Peppol est actif: votre archive documentaire l'est-elle aussi?

Peppol est obligatoire ou fortement recommandé pour la facturation électronique entre entreprises et administrations dans un nombre croissant de pays européens. De nombreuses organisations ont déjà mis en place la connexion technique. Mais la question qui suit est tout aussi importante: que faites-vous de ces factures une fois qu'elles arrivent?

Une connexion Peppol gère la réception d'un fichier XML structuré. Elle ne gère pas la façon dont ce document est administré, archivé et retrouvé. C'est précisément là que commence le défi pour les équipes financières et opérationnelles.

iGuana iDM capture automatiquement les factures Peppol entrantes, les associe au dossier approprié et les conserve dans une archive infalsifiable conforme au RGPD et à la législation applicable en matière de conservation. Aucun fichier égaré dans des boîtes mail. Aucune sauvegarde manuelle sur un lecteur partagé. Aucune incertitude lors d'un contrôle fiscal sur l'emplacement de la facture 2023-04871.

L'intégration avec votre ERP ou votre logiciel de comptabilité s'effectue via des connexions API standard. iGuana iDM lit les métadonnées du fichier Peppol, indexe automatiquement par fournisseur, numéro de facture, date et montant, et rend le document immédiatement consultable pour les utilisateurs autorisés. Les workflows de validation des factures entrantes sont configurables sans développement spécifique: définissez des seuils, attribuez des valideurs par département ou centre de coûts, et suivez le statut en temps réel.

Pour les organisations traitant des flux mixtes. Peppol, e-mail et papier. iGuana iDM centralise l'ensemble des entrées dans un flux unique. Le module Digital Mailroom numérise les factures papier via ScanFactory et les intègre au flux électronique dans la même archive. Votre équipe comptable travaille toujours à partir d'une source unique de vérité, quel que soit le canal d'arrivée de la facture.

Se connecter à Peppol, c'est la première étape. La deuxième consiste à s'assurer que votre organisation est prête sur le plan opérationnel et juridique: une archive respectant les obligations de conservation, un workflow qui élimine les erreurs humaines et une piste d'audit solide lors de tout contrôle. Pour découvrir comment iGuana iDM peut concrétiser cela pour votre organisation, contactez-nous via notre page de contact.