Si vous travaillez pour une administration communale ou le service des archives d’une ville, vous savez certainement combien le stockage, l’entretien et la localisation de dossiers de construction et de permis de bâtir peuvent être complexes, de même que leur mise à disposition des citoyens et d’autres parties légalement autorisées à consulter ces documents. Sachant qu’un dossier de construction typique contient un grand nombre de documents de différentes tailles et dans des états divers, ce n’est pas une tâche facile. Ces documents sont en effet fréquemment modifiés, copiés, utilisés sur place, et parfois carrément perdus.

Pour compliquer encore les choses, il se trouve que les dossiers de construction sont aussi le type de documents que les citoyens et les divers organismes demandent et consultent le plus. Par conséquent, rendre ces dossiers et documents de construction accessibles sous forme électronique, surtout maintenant que la plupart des gouvernements se sont engagés sur la voie de la transformation numérique, est devenu l’une des principales priorités des autorités locales, partout dans le monde.

Numérisez vos dossiers de construction / plans, pour :

• Améliorer et fournir un meilleur service au public, un accès facile et convivial ;
• Économiser de l’espace d’archivage en remplaçant les dossiers physiques par des fichiers numériques ;
• Préparer vos documents de construction pour enregistrement dans E-depot ;
• Faire en sorte que, même si les documents originaux sont endommagés ou perdus, une copie sera toujours disponible sous forme numérique ;
• Simplifier considérablement la recherche et la récupération des documents relatifs à la construction ;
• Rendre le partage des fichiers entre toutes les parties concernées aussi facile et efficace que possible ;
• Faciliter le travail sur les fichiers (par exemple, zoomer sur les moindres détails via un écran d’ordinateur) ;
• Rationaliser et optimiser vos processus en matière de conservation des documents.

Nous pouvons numériser de manière experte tous les types de documents contenus dans les dossiers de construction de vos archives, y compris les documents surdimensionnés, les documents larges ou de grand format (jusqu’au format A0+), tels que : dessins d’architectes, ozalids, dessins de construction, permis de bâtir, permis de démolition et permis environnementaux, plans d’étage, plans d’implantation, certificats d’inspection, photographies, calculs de conception / ingénierie, cahiers des charges, rapports d’essais de sol, plans de plomberie, plans de drainage, etc.

 

Avec plus de 30 années d’expérience dans le domaine de la numérisation, de l’indexation et de l’archivage de gros volumes de documents, nous savons comment répondre à vos besoins spécifiques en matière de numérisation, voire les dépasser. Les services de numérisation et de dématérialisation fournis par notre division ScanFactory sont exécutés par des collaborateurs hautement qualifiés et possédant une habilitation de sécurité, spécialisés dans la numérisation de qualité de dossiers de construction.

Convertissez dès aujourd'hui vos archives papier en dossiers de construction électroniques !

Équipement et technologie de pointe

Nous utilisons exclusivement les meilleurs scanners du marché, et vous pouvez donc vous attendre à ce que la qualité de vos images numérisées soit encore meilleure que celle des originaux. Nos scanners professionnels haut de gamme sont équipés de fonctions qui permettent de capturer les moindres détails de vos originaux et peuvent numériser pratiquement tous les types de documents, quel que soit leur format, y compris les grands documents jusqu’au format A0+. Nous utilisons en outre notre technologie propriétaire ScanFactory Resource Planning (SRP) pour contrôler, rationaliser et automatiser toutes nos opérations de numérisation, de A à Z. Cette technologie a été entièrement développée en interne par notre personnel spécialisé. Son principal objectif est de réduire l’intervention humaine à un minimum et de supprimer le risque d’erreur humaine. Cette technologie unique et hautement sophistiquée offre une traçabilité totale et propose une fonctionnalité complète de rapportage en temps réel.

Portail Clients

Le Portail Clients vous permet de rechercher et consulter le statut de n’importe quel document traité par ScanFactory, à n’importe quel moment (par exemple, ‘en cours de transport’, ‘en cours de numérisation’, etc.). Le Portail permet également de transmettre des demandes de numérisation en urgence ou de procéder en urgence à la livraison physique d’un document donné, ainsi que de visualiser l’historique complet de telles demandes. Toutes les informations et métadonnées à propos de chaque document, y compris son emplacement physique exact, sont stockées dans la base de données du SRP et peuvent être récupérées sur demande.

Processus de numérisation et de dématérialisation des dossiers de construction

Nos Project Managers et consultants expérimentés travailleront avec vos collaborateurs pour déterminer les exigences spécifiques de votre projet de numérisation. L’un des points clés à discuter est le but et les objectifs principaux de la numérisation de vos dossiers de construction, car cela déterminera la manière dont les dossiers devront être numérisés et indexés. Par exemple, si l’un de vos objectifs est de préparer les dossiers de construction numériques pour les enregistrer dans E-depot, des exigences spécifiques en matière de métadonnées s’appliqueront. Toutes nos procédures sont conçues pour garantir un degré de précision élevé tout au long du processus. En outre, nos opérateurs sont des professionnels hautement qualifiés et expérimentés dans la manipulation des dossiers de construction composés de documents pliés, enroulés, plats, fragiles ou délicats. Nous nous engageons à garantir une capture d’une qualité optimale, même à partir des originaux les plus difficiles.

Un projet typique de numérisation de dossiers de construction comprend les étapes suivantes :

• Un de nos consultants rencontre vos collaborateurs pour déterminer les types de fichiers, la résolution de numérisation, et les index / métadonnées nécessaires pour vos documents.
• Un véhicule iGuana sécurisé et scellé vient enlever vos dossiers de construction / plans de bâtiment et les transporte jusqu’à notre centre de numérisation.
• Nos opérateurs ScanFactory spécialisés préparent, numérisent et indexent vos dossiers de construction selon vos spécifications.
• Les images numériques et les métadonnées vous sont livrées en toute sécurité par VPN ou sur un disque crypté, dans le format de votre choix