Το Peppol είναι ενεργό: το αρχείο σας είναι έτοιμο;

Το Peppol είναι υποχρεωτικό ή έντονα συνιστώμενο για την ηλεκτρονική τιμολόγηση μεταξύ επιχειρήσεων και δημόσιων φορέων σε αυξανόμενο αριθμό ευρωπαϊκών χωρών. Πολλοί οργανισμοί έχουν ήδη δημιουργήσει την τεχνική σύνδεση. Το ζήτημα που ακολουθεί είναι εξίσου κρίσιμο: τι γίνεται με αυτά τα τιμολόγια μόλις φθάσουν;

Μια σύνδεση Peppol διαχειρίζεται τη λήψη ενός δομημένου αρχείου XML. Δεν διαχειρίζεται, όμως, τον τρόπο με τον οποίο αυτό το έγγραφο διοικείται, αρχειοθετείται και ανακτάται. Αυτό ακριβώς είναι το πρόβλημα για τις οικονομικές και επιχειρησιακές ομάδες.

Το iGuana iDM καταγράφει αυτόματα τα εισερχόμενα τιμολόγια Peppol, τα συνδέει με τον σωστό φάκελο και τα αποθηκεύει σε ένα αδιαμφισβήτητο αρχείο που συμμορφώνεται με τον GDPR και την ισχύουσα νομοθεσία περί διατήρησης δεδομένων. Κανένα αρχείο χαμένο σε εισερχόμενα email. Καμία χειροκίνητη αποθήκευση σε κοινόχρηστο δίσκο. Καμία αβεβαιότητα κατά τη διάρκεια φορολογικού ελέγχου για το πού κατέληξε το τιμολόγιο 2023-04871.

Η ενσωμάτωση με το ERP ή το λογιστικό σας σύστημα γίνεται μέσω τυπικών συνδέσεων API. Το iGuana iDM διαβάζει τα μεταδεδομένα από το αρχείο Peppol, ευρετηριάζει αυτόματα βάσει προμηθευτή, αριθμού τιμολογίου, ημερομηνίας και ποσού, και καθιστά το έγγραφο αμέσως αναζητήσιμο από εξουσιοδοτημένους χρήστες. Οι ροές έγκρισης εισερχόμενων τιμολογίων διαμορφώνονται χωρίς ανάπτυξη προσαρμοσμένου κώδικα: ορίστε κατώφλια, αναθέστε εγκριτές ανά τμήμα ή κέντρο κόστους και παρακολουθήστε την κατάσταση σε πραγματικό χρόνο.

Για οργανισμούς που διαχειρίζονται μεικτές ροές. Peppol, email και χαρτί. το iGuana iDM παρέχει μια ενιαία κεντρικοποιημένη εισροή. Η μονάδα Digital Mailroom ψηφιοποιεί τα χάρτινα τιμολόγια μέσω ScanFactory και τα συγχωνεύει με την ηλεκτρονική ροή στο ίδιο αρχείο. Η λογιστική σας ομάδα εργάζεται πάντα από μία και μοναδική πηγή αλήθειας, ανεξάρτητα από το κανάλι άφιξης του τιμολογίου.

Η σύνδεση με το Peppol είναι το πρώτο βήμα. Το δεύτερο είναι να διασφαλίσετε ότι ο οργανισμός σας είναι επιχειρησιακά και νομικά προετοιμασμένος: ένα αρχείο που πληροί τις υποχρεώσεις διατήρησης, μια ροή εργασίας που εξαλείφει τα ανθρώπινα λάθη και ένα ίχνος ελέγχου που αντέχει σε κάθε εξέταση. Για να δείτε πώς το iGuana iDM μπορεί να υλοποιήσει αυτό συγκεκριμένα για τον οργανισμό σας, επικοινωνήστε μαζί μας μέσω της σελίδας επικοινωνίας μας.