On-Premise Διαχείριση Εγγράφων για Αστυνομικές Περιφέρειες: Πλήρες DMS με AI

Οι αστυνομικές περιφέρειες επεξεργάζονται καθημερινά επιχειρησιακές πληροφορίες, προσωπικά δεδομένα και δικαστικά έγγραφα. Ο ΓΚΠΔ, η εθνική νομοθεσία για τα αστυνομικά δεδομένα και οι εσωτερικοί κανόνες εμπιστευτικότητας οδηγούν στο ίδιο συμπέρασμα: τα δεδομένα πρέπει να παραμένουν στη δική σας υποδομή. Η δρομολόγηση εγγράφων μέσω εξωτερικού περιβάλλοντος SaaS που φιλοξενείται σε τρίτη χώρα συνιστά κίνδυνο που οι περισσότερες περιφέρειες δεν μπορούν να αποδεχτούν.

Το iGuana iDM λειτουργεί εξ ολοκλήρου on-premise σε Windows Server, Linux ή SQL Server. Κάθε λειτουργία, συμπεριλαμβανομένης της επεξεργασίας AI, εκτελείται στο δικό σας υλικό. Εσείς ελέγχετε τις προσβάσεις, την τοποθεσία αποθήκευσης και τους χρόνους διατήρησης δεδομένων.

Πολλές αστυνομικές περιφέρειες χρησιμοποιούν σήμερα περιορισμένες εφαρμογές επεξεργασίας αναφορών ή αυτόνομες εφαρμογές αρχείου. Το iGuana iDM καλύπτει τον πλήρη κύκλο ζωής των εγγράφων:

iDesk: περιβάλλον χρήστη για αναζήτηση, σχολιασμό και διαχείριση εγγράφων με έλεγχο πρόσβασης βάσει ρόλων (RBAC)

iCapture: σάρωση παραγωγής και μαζική επεξεργασία εισερχόμενης αλληλογραφίας και σαρωμένων φακέλων

iFlow: διαχείριση ροών εργασίας για εγκρίσεις, εσωτερική κυκλοφορία και διαβίβαση στην εισαγγελία

iStore: αδιάβλητο αρχείο με πολιτικές διατήρησης και αποθήκευση WORM

iForm: αυτόματη αναγνώριση και εξαγωγή δομημένων εντύπων

iSDK: REST API για ενσωμάτωση με υφιστάμενα αστυνομικά συστήματα

Κάθε συστατικό λειτουργεί συντονισμένα σε μία ενιαία πλατφόρμα, χωρίς ξεχωριστές άδειες ανά μονάδα ή εξαρτήσεις από τρίτους.

Μέσω του MiraKnows.ai, το iGuana iDM ενσωματώνει προηγμένες δυνατότητες AI που εκτελούνται εξ ολοκλήρου στη δική σας υποδομή:

Αυτόματη κατάταξη εισερχόμενης αλληλογραφίας και σαρωμένων αναφορών

Πλήρης OCR κειμένου για αναζητησιμότητα σε ιστορικά αρχεία

Εξαγωγή και επαλήθευση μεταδεδομένων κατά τη λήψη κάθε εγγράφου

Επαλήθευση από ανθρώπινο χειριστή (human-in-the-loop) για εξαιρέσεις, ώστε το προσωπικό να διατηρεί τον έλεγχο

Τα μοντέλα AI αναπτύσσονται on-premise ή σε βελγικό περιβάλλον cloud. Δεν απαιτείται καμία υποχρεωτική σύνδεση με αμερικανικές υπηρεσίες cloud.

Το iGuana iDM v7 πληροί τις απαιτήσεις NIS2 με έλεγχο ταυτότητας JWT και Active Directory, κρυπτογράφηση AES-256, TLS 1.3 και πλήρη καταγραφή ελέγχου για κάθε αλληλεπίδραση με έγγραφα. Η Youston Group, ο κατασκευαστής του iGuana iDM, διαθέτει πιστοποίηση ISO 27001.

Η λειτουργία διατήρησης του iStore εφαρμόζει αυτόματα τις νόμιμες προθεσμίες διατήρησης για αστυνομικούς φακέλους, διασφαλίζοντας ότι κανένα έγγραφο δεν φυλάσσεται πέραν του χρονικού ορίου που επιτρέπει η νομοθεσία.

Το iGuana iDM υποστηρίζει τρία μοντέλα ανάπτυξης: πλήρως on-premise στους δικούς σας διακομιστές, υβριδικό με επιλεκτική αποθήκευση σε cloud, ή φιλοξενούμενο στο δικό σας περιβάλλον Azure ή AWS. Δεν υπάρχει δέσμευση σε προμηθευτή: διατηρείτε τον έλεγχο των αδειών, των δεδομένων και της υποδομής.

Για περιφέρειες με 200 έως 800 υπαλλήλους, ακολουθούμε σταδιακή υλοποίηση ανά τμήμα. Αυτό περιορίζει την επιχειρησιακή διαταραχή και επιτρέπει σε κάθε φάση να προσαρμοστεί στις συγκεκριμένες ροές εργασίας της περιφέρειάς σας.

Θέλετε να δείτε πώς θα διαμορφωθεί η αρχιτεκτονική ενός on-premise DMS για τον οργανισμό σας; Κλείστε ένα ραντεβού αρχιτεκτονικής ή ζητήστε επίδειξη μέσω της σελίδας προϊόντος iGuana iDM. Για λεπτομέρειες σχετικά με τη συμμόρφωση NIS2, επισκεφθείτε το άρθρο μας για το NIS2.