Numérisation de documents comme service: budget fixe, zéro surprise

Selon diverses estimations, les employés de bureau consacrent près de 20 % de leur temps de travail à rechercher des informations dans des dossiers papier, avec un taux de réussite d'à peine 50 %. Environ 8 % des documents papier sont perdus définitivement, et 4 % sont mal classés. Ce ne sont pas des cas exceptionnels: ce sont des coûts quotidiens pour toute organisation qui s'appuie encore sur des archives physiques.

Passer entièrement au numérique n'est pas un objectif réaliste à court terme pour la plupart des entreprises. Ce qui est réalisable, en revanche, c'est de réduire considérablement le temps que vos collaborateurs consacrent au traitement du papier, sans lancer un vaste projet de dématérialisation. C'est précisément ce que ScanFactory rend possible.

ScanFactory est le service de numérisation entièrement externalisé d'iGuana iDM. Des professionnels qualifiés gèrent l'intégralité du processus: collecte dans vos locaux avec un véhicule dédié, préenregistrement, stockage dans des boîtes d'archives numérotées, étiquetage par code-barres par dossier, numérisation recto-verso en noir et blanc et en couleur, contrôle qualité continu, puis destruction sécurisée ou restitution des originaux papier. Les fichiers numérisés sont livrés prêts à être importés dans votre DMS, HIS, ERP ou tout autre système. Votre organisation n'a rien à fournir en matière de logiciels, de matériel ou de maintenance.

Le service fonctionne sur un modèle d'abonnement. Au lieu d'un investissement initial important, vous payez un forfait mensuel fixe. Aucune dépense imprévue, aucune mauvaise surprise en fin d'année, et un coût que la direction peut facilement anticiper dans le budget. Vous numérisez selon vos besoins et adaptez le volume à la demande.

L'avantage principal reste le temps restitué à vos équipes. Vos collaborateurs se concentrent sur les tâches pour lesquelles ils ont été recrutés. La gestion du papier, c'est notre affaire. Pour découvrir comment ScanFactory s'intègre à votre organisation, contactez-nous via notre page de contact.