Stockage de dossiers hors site, gestion d’archives et gestion des délais de conservation

Notre solution de stockage sécurisé de documents à long terme, avec calendrier de conservation, offre un service de gestion de dossiers abordable et taillé sur mesure pour répondre à vos besoins. Nous pouvons vous aider à libérer de l’espace et à gérer vos documents, dossiers et archives de manière efficace : en les stockant dans notre site sécurisé, en vous offrant un accès sur demande chaque fois que vous en avez besoin, en développant un plan de conservation individuel pour chaque type de dossier ou de document, et en proposant un service de destruction avec fourniture d’un certificat. Vous pouvez optimiser ou réaffecter votre espace d’archive actuel et éliminer le coût de gestion de vos dossiers, tout en conservant tous les avantages d’un stockage en interne et en respectant totalement les obligations légales.

En résumé, notre solution complète de stockage de dossiers à long terme, de gestion d’archives et de gestion des délais de conservation comprend :

  • L’inventaire complet de vos archives, le transport vers notre site sécurisé de stockage de dossiers, le stockage dans un environnement contrôlé
  • Le traitement de demandes urgentes, par ex. la livraison physique ou la numérisation sur demande de documents spécifiques
  • Un calendrier de conservation avec rappel des dates auxquelles vos documents peuvent légalement être détruits, et destruction confidentielle avec certificat

Avec plusieurs dizaines d’années d’expérience dans le stockage, l’inventorisation, la numérisation et l’indexation de gros volumes de documents, ainsi que dans le pilotage de gros projets de gestion des dossiers et de l’information (RIM – Records & Information Management), iGuana propose une solution simple, sûre et rentable. Vous économisez du temps, de l’argent et des efforts, et vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier pendant que nous gérons votre archive pour vous.

Inventaire complet de l’archive

Nous dressons un inventaire complet de votre archive papier, enregistrons avec soin chaque dossier individuel dans notre système de gestion d’archives, générons un code-barres unique pour chaque dossier et plaçons chaque dossier dans une boîte d’archive dotée d’un numéro unique.

Enlèvement et transport

Notre personnel expérimenté place les boîtes d’archives sur des europalettes scellées qui sont ensuite collectées et transportées jusqu’à notre site de stockage sécurisé, en utilisant les véhicules de transport sûrs et dédiés d’iGuana.

Stockage sûr de l’archive

Nous stockons votre archive papier dans notre bâtiment spécialement conçu pour le stockage de longue durée d’archives confidentielles, dans un environnement strictement contrôlé, surveillé en permanence, sûr et sécurisé, parfaitement adapté pour vos précieux documents.

Numérisation ou livraison sur demande, fonction track & trace

Nous fournissons à votre personnel autorisé un accès sécurisé à notre Portail Clients, sur lequel vos collaborateurs peuvent aisément demander la numérisation ou la livraison physique d’un dossier. Le Portail Clients propose également la fonction track & trace qui permet de trouver l’emplacement et le statut de tout document.

Gestion des délais de conservation

Nous établissons un plan de conservation individuel pour chaque type de dossier ou document dans votre archive papier, et générons automatiquement une liste détaillée de tous les dossiers ou documents qui ont atteint le terme de leur durée légale de conservation et qui peuvent être détruits.

Destruction confidentielle

Nous détruisons en toute sécurité les documents papier qui ont atteint le terme de leur délai de conservation, conformément aux normes de destruction applicables pour le type de dossiers contenus dans votre archive, et nous vous fournissons un certificat de destruction confidentielle.

Avantages du stockage sécurisé de dossiers hors site

Votre archive est entre de bonnes mains avec les spécialistes d’iGuana : ils possèdent une habilitation de sécurité et sont formés à la gestion d’archives et de dossiers !

  • iGuana vide votre archive le plus rapidement possible ; l’espace libéré peut être réaffecté et vos coûts opérationnels sont abaissés.
  • iGuana dresse un inventaire complet de votre archive papier et tous les documents sont enregistrés avec soin.
  • Vous avez un accès rapide et aisé à vos documents depuis votre bureau, à tout moment, via notre Portail Clients.
  • Sur demande, des documents peuvent vous être livrés physiquement ou en format numérique, par e-mail ou directement dans votre système de GED.
  • La fonction track & trace vous offre le contrôle total de votre archive en temps réel, et vous savez exactement où se trouvent vos dossiers.
  • Un plan de conservation individuel est établi pour chaque type de dossier / document, avec identification de ce qui peut être détruit.
  • Les dossiers / documents qui sont arrivés au terme de leur délai de conservation sont détruits de manière confidentielle, avec certificat de destruction.

Optimisez votre espace d’archive et réduisez vos coûts pendant la crise de la COVID-19 et au-delà

En prenant soin de votre archive, iGuana peut vous aider à optimiser, reconfigurer ou réaffecter votre espace de travail, vos bureaux ou votre espace d’archive dans le contexte de la COVID-19, tout en respectant les règles de distanciation sociale et autres mesures sanitaires et de sécurité.

Contactez-nous encore aujourd’hui pour un entretien gratuit avec un de nos experts !
Prenez soin de vos collaborateurs pendant que nous prenons soin de votre archive.

Découvrez notre solution pour la gestion d’archives patients et de dossiers médicaux

Vie privée & Sécurité

iGuana prend très au sérieux les questions de respect de la vie privée, sécurité et protection des données. Nous possédons notre propre Data Protection Officer (DPO), membre du personnel d’iGuana, qui est responsable de garantir la conformité avec les politiques internes en matière de vie privée et de sécurité, ainsi que de mettre en place des procédures en conformité avec le RGPD et la norme ISO 27001 relative à la sécurité des données.

  • DPO interne, membre du personnel d’iGuana
  • Contrôles d’accès stricts ; surveillance 24/7
  • Caméras de sécurité, système de surveillance vidéo
  • Interdiction de Wi-Fi & GSM
  • Vérifications en arrière-plan et accords de confidentialité
  • Transport sécurisé et stockage scellé
  • Livraison sécurisée des documents (physique ou numérique)
  • Destruction avec certificat de confidentialité

Demande d’informations

Adressez-nous votre demande d’informations. Un de nos spécialistes vous contactera dans les meilleurs délais.