Αναγνώριση τιμολογίων προμηθευτών με MiraKnows.ai και iGuana iDM
Η χειροκίνητη επεξεργασία τιμολογίων προμηθευτών απαιτεί χρόνο και εισάγει λάθη σε κάθε στάδιο: παραλαβή εγγράφων, καταχώριση δεδομένων, παρακολούθηση εγκρίσεων. Ο συνδυασμός MiraKnows.ai και iGuana iDM καλύπτει ολόκληρη τη διαδικασία, από την πρώτη αναγνώριση έως την οριστική αρχειοθέτηση.
Το MiraKnows.ai είναι η πλατφόρμα τεχνητής νοημοσύνης του Youston Group, σχεδιασμένη για την έξυπνη επεξεργασία μη δομημένων εγγράφων. Όταν φτάσει ένα τιμολόγιο προμηθευτή, είτε μέσω e-mail, σάρωσης ή ψηφιακής μεταφόρτωσης, το MiraKnows.ai αναλύει αυτόματα το περιεχόμενό του. Το σύστημα αναγνωρίζει τον τύπο εγγράφου, τα στοιχεία του προμηθευτή, τον αριθμό τιμολογίου, τις γραμμές λεπτομερειών, τα ποσά, τους κωδικούς ΦΠΑ και τις ημερομηνίες λήξης. Χρησιμοποιεί συνδυασμό OCR, αναγνώρισης προτύπων και εκπαιδευμένων μοντέλων ΤΝ που διαχειρίζονται διαφορετικές διατάξεις τιμολογίων ανά προμηθευτή.
Μετά την ολοκλήρωση της αναγνώρισης, τα εξαγόμενα δεδομένα διαβιβάζονται στο iGuana iDM μέσω δομημένης ενσωμάτωσης. Το σύστημα διαχείρισης εγγράφων λαμβάνει τόσο το αρχικό αρχείο τιμολογίου όσο και τα σχετικά μεταδεδομένα. Μέσα στο iGuana iDM, τα τιμολόγια κατατάσσονται αυτόματα και συνδέονται με τους σωστούς φακέλους προμηθευτών. Στη συνέχεια εκκινεί ένα ρυθμιζόμενο workflow έγκρισης: ανάλογα με το ποσό, το κέντρο κόστους ή τον τύπο εγγράφου, ενεργοποιούνται οι κατάλληλοι εγκριτές. Κάθε βήμα καταγράφεται με χρονοσήμανση και ταυτοποίηση χρήστη, παρέχοντας πλήρες ίχνος ελέγχου.
Η ενσωμάτωση μεταξύ MiraKnows.ai και iGuana iDM βασίζεται σε τυποποιημένες συνδέσεις API. Αυτό διευκολύνει τη σύνδεση με υπάρχοντα ERP όπως SAP, Microsoft Dynamics ή άλλες χρηματοοικονομικές πλατφόρμες. Τα δεδομένα τιμολογίων που επεξεργάζονται και εγκρίνονται στο iGuana iDM μπορούν να προωθηθούν αυτόματα στο λογιστικό σύστημα ή ERP, χωρίς χειροκίνητη επανακαταχώριση.
Για οργανισμούς που διαχειρίζονται μεγάλους όγκους τιμολογίων, αυτή η προσέγγιση αποδίδει συγκεκριμένα αποτελέσματα: λιγότερη χειροκίνητη καταχώριση, συντομότεροι χρόνοι επεξεργασίας, ισχυρότερη συμμόρφωση με τις υποχρεώσεις διατήρησης και τον GDPR, και πλήρως αναζητήσιμο ψηφιακό αρχείο. Το iGuana iDM αποθηκεύει τιμολόγια σε αναλλοίωτη μορφή, με υποστήριξη νόμιμων περιόδων διατήρησης ανά χώρα και κλάδο.
Θέλετε να δείτε πώς αυτή η προσέγγιση εφαρμόζεται στις δικές σας χρηματοοικονομικές διαδικασίες; Επικοινωνήστε μαζί μας μέσω της σελίδας επικοινωνίας για να κανονίσουμε μια επίδειξη.