Système complet de prise en charge des archives : l’aide et le soutien complet d’experts

iGuana - Total Care for Archives - Archive Management & Support

Nous avons conscience des défis uniques posés par les archives. Notre système complet de prise en charge des archives est conçu pour fournir une solution complète et transparente, adaptée spécifiquement aux besoins des archives de communes et de villes, d’entreprises, d’universités, d’écoles, d’églises, de services de police, et d’autres types de dépôts d’archives. En collaborant avec notre équipe d’experts, vous pouvez vous concentrer sur vos tâches clés, pendant que nous veillons à ce que vos archives soient bien gérées, sécurisées et facilement accessibles. Et nous sommes flexibles, ce qui signifie que vous pouvez nous confier une partie seulement de la gestion de vos archives, par exemple les tâches difficiles et fastidieuses d’inventaire et de classification des archives, ou encore le contrôle de la présence de contaminants éventuels, et continuer de gérer le reste vous-même.

Gestion complète des archives

Nos archivistes et experts qualifiés peuvent gérer tous les aspects de vos archives. Nous inventorions, classons, organisons et structurons vos archives, enregistrons tous les documents dans notre système d’archivage numérique, ajoutons toutes les métadonnées nécessaires, vérifions et notons les dates de conservation des différents types de documents et de matériels (le cas échéant), examinons vos archives pour détecter toute trace de contamination (par ex. moisissure, poussière, etc.), emballons, réemballons et déplaçons vos archives (si nécessaire dans des boîtes/conteneurs sans acide), et fournissons d’autres services connexes. En bref, nous veillons à ce que vos archives soient conservées conformément aux meilleures pratiques et dans le respect des réglementations en vigueur.

Stockage et accès personnalisés et sécurisés

Nous proposons des solutions de stockage flexibles pour vos archives, y compris hors site (dans notre centre de stockage) et hybrides (où seule une partie de vos archives est stockée dans notre centre). Notre centre de stockage d’archives est un dépôt sécurisé qui répond aux normes industrielles les plus strictes et qui est équipé de dispositifs et de technologies de sécurité avancés, comme une vidéosurveillance 24h/24 et 7j/7, des systèmes de contrôle d’accès sophistiqués, des systèmes de prévention des incendies, etc. En outre, vous aurez accès à notre système innovant de gestion des documents et d’archivage numérique, qui permet de rechercher, d’extraire et de gérer vos documents d’archives en toute transparence.

Inspection, nettoyage et préservation

Nous savons combien il est important de préserver vos précieux documents pour les générations futures. En collaboration avec des entreprises spécialisées dans la décontamination, nous pouvons inspecter vos archives afin d’identifier la présence éventuelle de substances nocives, telles que des moisissures, de la poussière ou des insectes, et organiser la stérilisation et le nettoyage des archives si nécessaire. En outre, nous pouvons emballer vos archives dans des boîtes sans acide, des chemises de qualité archivistique, etc. Avec notre aide, vous pouvez assurer la sécurité de vos archives et de votre personnel, et conserver vos documents et matériels dans des conditions optimales.

Numérisation et dématérialisation spécialisées

Nous pouvons numériser des documents de vos archives à la demande, à intervalles réguliers (par exemple chaque mois), ou numériser en une seule fois l’ensemble de vos archives. Vous pourrez consulter les documents numérisés grâce à notre système sophistiqué de GED et d’archivage numérique. Nous possédons plusieurs dizaines d’années d’expérience dans la numérisation de toutes sortes de documents d’archives, y compris des collections du patrimoine culturel, des livres, des microfilms et des microfiches, des photos, des diapositives et des négatifs, des documents surdimensionnés jusqu’au format A0, des œuvres d’art et même des objets en 3D. Vous pouvez avoir l’esprit tranquille : avec nous, vos archives sont entre de bonnes mains.

Pourquoi choisir le système complet d’iGuana de prise en charge des archives ?

Confier l’organisation et la conservation de vos archives à iGuana présente plusieurs avantages :

  • Vous épargnez du temps et des ressources en vous appuyant sur notre expertise en matière de bonnes pratiques et de normes d’archivage.

  • Vous vous assurez de la conformité avec les réglementations et les directives du secteur, telles que le RGPD et les lois nationales en matière d’archivage.

  • Vous avez l’esprit tranquille grâce à nos installations de stockage ultramodernes et à nos mesures de sécurité avancées.

  • Vous protégez votre personnel et vos documents précieux contre des menaces potentielles et des contaminants nocifs.

  • Vous améliorez l’accessibilité et la localisation de vos archives grâce à notre système sophistiqué de GED et de numérisation.

  • Vous bénéficiez d’un soutien et de conseils personnalisés par une équipe d’experts qui se consacrent à l’élaboration de solutions uniques pour répondre à vos besoins.

Voir la vidéo sur le système de prise en charge des archives (Total Care)

Vie privée & Sécurité

iGuana prend très au sérieux les questions de respect de la vie privée, sécurité et protection des données. Nous possédons notre propre Data Protection Officer (DPO), membre du personnel d’iGuana, qui est responsable de garantir la conformité avec les politiques internes en matière de vie privée et de sécurité, ainsi que de mettre en place des procédures en conformité avec le RGPD et la norme ISO 27001 relative à la sécurité des données.

  • DPO interne, membre du personnel d’iGuana
  • Contrôles d’accès stricts ; surveillance 24/7
  • Interdiction de Wi-Fi & GSM
  • Vérifications en arrière-plan et accords de confidentialité
  • Transport sécurisé et stockage scellé
  • Livraison sécurisée des images et métadonnées
  • Destruction avec certificat de confidentialité

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