{"id":5766,"date":"2018-03-22T14:45:46","date_gmt":"2018-03-22T13:45:46","guid":{"rendered":"http:\/\/iguana-idm.com\/?page_id=5766"},"modified":"2018-04-12T12:40:43","modified_gmt":"2018-04-12T10:40:43","slug":"services-de-numerisation-de-documents","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/iguana-idm.com\/fr\/services-de-numerisation-de-documents\/","title":{"rendered":"Services de num\u00e9risation de documents"},"content":{"rendered":"

Services de num\u00e9risation de documents et d’archives<\/h2><\/span>
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\nN<\/span>ous pouvons num\u00e9riser toutes sortes de documents pour votre organisation : documents d\u2019affaires, fichiers de ressources humaines (RH), factures, contrats, documents l\u00e9gaux, d\u00e9clarations de sinistres, documents grand format, dossiers m\u00e9dicaux, courriers entrants, etc. Avec plus de 30 ann\u00e9es d\u2019exp\u00e9rience<\/a> dans le domaine de la num\u00e9risation, de l\u2019indexation et de l\u2019archivage de gros volumes de documents, nous savons tout ce qu\u2019il faut savoir sur la d\u00e9mat\u00e9rialisation de documents. Les services de num\u00e9risation fournis par notre division ScanFactory<\/a> sont ex\u00e9cut\u00e9s par des collaborateurs qualifi\u00e9s et poss\u00e9dant une habilitation de s\u00e9curit\u00e9, sp\u00e9cialis\u00e9s dans la num\u00e9risation de qualit\u00e9 de documents. Nous travaillons avec des d\u00e9partements de ressources humaines, des d\u00e9partements financiers et de comptabilit\u00e9, des compagnies d\u2019assurances, des \u00e9tablissements financiers, des banques, des entreprises de construction, des entreprises manufacturi\u00e8res et des soci\u00e9t\u00e9s immobili\u00e8res, des pouvoirs publics, des bureaux juridiques et des cabinets d\u2019avocats, des h\u00f4pitaux, etc.<\/p>\n
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CONTACTEZ-NOUS<\/span><\/a><\/div>\n
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Documents de ressources humaines<\/h2><\/a><\/div>
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Dossiers d\u2019employ\u00e9s \/ du personnel, contrats d\u2019employ\u00e9s, CV et formulaires de candidature, fiches de salaires, formulaires d\u2019assurance m\u00e9dicale, certificats m\u00e9dicaux.<\/div>
<\/div>Lire plus<\/a>
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Documents comptables<\/h2><\/div>
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Factures entrantes et autres documents de cr\u00e9dit, d\u00e9clarations, notes de cr\u00e9dit, notes de d\u00e9bit, notes de frais, documents bancaires, rapports d\u2019audit.<\/div><\/div><\/div>\n
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Dossiers m\u00e9dicaux<\/h2><\/a><\/div>
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Fichiers patients, dossiers de tests cliniques, radiographies, tests diagnostiques tels qu\u2019\u00e9lectrocardiogrammes, rapports d\u2019analyses de laboratoires, et tous les autres documents pr\u00e9sents dans des dossiers m\u00e9dicaux.<\/div>
<\/div>Lire plus<\/a>
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Documents grand format<\/h2><\/a><\/div>
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Dessins architecturaux et techniques, plans de construction et ozalids, dessins CAD, plans de fabrication, cartes. Jusqu\u2019au format A0.<\/div>
<\/div>Lire plus<\/a>
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Documents contamin\u00e9s<\/h2><\/a><\/div>
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Documents pr\u00e9sentant un risque pour la sant\u00e9. Par exemple, des documents contamin\u00e9s par des substances allergisantes et potentiellement toxiques, telles que moisissure ou poussi\u00e8re.<\/div>
<\/div>Lire plus<\/a>
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Documents l\u00e9gaux<\/h2><\/div>
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Documents relatifs \u00e0 des litiges, dossiers de cas, dossiers de clients, contrats, documents de saisie et de faillite, testaments, actes notari\u00e9s, dossiers de pr\u00eats hypoth\u00e9caires.<\/div><\/div><\/div>\n
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Formulaires et enqu\u00eates<\/h2><\/a><\/div>
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Enqu\u00eates, questionnaires, d\u00e9clarations de sinistres, formulaires de demande, par exemple de cr\u00e9dit bancaire ou de pr\u00eat hypoth\u00e9caire, formulaires d\u2019\u00e9tude de march\u00e9, formulaires fiscaux.<\/div>
<\/div>Lire plus<\/a>
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Courriers et documents d\u2019affaires<\/h2><\/a><\/div>
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Courrier entrant (Digital Mailroom \/ Salle de courrier num\u00e9rique), documents op\u00e9rationnels et administratifs, bons de livraison, dossiers de clients et de fournisseurs.<\/div>
<\/div>Lire plus<\/a>
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\u00c9quipement et technologie de pointe<\/h3>\n

Nous utilisons exclusivement les meilleurs scanners de documents<\/a> disponibles sur le march\u00e9. Nos scanners de production sont \u00e9quip\u00e9s de fonctionnalit\u00e9s de pointe qui nous permettent de livrer des images num\u00e9riques de haute qualit\u00e9. Nous utilisons en outre notre technologie propri\u00e9taire, ScanFactory Resource Planning (SRP)<\/a>, pour contr\u00f4ler, rationaliser et automatiser toutes nos activit\u00e9s de num\u00e9risation, de A \u00e0 Z. Le syst\u00e8me SRP a \u00e9t\u00e9 enti\u00e8rement d\u00e9velopp\u00e9 en interne par notre personnel sp\u00e9cialis\u00e9. Son principal objectif est de r\u00e9duire l\u2019intervention humaine \u00e0 un minimum et de supprimer le risque d\u2019erreur humaine. Cette technologie unique et hautement sophistiqu\u00e9e offre une tra\u00e7abilit\u00e9 totale et propose une fonctionnalit\u00e9 compl\u00e8te de rapportage en temps r\u00e9el.<\/p>\n

Portail Clients<\/h3>\n

Le Portail Clients vous permet de rechercher et consulter le statut de n\u2019importe quel document trait\u00e9 par ScanFactory, \u00e0 n\u2019importe quel moment (par ex. \u2018en cours de transport\u2019, \u2018en cours de num\u00e9risation\u2019, etc.). Le Portail permet \u00e9galement de transmettre des demandes de num\u00e9risation en urgence ou de livraison physique en urgence d\u2019un document donn\u00e9, ainsi que de visualiser l\u2019historique complet de telles demandes. Toutes les informations et m\u00e9tadonn\u00e9es \u00e0 propos de chaque document, y compris son emplacement physique exact, sont stock\u00e9es dans la base de donn\u00e9es du SRP et peuvent \u00eatre r\u00e9cup\u00e9r\u00e9es sur demande.<\/p>\n

Processus de num\u00e9risation des documents<\/h3>\n

Toutes les \u00e9tapes du processus de num\u00e9risation de documents<\/a> sont enti\u00e8rement contr\u00f4l\u00e9es par le syst\u00e8me SRP, y compris le contr\u00f4le de la qualit\u00e9, l\u2019affectation des ressources humaines et nos scanners hautement performants. Le processus est subdivis\u00e9 en \u00e9tapes, il est clair et enti\u00e8rement transparent, et garantit une qualit\u00e9 sup\u00e9rieure et une confidentialit\u00e9 absolue :<\/p>\n

Enl\u00e8vement, transport et admission dans nos locaux<\/h4>\n

Nous enlevons vos documents et les pr\u00e9parons pour le transport vers notre site. Notre personnel arrive sur votre site, enregistre tous les documents dans le SRP, les place dans des bo\u00eetes d\u2019archives sp\u00e9cialement con\u00e7ues \u00e0 cet effet, attribue un code-barres unique \u00e0 chaque bo\u00eete, et empile les bo\u00eetes sur des europalettes qui sont ensuite scell\u00e9es. D\u00e8s qu\u2019un document est enregistr\u00e9, iGuana et vos collaborateurs peuvent retracer l\u2019emplacement physique exact de chaque bo\u00eete ainsi que l\u2019\u00e9tape du processus dans laquelle se trouve chaque document individuel, en temps r\u00e9el, via le SRP. Les europalettes scell\u00e9es avec vos documents sont transport\u00e9es dans un v\u00e9hicule scell\u00e9 vers le site d\u2019iGuana. Tous nos moyens de transport sont d\u00e9di\u00e9s, ce qui veut dire qu\u2019ils ne transportent \u00e0 aucun moment d\u2019autres objets que vos documents, de fa\u00e7on \u00e0 garantir une confidentialit\u00e9 et une s\u00e9curit\u00e9 absolues. Lorsque vos documents enregistr\u00e9s arrivent chez iGuana et une fois que l\u2019int\u00e9grit\u00e9 de tous les scell\u00e9s a \u00e9t\u00e9 v\u00e9rifi\u00e9e, nous scannons les codes-barres de chaque bo\u00eete et nous attribuons \u00e0 chaque bo\u00eete un emplacement unique dans notre entrep\u00f4t. Ces informations sont enregistr\u00e9es automatiquement dans notre syst\u00e8me SRP.<\/p>\n

Pr\u00e9paration et num\u00e9risation<\/h4>\n

Nous pr\u00e9parons vos documents pour num\u00e9risation selon des directives strictes. Les reliures, agrafes et trombones sont \u00f4t\u00e9s ; si n\u00e9cessaire, des pages de s\u00e9paration et\/ou des pages de commutation (\u2018toggle\u2019) sont ins\u00e9r\u00e9es dans les fichiers \/ documents afin de donner des instructions sp\u00e9ciales au scanner, etc. Tous les documents sont num\u00e9ris\u00e9s avec des r\u00e9glages pr\u00e9d\u00e9finis dans le syst\u00e8me SRP pour votre projet sp\u00e9cifique. La num\u00e9risation est enti\u00e8rement contr\u00f4l\u00e9e par le syst\u00e8me SRP, et le risque d\u2019erreur humaine est virtuellement r\u00e9duit \u00e0 z\u00e9ro. La qualit\u00e9 d\u2019image est garantie par l\u2019utilisation d\u2019un mat\u00e9riel et d\u2019une technologie de num\u00e9risation sophistiqu\u00e9s (Voir Contr\u00f4le de la qualit\u00e9 et am\u00e9lioration des images).<\/p>\n

Indexation et classification<\/h4>\n

La plate-forme SRP classifie et reconna\u00eet automatiquement le flux de documents entrants. Elle identifie tous les types de contenus (par ex. formulaire, contrat, facture) et exploite 4 technologies de classification : bas\u00e9e sur l\u2019image, bas\u00e9e sur le texte, bas\u00e9e sur la s\u00e9paration des pages, et bas\u00e9e sur des r\u00e8gles. De m\u00eame, elle identifie, trie et s\u00e9pare les documents comportant de multiples pages, et utilise diff\u00e9rentes technologies de reconnaissance telles qu\u2019OCR, ICR, OMR ainsi que la reconnaissance des codes-barres. Les donn\u00e9es sont soit automatiquement extraites, soit index\u00e9es manuellement \u00e0 l\u2019aide de m\u00e9thodes de double saisie. Des v\u00e9rifications automatiques et manuelles permettent de garantir la correction des donn\u00e9es.<\/p>\n

Contr\u00f4le de la qualit\u00e9 et am\u00e9lioration des images<\/h4>\n

Une s\u00e9rie de proc\u00e9dures clairement d\u00e9finies pilotent chaque \u00e9tape de nos activit\u00e9s de num\u00e9risation, depuis l\u2019enl\u00e8vement des bo\u00eetes jusqu\u2019\u00e0 la livraison des images et des m\u00e9tadonn\u00e9es. Chaque action pos\u00e9e par rapport \u00e0 vos documents est retrac\u00e9e en temps r\u00e9el dans le syst\u00e8me SRP. Nos scanners comprennent des fonctions de contr\u00f4le de la qualit\u00e9 embarqu\u00e9es : technologie Perfect Page, suppression des pages blanches, d\u00e9tecteur de double alimentation, num\u00e9risation en double flux, contr\u00f4le qualit\u00e9 intelligent, iThresholding, redressement automatique, etc. Le module d\u2019am\u00e9lioration d\u2019image du SRP utilise un serveur 16 c\u0153urs d\u00e9di\u00e9 exclusivement au traitement d\u2019image apr\u00e8s la num\u00e9risation, et ex\u00e9cute une s\u00e9rie de fonctions algorithmiques complexes d\u2019am\u00e9lioration des images. En plus de nombreux contr\u00f4les manuels de la qualit\u00e9, notre Quality Supervisor est aussi averti automatiquement par le SRP de tout probl\u00e8me de qualit\u00e9 d\u00e9tect\u00e9 par les algorithmes sophistiqu\u00e9s de contr\u00f4le de la qualit\u00e9 du SRP.<\/p>\n

Enfin, nos collaborateurs sont form\u00e9s \u00e0 appliquer les principes de gestion de la qualit\u00e9 ISO 9001 dans tous les aspects de leur travail.<\/p>\n

Livraison des m\u00e9tadonn\u00e9es et des images<\/h4>\n

La livraison des images et des m\u00e9tadonn\u00e9es peut \u00eatre effectu\u00e9e soit par le biais d\u2019une m\u00e9thode de transfert direct de fichier (VPN) ou via un support de stockage externe (par ex. disque dur crypt\u00e9, cl\u00e9 USB). C\u2019est vous qui d\u00e9cidez l\u2019option qui vous convient le mieux. La livraison est un processus enti\u00e8rement automatis\u00e9 qui est int\u00e9gralement pilot\u00e9 par le syst\u00e8me SRP. Pendant la num\u00e9risation, toutes les images scann\u00e9es et les m\u00e9tadonn\u00e9es sont stock\u00e9es directement dans la base de donn\u00e9es du SRP. Ces images et m\u00e9tadonn\u00e9es sont automatiquement export\u00e9es du SRP, sans la moindre intervention humaine. Vous disposez par cons\u00e9quent d\u2019une flexibilit\u00e9 quasiment illimit\u00e9e pour le choix des formats de fichiers d\u2019images et de m\u00e9tadonn\u00e9es (par ex. JPEG, TIFF, PDF, PDF\/A, etc. pour les images ; CSV, XML, etc. pour les m\u00e9tadonn\u00e9es ; ou tout autre format d\u2019importation pour votre logiciel de gestion de documents<\/a>).<\/p>\n

Destruction certifi\u00e9e<\/h3>\n

Tous les fichiers physiques sont mis en quarantaine (stockage scell\u00e9) pendant une p\u00e9riode standard d\u20191 mois \u00e0 partir du jour o\u00f9 les documents num\u00e9ris\u00e9s et les m\u00e9tadonn\u00e9es vous ont \u00e9t\u00e9 livr\u00e9s. Vous avez ainsi le temps d\u2019effectuer votre propre contr\u00f4le de qualit\u00e9. Au terme de cette p\u00e9riode de quarantaine et moyennant votre autorisation expresse, tous les documents en quarantaine sont d\u00e9truits selon une proc\u00e9dure confidentielle avec niveau de s\u00e9curit\u00e9 P3, dans le respect de la norme DIN 66399. Une fois que les documents physiques sont d\u00e9truits, toutes les images scann\u00e9es et les m\u00e9tadonn\u00e9es sont effac\u00e9es de notre syst\u00e8me SRP, et vous recevez un certificat attestant de la destruction confidentielle de vos documents.<\/p>\n

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Vie priv\u00e9e & S\u00e9curit\u00e9<\/h2><\/span>
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iGuana prend tr\u00e8s au s\u00e9rieux les questions de respect de la vie priv\u00e9e, s\u00e9curit\u00e9 et protection des donn\u00e9es. Nous poss\u00e9dons notre propre Data Protection Officer (DPO), membre du personnel d\u2019iGuana, qui est responsable de garantir la conformit\u00e9 avec les politiques internes en mati\u00e8re de vie priv\u00e9e et de s\u00e9curit\u00e9, ainsi que de mettre en place des proc\u00e9dures en conformit\u00e9 avec le RGPD et la norme ISO 27001 relative \u00e0 la s\u00e9curit\u00e9 des donn\u00e9es.<\/p>\n

    \n
  • <\/i><\/span>
    DPO interne, membre du personnel d\u2019iGuana<\/div><\/li>\n
  • <\/i><\/span>
    Contr\u00f4les d\u2019acc\u00e8s stricts ; surveillance 24\/7<\/div><\/li>\n
  • <\/i><\/span>
    Interdiction de Wi-Fi & GSM<\/div><\/li>\n
  • <\/i><\/span>
    V\u00e9rifications en arri\u00e8re-plan et accords de confidentialit\u00e9<\/div><\/li>\n
  • <\/i><\/span>
    Transport s\u00e9curis\u00e9 et stockage scell\u00e9<\/div><\/li>\n
  • <\/i><\/span>
    Livraison s\u00e9curis\u00e9e des images et m\u00e9tadonn\u00e9es<\/div><\/li>\n
  • <\/i><\/span>
    Destruction avec certificat de confidentialit\u00e9<\/div><\/li>\n<\/ul>\n
    <\/div>
    <\/div><\/div>
    <\/div>\n

    Vid\u00e9o ScanFactory<\/h2><\/span>
    <\/div><\/div><\/div>\n