Διαχείριση εγγράφων σε βελγικά νοσοκομεία: γιατί ένα εξειδικευμένο DMS είναι απαραίτητο

Ένα βελγικό νοσοκομείο παράγει καθημερινά χιλιάδες έγγραφα: φακέλους ασθενών, αναφορές χειρουργείων, αποτελέσματα εργαστηρίων, ακτινολογικές εικόνες, τιμολόγια και φακέλους προσωπικού. Στις περισσότερες μονάδες, αυτά τα έγγραφα είναι διασκορπισμένα σε HIS, LIS, RIS, PACS, SharePoint και έντυπα αρχεία. Οι πρακτικές συνέπειες είναι γνωστές: χρόνοι αναζήτησης μετρούμενοι σε λεπτά ή ώρες, κενά στον έλεγχο πρόσβασης και σοβαρή έκθεση κατά τη διάρκεια ελέγχων ή μεταναστεύσεων συστημάτων.

Η βελγική νομοθεσία θέτει σαφείς απαιτήσεις. Το Βασιλικό Διάταγμα της 3ης Μαΐου 1999 επιβάλλει περίοδο διατήρησης 30 ετών για τους ιατρικούς φακέλους. Ορισμένα έγγραφα πρέπει να φυλάσσονται εφ' όρου ζωής του ασθενή, τα οικονομικά στοιχεία τουλάχιστον επτά χρόνια. Το NIS2, που ενσωματώθηκε στο βελγικό δίκαιο το 2024, προσθέτει υποχρεώσεις αποδεδειγμένων ελέγχων πρόσβασης, πλήρων ιχνών ελέγχου και αναφοράς περιστατικών εντός 24 ωρών. Ο GDPR και ο νόμος περί δικαιωμάτων ασθενών απαιτούν επιπλέον η πρόσβαση σε προσωπικά δεδομένα να βασίζεται σε ρόλους και να τεκμηριώνεται επαληθεύσιμα.

Ένα εξειδικευμένο DMS όπως το iGuana iDM αντιμετωπίζει αυτές τις απαιτήσεις σε δομικό επίπεδο. Όλοι οι τύποι εγγράφων αποθηκεύονται σε ένα ενιαίο κεντρικό αποθετήριο με ενσωματωμένες πολιτικές διατήρησης ανά κατηγορία. Τα έγγραφα ταξινομούνται αυτόματα μέσω ενσωμάτωσης HL7 v2.x και FHIR με το HIS ή το LIS, μειώνοντας στο ελάχιστο την χειροκίνητη καταχώριση. Η πρόσβαση βάσει ρόλων καθορίζει τι μπορεί να δει ή να επεξεργαστεί κάθε προφίλ χρήστη (ιατρός, νοσηλευτής, διοικητικό προσωπικό, εξωτερικός ελεγκτής). Κάθε αλληλεπίδραση με έγγραφο καταγράφεται σε ένα μη παραποιήσιμο ίχνος ελέγχου σε επίπεδο εγγράφου: ποιος είδε τι, πότε και με ποιον ρόλο.

Σε τεχνικό επίπεδο, το iGuana iDM εφαρμόζει κρυπτογράφηση AES-256 για δεδομένα σε κατάσταση ηρεμίας και TLS 1.3 για δεδομένα κατά τη μεταφορά. Η αναζήτηση πλήρους κειμένου σε εκατομμύρια ψηφιοποιημένα έγγραφα πραγματοποιείται σε χιλιοστά του δευτερολέπτου μέσω περιεχομένου ευρετηριασμένου με OCR. Για νοσοκομεία που προτιμούν να αποφύγουν το cloud, η εγκατάσταση on-premise υποστηρίζεται πλήρως. Οργανισμοί που επιθυμούν να επεκτείνουν την αυτόματη ταξινόμηση και εξαγωγή δεδομένων μπορούν να ενσωματώσουν το MiraKnows.ai πάνω από το επίπεδο DMS: μια πλατφόρμα τεχνητής νοημοσύνης του ίδιου ομίλου που διαβάζει, επισημαίνει και εξάγει σχετικά πεδία από έγγραφα χωρίς χειροκίνητη παρέμβαση.

Βελγικά νοσοκομεία όπως τα AZ Delta, ZOL Genk, Jessa Hospital, UZ Gent, AZ Sint-Jan Brugge και CHU Liège βασίζονται στο iGuana iDM για τη διαχείριση των εγγράφων τους. Το iGuana iDM ανήκει στον Youston Group και διαθέτει πάνω από 30 χρόνια πρακτικής εμπειρίας ειδικά στον τομέα της υγειονομικής περίθαλψης.

Αν είστε υπεύθυνος για την πληροφορική, την ασφάλεια πληροφοριών ή τη διαχείριση κλινικών πληροφοριών σε νοσοκομείο ή ταμείο υγείας, ζητήστε μια επίδειξη προϊόντος προσαρμοσμένη στις ανάγκες νοσοκομειακών χρηστών ή συμβουλευτείτε τις αναλύσεις μας για το NIS2 στον τομέα της υγείας.