• Automatic Processing and Approval of Purchase Invoices with the iGuana iDM Document Management Software (DMS)

Automatische verwerking en goedkeuring van inkoopfacturen

De verwerking van papieren inkoopfacturen vormt voor ondernemingen vaak een grote uitdaging. Facturen registeren, in het ERP-systeem of de boekhoudsoftware van de onderneming boeken en in het daaropvolgende goedkeuringsproces opnemen, is vaak tijdrovend en vooral manueel werk. Als gevolg daarvan daalt de productiviteit van uw medewerkers onnodig, maar aanzienlijk, wat op zijn beurt vermijdbare extra kosten met zich meebrengt, zoals het mislopen van kortingen voor vroegtijdige betaling.

Onze oplossing

Met iGuana iDM’s oplossing voor de verwerking en goedkeuring van aankoopfacturen kunt u alle facturen direct in iGuana iDM scannen. De medewerkers van uw boekhoudafdeling kunnen vanuit hun ERP-scherm gescande facturen boeken en een geautomatiseerd goedkeuringsproces starten. Met een enkele muisklik kunt u alle gearchiveerde facturen openen via de vertrouwde gebruikersinterface van uw ERP-systeem (bijvoorbeeld SAP, Axapta of MS Dynamics NAV) en kunt u de status van elke factuur bekijken wanneer u maar wilt.

Dit betekent dat wanneer een leverancier u naar de status van een bepaalde factuur vraagt, u de gearchiveerde factuur gemakkelijk kunt terugvinden en in slechts enkele muisklikken kunt zien in welke goedkeuringsfase ze zit (bijv. betaald, in afwachting van goedkeuring enz.).

iGuana iDM kan de duur van de verwerking en goedkeuring van facturen gevoelig verkorten. En omdat de processen transparanter worden, kan de liquiditeitsplanning sterk worden verbeterd. Als puntje bij paaltje komt, speelt de financiële afdeling een belangrijke rol in de globale efficiëntie van een onderneming.

Scannen van facturen

Zodra uw onderneming een papieren factuur ontvangt, wordt die rechtstreeks in iGuana iDM gescand door een verantwoordelijke medewerker. Dankzij integratie met uw ERP-systeem kan de gescande factuur in uw ERP-systeem worden bekeken, wat betekent dat gebruikers die voor de factuurverwerking verantwoordelijk zijn, daarvoor niet in iGuana iDM hoeven in te loggen, inloggen in het ERP-systeem volstaat. Gebruikers bekijken de factuur en boeken die rechtstreeks van hun scherm in de ERP.

Herkenning van facturen en extractie van gegevens

Naast het hierboven beschreven out-of-the-box scanproces biedt iGuana iDM optionele factuurherkenning gebaseerd op krachtige FreeForm-herkenning en gegevensextractie. Wanneer een factuur gescand is, worden de naam van de leverancier, het factuurnummer, de factuurdatum, het factuurbedrag en andere informatie geëxtraheerd waarna de factuur automatisch in uw ERP-systeem wordt geboekt. Gezien de vele verschillende factuurmodellen kan het gebeuren dat er een foutje optreedt bij de gegevensextractie. In dat geval worden de gebruikers altijd gewaarschuwd zodat de passende correcties zonder omhaal en tijdig kunnen worden uitgevoerd voordat de factuur wordt geboekt.

Archiveren van facturen

Alle gescande facturen worden geïndexeerd en in iGuana iDM gearchiveerd in een juridisch conform en wijzigingsbestendig formaat. Gebruikers kunnen facturen eenvoudig opvragen dankzij een krachtige zoekfunctie. Voor een gedetailleerd overzicht van de beschikbare functies verwijzen wij u graag naar de webpagina van de iGuana iDM Suite.

Goedkeuring van facturen

iGuana iDM kan uw goedkeuringsproces voor facturen op twee manieren automatiseren: goedkeuringsrouting of goedkeuringswerkstroom. Er is een volledig audittraject beschikbaar. Hierdoor kunnen alle taken die gebruikers op een bepaalde factuur hebben uitgevoerd, worden opgevolgd. U kunt facturen ook ‘on the go’ goedkeuren dankzij iGuana iDM’s mobiele app.

Optie 1: goedkeuringsrouting

De routingfunctie biedt een eenvoudige en doeltreffende manier om ervoor te zorgen dat de in uw ERP geboekte facturen automatisch naar een beperkt aantal mensen ter goedkeuring worden doorgestuurd. De gebruikers die voor de goedkeuring verantwoordelijk zijn, worden gewaarschuwd via e-mail of melden zich rechtstreeks in iGuana iDM aan om de facturen in afwachting van goedkeuring te bekijken. E-mailwaarschuwingen zijn handig, vooral voor managers, om facturen tijdig goed te keuren. iGuana iDM updatet automatisch de factuurstatus, zoals “Goedgekeurd”, “In afwachting van goedkeuring” enz., in uw ERP. Gebruikers kunnen steeds inloggen in uw ERP om de status van een bepaalde factuur te bekijken.

Optie 2: goedkeuringswerkstroom

De werkstroomfunctie zorgt voor een meer geavanceerde manier om facturen door te sturen op basis van triggers en gebruikersacties. Zo is het mogelijk om facturen boven een bepaald bedrag of facturen die bepaalde posten bevatten, ter goedkeuring door te sturen naar specifieke gebruikers. Daarnaast kunt u deadlines en herinneringen voor de goedkeuring instellen, een bepaalde volgorde opleggen waarin verschillende gebruikers hun taak moeten vervullen voor een factuur wordt goedgekeurd, en andere acties uitvoeren, afhankelijk van de behoeften van uw onderneming.

Verbeter uw bedrijfsprocessen met iGuana iDM.

Download de brochure van onze oplossing hier.

2018-04-27T12:28:12+00:00 1 maart, 2018|