Si vous avez décidé d’externaliser la numérisation de vos dossiers médicaux, l’une des premières choses à faire consiste à sélectionner une firme de numérisation de documents fiable et de confiance. Il n’est pas toujours facile de trouver une firme qui fournit un service rapide, uniforme, précis et de qualité. En fait, la partie la plus difficile est de décider des critères de sélection à utiliser et des questions à poser.
Bien que le coût et la qualité de la numérisation doivent nécessairement être pris en considération, il ne s’agit pas seulement de cela. Le risque d’exposer vos archives à une firme qui ne mérite pas votre confiance doit également être pris en compte. Voici quelques lignes de conduite utiles.
Réputation : Il va sans dire que vous devez uniquement confier vos dossiers de patients à une firme ayant une excellente réputation dans le secteur des soins de santé et une solide expérience de la numérisation de dossiers médicaux. La firme et son équipe de direction doivent jouir d’un grand respect dans votre domaine et avoir de multiples références réputées dans le secteur des soins de santé.
Processus de numérisation rationnalisé : Le prestataire que vous sélectionnez doit avoir un processus de numérisation clairement défini, transparent. C’est-à-dire l’équivalent d’une feuille de route étape par étape de la manière dont il gère chaque projet de numérisation. Idéalement, ce processus doit couvrir les étapes suivantes : le ramassage des archives ; le transport et l’arrivée dans les infrastructures de numérisation ; la préparation du document ; la numérisation du document ; l’indexation & la classification ; la livraison des métadonnées et de l’image ; la destruction (confidentielle) certifiée.
Le traitement de demandes urgentes : Informez-vous sur la manière dont le prestataire prévoit de traiter vos demandes urgentes de numérisation ou de livraison physique. Si vous avez besoin qu’un dossier particulier soit numérisé ou livré physiquement immédiatement, quel est le processus et le délai ? Comment ferez-vous de telles demandes et comment pourrez-vous suivre leur statut ? En fait, vous devriez être en mesure d’obtenir une mise à jour du statut de n’importe quel dossier/document dans vos archives (urgent ou pas) à tout moment et en temps réel.
Qualité : Assurez-vous que les scanners de documents et la technologie utilisés par votre prestataire garantissent une qualité d’image optimale. Demandez non seulement quels outils spécialisés sont utilisés, mais également leurs fonctions effectives. Quelques signaux d’alarme concernant la perte de données : la suppression complète (par opposition à l’enlèvement) de pages vierges et la numérisation uniquement en noir et blanc ou uniquement en couleurs (par opposition aux deux). Comment le prestataire assurera-t-il que chaque page a été réellement numérisée et que tout s’est bien passé.
Protection de la vie privée et sécurité : Assurez-vous que les infrastructures du prestataire disposent de contrôles stricts de l’accès physique et qu’elles sont protégées correctement par des systèmes d’alarme et de détection d’incendie modernes. Informez-vous sur la manière dont il protège vos dossiers pendant le transport et s’il dispose d’un stockage scellé. Évaluez son infrastructure informatique sur le plan de la capacité de traitement et posez des questions à propos de la sécurité et de la confidentialité des données. Assurez-vous toujours d’un transfert confidentiel et sans danger des images numérisées et des métadonnées.
Destruction certifiée : Les fournisseurs expérimentés détruiront toujours vos documents conformément aux réglementations régissant le secteur en matière de destruction certifiée afin que vous soyez assuré que vos dossiers ne se retrouveront jamais dans des décharges publiques. S’ils réalisent la destruction eux-mêmes, ils doivent être certifiés à cet effet. S’ils travaillent avec une firme de destruction, ils doivent démontrer qu’ils ont fait preuve de la diligence voulue. Un certificat de destruction certifiée est indispensable.
Personnel qualifié : Le personnel du prestataire doit être formé correctement et expérimenté (idéalement, dans le traitement de dossiers médicaux). Assurez-vous que le personnel de votre prestataire est lié par un accord de non-divulgation et que ses antécédents ont été vérifiés. Il doit également être formé dans les matières liées à la protection de la vie privée, la sécurité et le traitement de dossiers confidentiels. Il peut également être utile de demander les CV.
Bref, ayez recours à des firmes établies ayant fait leurs preuves dans votre secteur et qui fournissent des solutions sécurisées conformément aux standards les plus élevés.
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