Эффективное высокопроизводительное оборудование и технологии

Мы используем только самые качественные и эффективные сканеры документов, доступные на рынке. Современные многофункциональные сканеры промышленного уровня позволяют получить отличные цифровые изображения. Также мы используем собственную технологию контроля, оптимизации и автоматизации всех операций сканирования под названием ScanFactory Resource Planning (SRP). Она целиком и полностью разработана специалистами нашей компании. Ее основная цель — сократить вмешательство человека до абсолютного минимума и устранить риск ошибок, обусловленных «человеческим фактором». Это сложнейшая, не имеющая аналогов технология с возможностью отслеживать все операции и получать информативные отчеты в реальном времени.

Портал для клиентов

На портале клиенты могут в любой момент времени выполнить поиск и проверить статус каждого кадрового документа, который обрабатывается в ScanFactory (например, в процессе пересылки или сканирования). Также через портал можно подать заявку на срочное сканирование или физическую доставку конкретного досье / документа / личного дела и просмотреть полную историю таких заявок. Вся информация и метаданные о каждом кадровом документе / личном деле сотрудника, включая его точное физическое местоположение, хранятся в базе SRP и могут быть получены по требованию.

Процесс сканирования кадровых документов

Все этапы процесса сканирования кадровых документов, включая контроль качества, распределение человеческих ресурсов и применение высокопроизводительных сканеров для обработки документов, находятся под полным контролем SRP. Это — отточенный и полностью прозрачный процесс, гарантирующий высокое качество и полную конфиденциальность:

Получение, перевозка и приемка на наших производственных площадках

Получив вашу кадровую документацию, мы подготавливаем ее для транспортировки на наши объекты. Наши сотрудники приезжают к вам, регистрируют все документы в SRP, помещают их в специальные ящики для архивной документации, присваивают каждому ящику уникальный штрихкод, а затем укладывают их на опломбированные европоддоны. С момента регистрации персонал iGuana и ваши сотрудники имеют возможность в режиме реального времени отслеживать через SRP точное физическое местоположение каждого ящика и этапы обработки каждого кадрового документа / личного дела сотрудника. Опломбированные европоддоны с вашей кадровой документацией доставляются на производственную площадку iGuana опломбированным транспортом. Все автомобили обслуживают только перевозку документов. Это означает, что для гарантии полной конфиденциальности и безопасности они не транспортируют никакие другие грузы, кроме полученных от вас кадровых документов. После прибытия зарегистрированных документов в iGuana и проверки целостности всех пломб мы сканируем все штрихкоды и присваиваем каждому ящику уникальное место складского хранения. Эта информация автоматически сохраняется в нашей системе SRP.

Подготовка и сканирование

Мы подготавливаем ваши кадровые документы / HR-документы к сканированию в соответствии с жесткими правилами. Папки, скобы и скрепки снимаются. При необходимости между документами вставляются разделительные страницы, например, со специальными инструкциями для сканирования. Вся кадровая документация сканируется в соответствии со специфическими настройками, заданными в системе SRP для конкретного проекта. Сканирование выполняется под полным контролем системы SRP. Риск ошибок, обусловленных человеческим фактором, фактически сведен к нулю. Качество изображений гарантируется высоким техническим уровнем оборудования и технологий сканирования (см. описание системы контроля качества и инструментов графической оптимизации).

Индексирование и классификация

Платформа SRP автоматически классифицирует и распознает входящий поток документов. Она идентифицирует контент любого типа и использует 4 технологии классификации — на основе изображений, текстовой информации, правил или наличия и содержания разделительной страницы. Также предусмотрены идентификация, сортировка и разделение многостраничных документов. Применяются различные технологии распознавания, например, оптическое распознавание символов (OCR), интеллектуальное распознавание символов (ICR), оптическое распознавание меток (OMR) и распознавание штрихкодов. Данные либо извлекаются автоматически, либо индексируются вручную с использованием методов двойного ввода. Точность данных контролируется как автоматически, так и вручную.

Контроль качества и оптимизация изображений

Для каждого этапа операций сканирования — от получения материалов до доставки метаданных и изображений — установлены четкие регламентные процедуры. Каждая операция с вашей кадровой документацией отслеживается в SRP в режиме реального времени. В наших сканерах для документов применяются встроенные инструменты контроля качества изображений, в частности технология Perfect Page, удаление пустых страниц, обнаружение двойной подачи, двухпотоковое сканирование, интеллектуальный контроль качества, система бинаризации iThresholding и автоматическое выравнивание перекосов. Работу модуля оптимизации изображений в нашей системе SRP поддерживает выделенный 16-ядерный сервер, обслуживающий только обработку изображений после сканирования и выполняющий ряд сложных алгоритмических задач. В дополнение к различным проверкам качества, выполняемым вручную, наш менеджер по качеству получает от SRP автоматические уведомления о любых проблемах, выявленных с помощью сложных алгоритмов контроля качества системы SRP.

И последний, но не менее важный аспект — наши сотрудники изучают и применяют в своей работе принципы менеджмента качества ISO 9001.

Доставка метаданных и изображений

Для доставки изображений и метаданных могут применяться прямая передача файлов (по VPN) или внешние устройства хранения данных (например, зашифрованный жесткий диск или USB-накопитель). Клиент выбирает тот вариант, который ему подходит. Доставка полностью автоматизирована и осуществляется под жестким контролем SRP. В процессе сканирования все изображения и связанные метаданные сохраняются непосредственно в информационной базе SRP. Экспорт из SRP осуществляется автоматически, без вмешательства человека. Благодаря этому вы получаете практически полную свободу в выборе формата файлов изображений и метаданных. В частности, это графические форматы JPEG, TIFF, PDF, PDF/A, форматы XML и CSV для метаданных, а также любые форматы для импорта в вашу систему управления документооборотом (СЭД).

Подтвержденное уничтожение

Все материальные носители находятся на карантинном хранении (в закрытом хранилище) в течение стандартного периода времени в 1 месяц с момента доставки клиенту отсканированных кадровых документов и метаданных. Это позволяет клиентам проводить собственный контроль качества. После истечения срока хранения и получения прямого разрешения клиента, все документы, помещенные на карантинное хранение, уничтожаются с соблюдением регламентов безопасности и конфиденциальности согласно уровню безопасности P3, описанному в стандарте DIN 66399. После уничтожения физических носителей все отсканированные изображения и метаданные, находящиеся в нашей системе SRP, удаляются. Клиенту выдается документ, подтверждающий конфиденциальное уничтожение.