Le service des archives de la ville de Rotterdam modernise son labo de numérisation avec une solution sur mesure d’iGuana

iGuana est honorée d’avoir eu l’opportunité de travailler avec le service des archives de la ville de Rotterdam (Stadsarchief Rotterdam) et son équipe dynamique d’experts en archivage, numérisation, vidéo, son, photographie et autres domaines. En réponse au besoin de Stadsarchief Rotterdam de moderniser son labo de numérisation avec des équipements et technologies à la pointe du progrès, iGuana a conçu une solution unique et mis à disposition son expertise approfondie pour aider le personnel du labo de numérisation à produire des documents numérisés de la plus haute qualité.

Stadsarchief Rotterdam est l’un des plus anciens et des plus grands services d’archives des Pays-Bas. Il collecte, stocke et rend accessibles (à la fois physiquement et numériquement) plus de 700 ans d’histoire de la ville de Rotterdam et de la région environnante. Stadsarchief Rotterdam contient plus de 20 km d’archives papier et des centaines de milliers de photos, diapositives et négatifs, magazines, journaux et articles, livres, films, enregistrements sonores, cartes, affiches, dessins, plans, imprimés, etc. Sa collection Atlas contient par exemple plus d’un million et demi de documents. Stadsarchief Rotterdam fait également office de dépôt d’archives pour plusieurs municipalités régionales et autres institutions gouvernementales, ainsi que pour les archives d’organisations privées.

Parler le même langage et partager un savoir-faire, cela permet de faire la différence

La salle des serveurs de Stadsarchief Rotterdam est la première aux Pays-Bas à posséder un agrément officiel en tant que dépôt d’archives numériques, ce qui signifie qu’elle peut servir d’e-dépôt pour le stockage et la conservation sécurisés et durables d’informations numériques, en veillant à ce que celles-ci soient gérées de manière proactive, conservent leur intégrité et restent accessibles pour les générations à venir.

Étant donné que toutes les informations numériques de la ville qui relèvent de la Loi néerlandaise sur les archives et qui doivent être conservées pendant plus de 20 ans doivent être transférées vers Stadsarchief Rotterdam, la gestion d’un e-dépôt n’est pas une mince affaire. En outre, Stadsarchief Rotterdam offre au public un service de numérisation à la demande, grâce auquel n’importe qui peut demander qu’un document soit numérisé et publié en ligne. Tout cela nécessite des connaissances et une expertise spécialisées. C’est pourquoi il est si important pour Stadsarchief Rotterdam de pouvoir compter sur un partenaire de confiance possédant des connaissances approfondies dans ce domaine.

« Pour nous, l’un des plus grands avantages de travailler avec l’équipe d’iGuana est qu’elle comprend très bien ce dont nous avons besoin et comment résoudre les problèmes que nous pouvons rencontrer », explique Tommy Ventevogel, coordinateur son & image chez Stadsarchief Rotterdam. « C’est parce qu’iGuana a une expertise dans le même domaine que nous. Eux aussi numérisent des archives et des documents du patrimoine culturel, ils savent ce qu’implique la numérisation, quel équipement est nécessaire, comment cet équipement doit être calibré, etc. Cela fait une grande différence lorsqu’on travaille avec un fournisseur externe », ajoute-t-il.

Une combinaison unique d’équipements, de technologie et de savoir-faire

La dématérialisation d’une telle variété de documents abritées par Stadsarchief Rotterdam exige une solution personnalisée, suffisamment polyvalente pour permettre de traiter des matériels de toutes formes et de toutes tailles, et qui puisse être facilement reconfigurée pour exécuter de nombreux projets de numérisation spécialisés et individuels. C’est exactement la façon dont le labo de numérisation de Stadsarchief Rotterdam est organisé. Avec l’aide d’iGuana, il combine les équipements, la technologie et les connaissances sur la façon d’optimiser les processus de la manière la plus efficace et la plus rentable possible.

« Nous privilégions une approche pratique, il n’est pas nécessaire de réinventer la roue. Bien que certains équipements aient dû être mis à niveau ou remplacés, nous avons aussi été en mesure de réutiliser efficacement certains équipements dans la nouvelle configuration », raconte Yves Vanderhaeghen, Senior Solution Designer et spécialiste Metamorfoze chez iGuana. « En fait, nous avons proposé à notre client une solution où nous avons conservé tout ce qui fonctionnait bien et modifié ce qui ne fonctionnait pas. Nous avons ajouté quelques éléments nouveaux puis optimisé le tout. Il en va de même pour les flux de travail qui existent. Avec l’équipe de Stadsarchief Rotterdam, nous avons fait en sorte que cela fonctionne. »

L’équipement de numérisation de livres est un exemple de la flexibilité et de la configurabilité de l’installation. Le choix s’est porté sur des scanners de livres planétaires, à système ouvert. Un ‘système ouvert’ signifie que si les besoins de numérisation changent, le système peut être facilement reconfiguré en ajustant des composants individuels. Les caméras et/ou les objectifs peuvent par exemple être facilement remplacés, l’éclairage peut être ajusté, etc. aussi souvent que nécessaire. Dans un système fermé, il faudrait remplacer les scanners eux-mêmes. Si l’on ajoute à cela l’ergonomie et la facilité d’utilisation, cela permet de former plus aisément les opérateurs et de faciliter le processus de numérisation. On obtient ainsi un avantage majeur, tant du point de vue des coûts que de la productivité.

Comme autres exemples, on peut également citer les ‘postes de reproduction’ construits sur mesure pour capturer des images en position horizontale ou verticale, avec des systèmes d’appareils photo haut de gamme, tels que le Phase One XF IQ4 150 MP, un éclairage réglable, etc. (voir vidéo & photos)

Nous tenons à remercier Stadsarchief Rotterdam de nous avoir permis de participer à leurs efforts pour conserver l’histoire de Rotterdam dans une mémoire numérique, d’avoir réservé un accueil très chaleureux à notre équipe lors de notre visite du service des archives, et de nous avoir permis de rassembler le magnifique matériel photo et vidéo pour le présent article. Nous nous réjouissons de poursuivre notre coopération dans les années à venir !