En neuf mois de temps, l’hôpital Medisch Centrum Leeuwarden (MCL) va numériser quinze ans d’archives médicale. Quasiment une opération militaire. Vingt-cinq millions de pages, débarrassées à la main des agrafes et trombones, vont défiler dans les scanners de iGuana à Zaventem (Belgique). Les dossiers de 900.000 patients de l’hôpital MCL vont ainsi passer de la version papier à la version électronique.
« C’est quasiment une opération militaire », affirme le directeur financier René Delleman. Impossible d’apprendre ce que cela coûtera exactement à l’hôpital, mais on parle quand même en millions. Dans deux halls de stockage installés dans la zone d’activités Hemrik à Leeuwarden, les dossiers sont placés dans des boîtes puis sur des palettes, et partent en camion en direction de Zaventem, où iGuana prend en charge tout le projet de dématérialisation.
Epic
Rien n’est laissé au hasard, car il s’agit de documents sensibles en matière de respect de la vie privée, qui doivent de surcroît rester disponibles à tout moment. « Imaginez par exemple qu’un spécialiste ait subitement besoin d’un dossier qui est encore en cours de traitement. Un petit coup de téléphone en Belgique, et nous obtenons sa version électronique en un quart d’heure. » Si iGuana peut faire les choses aussi vite, c’est parce que chaque dossier est muni d’un numéro et d’un code-barres.
Cette dématérialisation des dossiers est indispensable car le 1er avril, MCL va commencer à utiliser le programme Epic, un système entièrement informatisé pour le secteur des soins de santé, dans lequel tous les dossiers de patients sont également englobés. René Delleman : « Nous devons conserver toutes les informations de nos patients pendant quinze ans, et certains éléments même plus longtemps si des médecins le demandent spécifiquement. Toutes ces informations doivent être disponibles et consultables rapidement, même les notes manuscrites des médecins et du personnel soignant. »
11 kilomètres d’archives
iGuana a été choisi l’année dernière parmi trois candidats pressentis. L’entreprise travaille depuis plusieurs années pour de nombreux établissements de soins de santé. Le projet MCL porte sur environ 11 kilomètres d’archives à traiter, 25.000 dossiers par semaine. Le travail sera terminé en août. Trop tard certes pour le 1er avril, mais ce n’est pas un problème, affirme René Delleman : « Nous avons commencé par les dossiers actuels. » L’exécution du travail est soumise à un contrôle strict. « Il y a toute une série de clauses de confidentialité. Les palettes sont sécurisées et scellées avant le transport. Et les téléphones et appareils photos sont interdits dans les zones de travail. »
Les hôpitaux Tjongerschans à Heerenveen et Nij Smellinghe à Drachten numérisent eux-mêmes leurs dossiers. Tjongerschans a commencé dès 2004 parce que les archives étaient pleines et parce que le futur numérique était déjà en marche. Quelque 700.000 dossiers y sont nettoyés et scannés par six collaborateurs qui s’y consacrent à temps plein. Le travail sera terminé en octobre. En ce qui concerne l’hôpital Nij Smellinghe, le travail a aussi été effectué en gestion propre et a pris huit ans.
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