grondige analyse uit van de indexerings- / klasseringskwaliteit en signaleert ze mogelijke fouten.
  • De verantwoordelijke(n) bekijkt/bekijken deze fouten in iGuana iDM in het kader van de kwaliteitscontrole en voert/voeren desgevallend de nodige correcties uit.

Stap 5: levering

  • De papieren dossiers worden opslagen in uw interne of externe opslagfaciliteit of veilig vernietigd.
  • iGuana iDM houdt informatie bij over de exacte locatie van de papieren dossiers in uw interne of externe opslagfaciliteit zodat ze via iGuana iDM gemakkelijk kunnen worden teruggevonden.

Dagelijks scannen van nieuwe medische documenten

Naast de medische dossiers die wachten om te worden gescand en gearchiveerd, hebt u wellicht ook dagelijks nieuwe documenten die moeten worden gescand, bijvoorbeeld van nieuwe patiënten. Die nieuwe documenten kunnen rechtstreeks in iGuana iDM worden gescand en automatisch in het medisch dossier van de betrokken patiënt worden geklasseerd.

Kort samengevat, verloopt het proces als volgt:

  • Bij opname wordt voor de patiënt in uw HIS een opnamenummer aangemaakt.
  • Omdat iGuana iDM met uw HIS is geïntegreerd, produceert ze barcodestickers die aan het opnamenummer van de patiënt zijn gekoppeld.
  • De stickers worden net voor de afspraak aan de patiënt of direct aan de medische professional gegeven.
  • De medische professional kleeft vervolgens een dergelijke sticker op elk document dat tijdens de afspraak wordt geproduceerd.
  • Na afloop worden de documenten in iGuana iDM gescand, wordt de barcode op de sticker herkend en wordt het gescande document in de bestandsstructuur van de patiënt geklasseerd.

Integratie met uw HIS

iGuana iDM is ontworpen om met uw HIS te worden geïntegreerd.

Het hoofddoel van die integratie is uw organisatie en in het bijzonder uw medisch personeel een uniform overzicht bieden van het medisch dossier van elke patiënt vanuit één centraal toegangspunt – uw HIS. Dit betekent dat uw medisch personeel elk medisch dossier dat in iGuana iDM is gearchiveerd, kan inkijken als onderdeel van één uniform elektronisch medisch patiëntendossier in uw HIS. De integratie maakt het daarnaast ook mogelijk om, zoals eerder gezegd, vanaf dag 1 papierloos te werken zonder enige verstoring van uw dagelijkse werkzaamheden.

iGuana iDM communiceert met uw HIS door middel van een ingebouwd HL7-communicatieprotocol, dat een uitgebreid kader en bijbehorende standaarden voorziet voor het uitwisselen, integreren, delen en opvragen van elektronische gezondheidsinformatie.

iGuana iDM werd al met succes geïntegreerd met de volgende HIS: Epic, McKesson, SAP, ChipSoft, iSOFT, Infohos en ORBIS.

Download de brochure van onze oplossing hier.

Bekijk onze korte video: scannen van medische dossiers

2018-03-28T14:36:14+00:00 1 maart, 2018|