Du PV au dossier parquet: comment les zones de police récupèrent des heures
Les agents consacrent de précieuses heures à des tâches administratives qui pourraient être automatisées. Les procès-verbaux papier sont scannés et enregistrés dans des dossiers réseau, sans fonction de recherche centralisée. Photos, déclarations de témoins et notes destinées au parquet se retrouvent dans des boîtes e-mail distinctes. Quiconque a besoin d'un dossier doit fouiller des arborescences ou solliciter un collègue.
Cette situation n'est pas isolée. De nombreuses zones s'appuient encore sur des outils cloisonnés qui ne communiquent pas entre eux. Résultat: saisies en double, retards dans la transmission au parquet et risque accru de perdre des pièces.
Un système de gestion documentaire intégré relie chaque maillon de la chaîne. Le flux s'organise comme suit:
Entrée par scan, e-mail ou bureau de courrier numérique
Classification automatique: PV, plainte, note de mutation ou note parquet
Rattachement au numéro de dossier et enrichissement par métadonnées
Workflow via iFlow vers le service LIP, le parquet ou l'administration
Archivage infalsifiable dans iStore avec une politique de conservation configurable
Chaque document parvient au bon endroit sans intervention manuelle. iGuana iDM combine ces étapes en une seule plateforme. Le Digital Mailroom gère l'entrée, MiraKnows.ai traite et classe automatiquement, et iFlow achemine le document vers le service compétent.
Les avantages sont mesurables. La recherche plein texte remplace l'exploration manuelle des arborescences. L'approbation en parallèle remplace la circulation physique des dossiers papier. La double saisie disparaît parce que chaque document est enregistré une seule fois et rendu automatiquement disponible à tous les services concernés.
Les agents n'ont plus à attendre qu'un collègue libère le dossier physique. Le parquet reçoit les pièces via un workflow sécurisé et structuré. Les chefs de corps et responsables de service gardent une vue d'ensemble sur l'avancement des dossiers sans devoir les demander manuellement.
Tous les membres d'une zone de police n'ont pas besoin d'accéder aux mêmes documents. iGuana iDM applique un contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC): un agent consulte ses propres PV, le service LIP gère les dossiers d'information, le parquet reçoit uniquement les pièces qui lui sont destinées et le chef de corps dispose d'une vue de synthèse au niveau des processus.
Il ne s'agit pas d'une complexité supplémentaire. C'est la condition de base pour un traitement juridiquement correct des informations policières sensibles, conformément à la réglementation en vigueur en matière de sécurité de l'information.
iGuana iDM est déjà utilisé dans le secteur public belge. La plateforme s'adapte aussi bien aux petites zones locales qu'aux organisations plus grandes comptant plusieurs services et sites.
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