Solution de stockage et de dématérialisation de documents et archives (Store2Scan)

Store2Scan est une alternative au stockage traditionnel hors site de dossiers et d’archives papier. Plutôt que de simplement stocker vos dossiers et documents papier hors site et vous rapporter des dossiers physiques à la demande, nous venons enlever tous vos documents et nous les scannons. Vous vous débarrassez ainsi une fois pour toutes du papier et de tous les coûts encourus pour les stocker et les récupérer. Avec Store2Scan, vous payez pour des documents dématérialisés, pas pour le stockage de dossiers papier. De plus, vos paiements sont étalés sur la durée du projet de dématérialisation. À la fin du projet, vous disposez d’une archive entièrement numérique, et vos montagnes de papier ne sont plus qu’un souvenir. Un service simple et net.

Store2Scan est exactement la solution qu’il vous faut si :

  • vous voulez rapidement réaffecter ou vider votre espace de stockage physique, ou carrément vous en débarrasser ;
  • vous n’avez aucune envie de payer des frais récurrents pour le stockage physique et la récupération de documents papier ;
  • vous avez besoin de réduire le coût de gestion de vos dossiers, l’entretien de vos archives et les coûts opérationnels à long terme.

Optez dès aujourd’hui pour Store2Scan pour vos archives papier !

Remarque : pour les clients qui recherchent réellement un stockage traditionnel à long terme (et qui n’ont pas besoin de faire dématérialiser toutes leurs archives), nous avons aussi une solution de stockage à long terme (avec livraison des documents physiques ou numérisation des documents sur demande). Si c’est ce dont votre organisation a besoin, cliquez ici.

Store2Scan en résumé

Store2Scan est une solution très simple. iGuana vide toute votre archive, entrepose vos documents papier dans son site de stockage sécurisé, dresse l’inventaire de vos documents et procède progressivement à leur dématérialisation et à leur indexation. Nous vous livrons ensuite les fichiers en format numérique (y compris les demandes urgentes et ponctuelles). Enfin, nous détruisons de façon sûre tous les dossiers papier qui ont déjà été dématérialisés.

Avec plusieurs dizaines d’années d’expérience dans le stockage, la numérisation et l’indexation de gros volumes de documents et dans la gestion de projets de numérisation de grande envergure, iGuana vous offre une solution simple et rentable. Store2Scan vous fera économiser du temps, de l’argent, des efforts, et vous permettra de vous concentrer sur votre cœur de métier et non sur la gestion de vos dossiers et l’entretien de vos archives. Store2Scan est un service proposé par ScanFactory, la division de services de numérisation d’iGuana.

Principaux avantages de Store2Scan

  • Vos archives papier sont vidées rapidement ; l’espace libéré peut être réaffecté, et vos coûts opérationnels sont abaissés.
  • iGuana dresse un inventaire complet de vos archives papier, et tous les documents sont enregistrés avec soin.
  • Vous payez pour des documents numérisés, pas pour le stockage physique de vos archives papier.
  • Vos paiements sont étalés sur la durée totale du projet de dématérialisation.
  • La numérisation peut être effectuée sur demande, c’est-à-dire qu’en ce qui vous concerne, vous passez au numérique dès le Jour 1.
  • Vous gardez le contrôle total de votre archive électronique, et vous n’avez aucun coût récurrent pour accéder à vos documents.
  • Votre archive électronique est en parfaite conformité avec les prescriptions légales, les règles de respect de la vie privée et les règles en matière de conservation des documents.

Services professionnels compris dans Store2Scan

Vous pouvez faire entièrement confiance à nos collaborateurs professionnels. Ils sont formés pour prendre soin de toute votre archive de documents. Nous pouvons vous fournir les services suivants :

  • Inventaire complet de vos documents et placement dans des boîtes d’archives dotées d’un numéro unique
  • Prise en charge de vos documents en utilisant des véhicules dédiés d’iGuana, et livraison dans notre site sécurisé
  • Classement et séparation du contenu des différentes boîtes, et génération d’un code-barres unique pour chaque dossier
  • Numérisation de tous les documents (recto et verso) en noir & blanc et en couleur à l’aide de scanners professionnels
  • Réalisation de contrôles de qualité continus afin de garantir que tous les dossiers (papier et électroniques) soient en ordre
  • Destruction des dossiers papier de façon sécurisée, et fourniture d’un certificat de destruction
  • Garantie que tous les dossiers numérisés et les métadonnées soient prêts à être importés dans votre système DMS, HIS, ERP, HRM/HCM, etc.
  • Si nécessaire, envoi des documents numérisés aux collaborateurs souhaités dans votre organisation

Téléchargez notre brochure ‘Store2Scan’ ici.

Vie privée & Sécurité

iGuana prend très au sérieux les questions de respect de la vie privée, sécurité et protection des données. Nous possédons notre propre Data Protection Officer (DPO), membre du personnel d’iGuana, qui est responsable de garantir la conformité avec les politiques internes en matière de vie privée et de sécurité, ainsi que de mettre en place des procédures en conformité avec le RGPD et la norme ISO 27001 relative à la sécurité des données.

  • DPO interne, membre du personnel d’iGuana
  • Contrôles d’accès stricts ; surveillance 24/7
  • Caméras de sécurité, système de surveillance vidéo
  • Interdiction de Wi-Fi & GSM
  • Vérifications en arrière-plan et accords de confidentialité
  • Transport sécurisé et stockage scellé
  • Livraison sécurisée des images et métadonnées
  • Destruction avec certificat de confidentialité

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