Totaalpakket voor archiefzorg: deskundige hulp en uitgebreide ondersteuning

iGuana - Total Care for Archives - Archive Management & Support

Wij zijn ons ten volle bewust van de uitdagingen waarmee archieven worden geconfronteerd. Ons totaalpakket voor archiefzorg is speciaal samengesteld om een naadloze, allesomvattende oplossing te bieden die specifiek inspeelt op de behoeften van archieven van steden en gemeenten, bedrijven, universiteiten, scholen, kerken en politiediensten, en andere soorten archiefregisters. Door samen te werken met ons team van deskundigen kunt u zich concentreren op uw kernverantwoordelijkheden, terwijl wij ervoor zorgen dat uw archief goed wordt beheerd, veilig en gemakkelijk toegankelijk is. Wij zijn ook flexibel. U hoeft dus niet uw hele archiefbeheer aan ons uit te besteden, maar bijvoorbeeld alleen de moeilijke en tijdrovende taken zoals uw archief inventariseren en klasseren of controleren op eventuele schadelijke stoffen, en zelf instaan voor de overige taken.

Uitgebreid archiefbeheer

Onze hoogopgeleide archivarissen en deskundigen kunnen elk aspect van uw archief beheren. Wij inventariseren, klasseren, organiseren en structureren uw archief, registreren alle archiefstukken in ons digitaal archiveringssysteem, voegen alle nodige metagegevens toe, kijken na of er (eventueel) bewaringstermijnen gelden voor de verschillende soorten documenten en materialen en houden deze bij, controleren uw archief op de aanwezigheid van schadelijke stoffen (bijv. schimmel, stof enz.), verpakken, herverpakken en verplaatsen uw archief (zo nodig in zuurvrije dozen / bakken) en bieden andere aanverwante diensten aan. Kortom, wij zorgen ervoor dat uw archief volgens de beste praktijken en overeenkomstig de geldende regelgeving wordt bijgehouden.

Beveiligde opslag en toegang, op maat

Wij bieden u flexibele opslagoplossingen voor uw archief, waaronder externe (in onze opslagfaciliteit) en hybride bewaring (uw archief wordt slechts gedeeltelijk bij ons opgeslagen). Onze archiefopslagfaciliteit is een beveiligd depot dat voldoet aan de strengste sectornormen en is uitgerust met geavanceerde beveiligingsfuncties en -technologie, zoals 24/7 camerabewaking, gesofisticeerde systemen voor toegangscontrole, brandpreventiesystemen enz. Daarnaast krijgt u toegang tot ons innovatief systeem voor documentbeheer & digitale archivering, waardoor u materialen uit uw archief naadloos kunt opzoeken, ophalen en beheren.

Inspectie, reiniging en bewaring

Wij begrijpen hoe belangrijk het is dat uw waardevolle documenten bewaard blijven voor toekomstige generaties. In samenwerking met gespecialiseerde desinfectiebedrijven kunnen wij uw archief inspecteren op schadelijke stoffen, zoals schimmel, stof of insecten, en indien nodig de sterilisatie en reiniging van uw archief organiseren. Daarnaast kunnen wij uw archief in zuurvrije dozen, mappen van archiefkwaliteit enz. verpakken. Met onze hulp kunt u ervoor zorgen dat uw archiefstukken en uw medewerkers beschermd zijn en dat uw documenten en andere materialen in optimale omstandigheden worden bewaard.

Gespecialiseerd scannen & digitaliseren

De materialen uit uw archief kunnen wij scannen op verzoek, met regelmatige tussenpozen (bijv. maandelijks) of in hun geheel. In dat laatste geval wordt dus uw volledige archief gedigitaliseerd. U kunt uw gedigitaliseerde archiefstukken raadplegen via ons geavanceerd systeem voor documentbeheer en digitale archivering. Wij hebben tientallen jaren ervaring in het scannen van allerlei soorten archiefmaterialen, zoals erfgoedcollecties, boeken, microfilm- en microfichearchieven, foto’s, dia’s en negatieven, grootformaat documenten tot A0-formaat, kunstwerken en zelfs 3D-voorwerpen. U kunt er dus op vertrouwen dat uw archief bij ons in goede handen is.

Waarom kiezen voor iGuana’s totaalpakket voor archiefzorg?

De organisatie van en zorg voor uw archief toevertrouwen aan iGuana levert meerdere voordelen op:

  • U bespaart tijd en middelen door gebruik te maken van onze expertise op het gebied van beste praktijken en normen voor archivering

  • U bent er zeker van dat u alle sectornormen en richtsnoeren naleeft, zoals de AVG en de nationale wetgeving op het vlak van archivering

  • U geeft uzelf gemoedsrust dankzij onze ultramoderne opslagfaciliteiten en geavanceerde beveiligingsmaatregelen

  • U beschermt uw waardevolle archiefstukken en medewerkers tegen mogelijke bedreigingen en schadelijke stoffen

  • U verhoogt de toegankelijkheid en doorzoekbaarheid van uw archief dankzij ons geavanceerd systeem voor documentbeheer en digitalisering

  • U krijgt ondersteuning en advies op maat van een team van deskundigen dat zich ten volle inzet om unieke oplossingen op maat van uw behoeften uit te werken

Bekijk de video over totale archiefzorg

Privacy en beveiliging

iGuana neemt privacy, beveiliging en gegevensbescherming heel ernstig. Wij beschikken over een interne Data Protection Officer (DPO) die ervoor verantwoordelijk is dat het interne privacy- en beveiligingsbeleid volledig wordt nageleefd en dat de procedures worden toegepast met inachtneming van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de ISO 27001-norm inzake informatiebeveiliging.

  • Interne DPO

  • Strikte toegangscontroles; rond de klok monitoring

  • Verbod op het gebruik van Wi-Fi en mobiele telefoons

  • Achtergrondcontroles en geheimhoudingsovereenkomsten
  • Beveiligd vervoer en verzegelde opslag
  • Beveiligde levering van beelden en metagegevens
  • Certificaat van vertrouwelijke vernietiging

Informatieaanvraag

Wij horen graag van u. Een van onze specialisten neemt zo snel mogelijk contact met u op.