Gestion documentaire pour PME: centralisée, sécurisée et abordable
La gestion documentaire représente un défi quotidien pour de nombreuses petites et moyennes entreprises. Factures, contrats, e-mails et dossiers papier sont répartis sur différents systèmes et sites. Il est difficile d'avoir une vue cohérente des clients et fournisseurs, et contrôler qui accède à quels documents reste compliqué. Il existe pourtant une approche plus simple.
iGuana iDM est une plateforme de gestion documentaire 100% web, conçue pour répondre aux besoins concrets des PME. Vous n'avez besoin que d'une connexion internet et d'un navigateur. Vous choisissez si le système tourne sur vos propres serveurs ou dans le cloud. Aucun investissement matériel n'est nécessaire, et grâce à l'interface intuitive, vos utilisateurs sont pleinement opérationnels en quelques jours, sans formation formelle.
Tous les documents d'un client, d'un fournisseur ou d'un partenaire sont regroupés dans une structure de dossiers centralisée et logique. Factures, contrats, bons de livraison, devis, e-mails et fichiers multimédias comme les photos ou vidéos se classent rapidement dans le bon dossier. Quand un client appelle ou qu'une facture fournisseur arrive, toutes les informations sont immédiatement accessibles. Les documents papier se numérisent facilement avec une imprimante multifonction ordinaire ou un scanner de bureau.
La sécurité est intégrée à quatre niveaux: groupe, utilisateur, document et champ. Vous définissez vous-même qui peut consulter, modifier ou approuver quels documents. Le service comptabilité ne voit que les pièces comptables, un responsable de département accède uniquement aux documents de son périmètre, et la direction dispose d'une vue complète. Les documents sont également consultables en mobilité via l'application iSearch pour iPhone et iPad.
Les documents entrants, comme les factures fournisseurs ou le courrier reçu, sont numérisés à réception et acheminés automatiquement vers les bons collaborateurs. Un circuit d'approbation intégré permet, par exemple, qu'une facture soit validée par la direction avant d'être traitée en comptabilité. Les processus routiniers s'exécutent plus vite, avec moins d'erreurs.
Les PME qui passent à iGuana iDM n'ont pas besoin de lancer un grand projet informatique. Le système est entièrement sans maintenance et s'adapte à votre croissance. Vous souhaitez savoir comment iGuana iDM correspond à votre situation? Contactez l'un de nos spécialistes pour un échange personnalisé.