Mailroom numérique dans le secteur des soins: plus rapide, plus sûr et conforme au RGPD

Les hôpitaux, les organisations de soins à domicile et les autres prestataires de soins reçoivent chaque jour des centaines de documents par courrier, e-mail et fax: lettres de référence, résultats de laboratoire, formulaires d'assurance et dossiers patients. Le traitement manuel de cet afflux ne coûte pas seulement du temps, il représente également un risque sérieux au regard du RGPD: les documents s'égarent, se retrouvent sur de mauvais bureaux ou restent trop longtemps dans des boîtes de réception non sécurisées. Un Digital Mailroom apporte une réponse concrète. Cet article décrit le fonctionnement du Digital Mailroom d'iGuana iDM dans un contexte de soins de santé: les documents entrants sont automatiquement numérisés, classifiés par type de document (par ex. 'lettre de référence' ou 'certificat médical'), reliés au bon dossier patient et transmis au prestataire de soins responsable. L'ensemble se déroule dans un environnement conforme au RGPD, avec chiffrement et restriction d'accès. Nous abordons trois avantages concrets: (1) une réduction drastique du temps de traitement à l'admission, (2) une traçabilité complète de chaque document reçu, et (3) l'application automatique des règles de conservation conformément à la législation belge sur la conservation des dossiers médicaux. Pour illustrer cela, nous présentons un scénario hypothétique d'un hôpital régional effectuant cette transition.

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