Als uw organisatie een digitaal transformatieproject uitvoert of plant, waarbij papieren documenten worden gedigitaliseerd, zijn er enkele dingen waarbij u moet stilstaan. Omdat de regelgeving met betrekking tot de persoonlijke levenssfeer en de beveiliging van persoonsgegevens almaar strenger wordt, moet u ervoor zorgen dat uw digitale bestanden op een juridisch conforme manier worden gearchiveerd.

Er is een groot verschil tussen “digitale opslag” en “legale archivering”. Om ervoor te zorgen dat de privacy van uw gegevens voldoende wordt beschermd en u de wettelijke voorschriften naleeft, moet u aan de autoriteiten bewijzen dat uw digitaal archief in feite een legaal archief is.

Wat is legale archivering?

Wat een digitaal archief van digitale opslag onderscheidt, is dat digitale opslag uitgaat van het bewaren van gescande documenten op een bepaalde locatie of in een bepaalde netwerkmap. Bij digitale archivering gelden strikte regels en procedures voor het scannen, indexeren en archiveren van documenten op een veilige en goed gestructureerde manier.

Een digitaal archief dat aan alle wettelijke en contractuele eisen voldoet, is een legaal archief. Een juridisch conform digitaal archief kan uw papieren archief vervangen. Organisaties die digitale bestanden juridisch conform archiveren, gaan vaak over tot vernietiging van de papieren originelen. Dat is niet mogelijk als u alleen voor digitale opslag kiest.

De vereisten voor legale archivering bestrijken diverse belangrijke aspecten zoals: beveiligde opslag en opvraging van digitale documenten, wijzigingsbestendige archivering met versiecontrole, bescherming van gevoelige gegevens tegen ongeoorloofde toegang, beveiligde integratie met IT-toepassingen, naleving van wettelijke bewaarvoorschriften, vernietiging van documenten met inachtneming van de privacyregels enz.

Legale archivering – belangrijkste bekommernissen

Voor u uw documenten (en vooral uw vertrouwelijke dossiers) aan een verkoper van IT-systemen toevertrouwt, moet u hem vragen of zijn oplossing aan de plaatselijke regelgevingsvereisten voor uw sector voldoet. Bovenal moet u navragen hoe zijn oplossing precies aan die vereisten voldoet en hoe ze in een juridisch conform digitaal archief resulteert. Belangrijke vragen die u moet stellen, zijn onder andere (maar niet alleen):

Beveiligde opslag & toegankelijkheid

  • Worden alle digitale documenten en hun metagegevens (indexen) in een beveiligd archief ondergebracht of worden ze gewoon ergens opgeslagen?
  • Wordt elk document zowel in zijn oorspronkelijke formaat als in een onwijzigbaar, open formaat (zoals TIFF of JPEG) opgeslagen om de toekomstige toegankelijkheid ervan te waarborgen?
  • Welke technische beveiligingsmaatregelen worden toegepast op de archivering van elk document en zijn indexen (bijv. databankversleuteling, containerbestanden, Hash256 enz.)?

Waterdichte archivering

  • Worden de documenten in een wijzigingsbestendig formaat gearchiveerd? Is er versiecontrole? Dat voorkomt diverse vormen van wijzigingen en geknoei met documenten.
  • Worden blanco pagina’s gearchiveerd of niet? Het niet-archiveren van blanco pagina’s kan juridische gevolgen hebben. U moet bijvoorbeeld kunnen aantonen dat een “ontbrekende pagina” van een contract in feite een blanco pagina is (vooral als de papieren originelen niet meer voor handen zijn).
  • Worden documenten zowel in zwart-wit als in kleur gearchiveerd? Sommige documenten kunnen onleesbaar zijn in kleur, maar leesbaar in zwart-wit (of omgekeerd). Beide zijn nodig om eventueel gegevensverlies te voorkomen.

Documenttoegang & audittrails

  • Hoe zullen uw medewerkers de documenten die ze nodig hebben, kunnen opzoeken en terugvinden?
  • Hoe kunt u garanderen dat alleen bevoegde medewerkers toegang krijgen tot bepaalde documenten?
  • Kan worden bepaald wie documenten mag inkijken, bewerken, afdrukken, doorsturen en exporteren?
  • Kan worden getraceerd wie wanneer toegang heeft gehad tot welk document en wat ermee is gedaan?

Een belangrijk punt dat niet over het hoofd mag worden gezien, is dat legale archivering een langetermijnstrategie is. Legale archivering zorgt er mee voor dat uw digitale documenten veilig, beveiligd en altijd toegankelijk zijn – vandaag, morgen, volgende maand of binnen 50 jaar.