Summa optimaliseert zijn crediteurenproces met iGuana’s oplossing voor digitale ondertekening en goedkeuring

Summa, een wereldwijd vermaarde producent van hoogwaardige vinyl snijplotters, professionele vlakbedsystemen en geavanceerde lasersnijmachines, gebruikt het iGuana iDM systeem voor digitale archivering & documentbeheer (DMS) om zijn procedures voor de verwerking en goedkeuring van inkomende facturen te vereenvoudigen en te stroomlijnen. De belangrijkste voordelen van de softwareoplossing voor crediteurenadministratie van iGuana zijn dat Summa nu snel kan nagaan of de inkomende facturen, aankooporders en leveringsbonnen / ontvangstbonnen met elkaar overeenstemmen, en gebruik kan maken van een goedkeuringswerkstroom met verschillende stappen waarbij met digitale handtekeningen wordt gewerkt.

Summa staat bekend om zijn hoogwaardige vinyl snijplotters, vlakbedsnijplotters en lasersnijmachines die bedrijven in de grafische, beletterings-, textiel-, industriële en verpakkingsindustrie de meest innovatieve snij-oplossingen bieden. Summa is al bijna tien jaar lang een gewaardeerde klant van iGuana. In de loop der jaren heeft het bedrijf zijn iGuana-oplossing stelselmatig uitgebreid met bijkomende functies om met de hulp van iGuana’s team van gespecialiseerde consultants zijn bestaande werkstromen voortdurend bij te stellen en te verfijnen.

Alles is begonnen met een vrij eenvoudige, maar heel efficiënte oplossing waarbij aan elke inkomende factuur een barcode kon worden toegekend, de documenten met behulp van technologie voor barcodeherkenning konden worden gescand en alle gescande aankoopfacturen en hun metagegevens vervolgens digitaal konden worden gearchiveerd voor verdere verwerking via een eenvoudige goedkeuringswerkstroom. Om tegemoet te komen aan bijkomende behoeften van de klant, is de oplossing later uitgebreid met een extra werkstroom om aankooporders en leveringsbonnen met elkaar te vergelijken. Hierdoor kunnen Summa’s medewerkers gemakkelijk controleren of zij alle goederen van hun leveranciers hebben ontvangen voordat zij een betaling verrichten.

Daarnaast zijn er nog extra criteria aan de goedkeuringswerkstroom toegevoegd waardoor het systeem, op basis van gegevens uit de factuur, kan bepalen welk van de diverse goedkeuringstrajecten een concrete factuur moet volgen. Zo worden facturen boven een bepaald bedrag automatisch ter controle en goedkeuring naar specifieke medewerkers van Summa doorgestuurd. Tegenwoordig gebruiken meerdere afdelingen bij Summa de beproefde oplossing voor crediteurenadministratie van iGuana iDM. Verschillende medewerkers bij Summa scannen de documenten met speciale documentscanners (ook door iGuana geleverd).

Een interessant aspect en ook de meest recente uitbreiding van de bestaande iGuana iDM softwareconfiguratie, is de mogelijkheid om aankooporders via digitale ondertekening goed te keuren. Aankooporders worden door een verantwoordelijke medewerker bij Summa in het ERP-systeem aangemaakt en vervolgens geregeld ter verwerking in iGuana iDM ingevoerd. Op die manier komen zij in een goedkeuringswerkstroom terecht waarin zij door meerdere personen worden gecontroleerd / goedgekeurd. Na een reeks controlestappen en afhankelijk van het resultaat daarvan, bepaalt het systeem of het desbetreffende aankooporder door specifieke leden van het Summa-team definitief moet worden goedgekeurd via digitale ondertekening. Pas nadat op het aankooporder alle vereiste digitale handtekeningen zijn aangebracht via de ondertekenmodule in iGuana iDM, kan het order worden goedgekeurd. Na goedkeuring stuurt iGuana iDM het aankooporder automatisch per e-mail naar de desbetreffende leverancier.

iGuana kijkt ernaar uit de vruchtbare samenwerking met Summa nog vele jaren te kunnen voortzetten!